ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 20 декабря 1995 г. N 646
О СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ В УЧРЕЖДЕНИЯХ,
ОРГАНИЗАЦИЯХ И ПРЕДПРИЯТИЯХ КРАЯ
Учитывая значимость документов по личному составу как основных
источников по удовлетворению законных прав и интересов граждан, и
во исполнение постановления главы администрации края от 30.11.93
г. N 445 "О реализации государственной политики в архивном деле"
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1.Довести до сведения руководителей департамента, управлений,
комитетов и отделов администрации края, глав администраций городов
и районов результаты проверки сохранности документов по личному
составу, хранящихся в учреждениях, организациях и предприятиях
края, изложенные в справке архивного отдела администрации края
(прилагается).
2.Рекомендовать руководителям департаментов, управлений,
комитетов, отделов администрации края, главам администраций
городов и районов края в 1-м полугодии 1996 года:
- осуществить комплекс мероприятий по улучшению обеспечения
сохранности и использования документов по личному составу, в том
числе и на новых видах машинных носителей, в соответствии с
нормативными документами, предусмотрев в нем выделение пригодных
помещений с учетом объемов хранимых дел, закрывающихся шкафов,
сейфов, назначение ответственных работников за хранение и
использование документов и определение круга лиц, имеющих доступ к
архивным делам;
- организовать проверку физического состояния, условий
хранения и использования документов по личному составу в
подведомственных учреждениях, организациях и предприятиях и
принять необходимые меры, обеспечивающие сохранность этой
категории документов.
3.Архивным учреждениям края усилить контроль за организацией
хранения документов по личному составу в ведомствах и оказывать им
организационно-методическую помощь в списании, учете и
использовании архивных дел.
4.Контроль за выполнением настоящего постановления возложить
на архивный отдел администрации края (Алексеева).
5.Постановление вступает в силу со дня его подписания.
Глава администрации
Е.М.ХАРИТОНОВ
Приложение
к Постановлению главы
администрации
от 20 января 1995 г. N 646
СПРАВКА
О РЕЗУЛЬТАТАХ ПРОВЕРКИ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ
СОСТАВУ, ХРАНЯЩИХСЯ В УЧРЕЖДЕНИЯХ, ОРГАНИЗАЦИЯХ И
ПРЕДПРИЯТИЯХ КРАЯ
Во исполнение постановления главы администрации края от
30.11.93 г. N 445 "О реализации государственной политики в
архивном деле" архивными учреждениями края была проведена проверка
наличия и обеспечения сохранности документов по личному составу в
органах исполнительной власти, а также ведущих учреждениях,
организациях и предприятиях городов и районов края.
За 1994-1995 годы архивными учреждениями края проверено 2102
учреждения, организации и предприятия (далее учреждение), в том
числе органов местного самоуправления - 569. Общий объем
проверенных дел составил 1002564 дела за 1919-1995 г. г.
Проверка показала, что в целом по краю сохранность документов
по личному составу в учреждениях обеспечена. В большинстве своем
руководство учреждений проявляет заботу о сохранности документов
по личному составу, выделяют, по возможности, для хранения
отдельные помещения, закрывающиеся сейфы и шкафы. Архивные
учреждения, в свою очередь, прилагают немало усилий по оказанию
помощи в упорядочении архивных дел как постоянного хранения, так и
по личному составу и по обеспечению сохранности этих документов в
ведомствах.
В ряде учреждений края начисление заработной платы сотрудникам
осуществляется на основе автоматизированных программ, в силу чего
на долговременное хранение необходимо для дальнейшего исполнения
социально-правовых запросов граждан оставлять машинные носители,
т. е. дискеты с заполненными базами данных.
Вместе с тем проверка выявила ряд упущений по обеспечению
сохранности дел по личному составу. Некоторые учреждения городов и
районов края хранят территориально непрофильные фонды, которые в
соответствии с установленным порядком должны быть переданы в
соответствующие районы для использования по назначению. Всего
выявлено таких 74 фонда в объеме 7342 дела.
Анализ сохранности дел по личному составу показал, что имеют
место факты утраты документов по личному составу в таких крупных
ведомствах, как производственный концерн "Юг России", в котором
утрачено 860 дел бывшего управления пищевой промышленности
крайисполкома, в комитете по архитектуре и градостроительству - 63
дела, в департаменте культуры администрации края - 104 дела
бывшего управления культуры крайисполкома.
Следует отметить факты хранения архивных дел по личному
составу в краевых ведомствах в неупорядоченном состоянии, что в
дальнейшем повлечет утрату этих дел. Это наблюдается в краевом
суде, где не списано 53 дела за 1943-1970 годы, в краевом
киновидеопрокатном предприятии "Кубанькино" - 29 дел за
1945-1960 г. г., 1972 г. бывшей Краснодарской конторы по прокату
кинофильмов. В акционерном обществе "Кинотехпром" не списаны
личные карточки ф. Т-2 в количестве 800 штук за 1964-1990 годы
бывшего предприятия по ремонту киноаппаратуры управления
кинофикации и некоторых других.
В ряде краевых ведомств, расположенных в здании администрации
края, отсутствуют надлежащие условия для хранения архивных дел по
личному составу, что неизбежно впоследствии скажется на их
сохранности.
Вследствие недостатков в обеспечении сохранности документов по
личному составу отмечается утрата дел в городах и районах края. В
городе Краснодаре выявлено, что в 17 учреждениях утрачено 703
дела, в Адлере - в 12 учреждениях 742 дела, в г. Усть-Лабинске - в
11 учреждениях 489 дел, в г. Армавире - в 6 учреждениях 187 дел, в
ст. Кущевской - в 6 учреждениях 197 дел, в Красноармейском районе
- в 14 учреждениях 144 дела и др. Всего выявлены факты утраты дел
в 165 учреждениях 25 районов и городов края в объеме 7696 дел.
Утрата обнаружена, в основном, в реорганизованных, изменивших
форму собственности учреждениях. Имеют место случаи утраты
документов в органах местного самоуправления. В г. Краснодаре
недостаточно обеспечена сохранность дел в управлении
здравоохранения и финансовом управлении администрации города,
Калининской поселковой администрации, производственном
коммерческом предприятии "Восход", хлебокомбинате N 4, акционерных
обществах "Каравай" и "Краснодарский хлебозавод".
Основная причина утраты или недостачи архивных дел по личному
составу - безответственное отношение отдельных руководителей к
вопросам обеспечения сохранности дел, недооценка значимости
социально-правовой стороны этой категории документов и
недостаточный контроль за обеспечением их сохранности со стороны
архивных учреждений.
Заведующая архивным отделом
А.А.АЛЕКСЕЕВА
|
