ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 20 апреля 1994 г. N 230
ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МЕСТНЫХ
АДМИНИСТРАЦИЯХ КРАЯ
В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства, а
также в соответствии с требованиями Государственной системы
документального обеспечения управления ПОСТАНОВЛЯЮ:
1.Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в местных
администрациях края (Прилагается).
2.Главам местных администраций обеспечить использование данной
Инструкции в делопроизводстве вверенных им администраций.
3.Решение крайисполкома от 25 января 1984 г. N 42 "Об
Инструкции по делопроизводству в исполнительных комитетах
поселковых и сельских Советах народных депутатов края" считать
утратившим силу.
Глава администрации
Н.Д.ЕГОРОВ
Приложение
к Постановлению главы
администрации
от 20 апреля 1994 г. N 230
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МЕСТНЫХ АДМИНИСТРАЦИЯХ КРАЯ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Настоящая Инструкция подготовлена на основе
Государственной системы документационного обеспечения управления,
ГОСТа 6.38-90 "УСД. Система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов". Инструкция
определяет единую систему документирования управленческой
деятельности и организации работы с документами в местных
администрациях края.
1.2.Порядок работы с секретными документами и документами с
грифом "для служебного пользования" установлен специальными
инструкциями.
1.3.Организация работы по рассмотрению предложений, заявлений
и жалоб граждан осуществляется согласно требованиям о ведении
делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в
местных администрациях.
1.4.Оформление и учет документов по записям актов гражданского
состояния, нотариальным действиям, учету военнообязанных, а также
финансово-хозяйственной деятельности местной администрации
производятся в порядке, установленном действующим
законодательством, специальными инструкциями, положениями и
указаниями.
1.5.Своевременное и качественное рассмотрение поступающих в
администрацию служебных документов, писем, заявлений и жалоб
граждан, контроль за выполнением постановлений и распоряжений
вышестоящих органов, а также постановлений и распоряжений своей
администрации обеспечивает глава администрации, его заместитель и
заведующий общим отделом.
1.6.Ответственность за состояние и правильное ведение
делопроизводства в администрации, сохранность документов,
соблюдение порядка учета и хранения документов (дел) несет
заведующий общим отделом администрации.
1.7.Заведующий общим отделом местной администрации:
1.7.1.Осуществляет прием и регистрацию поступивших документов,
передает их на доклад главе администрации, по его поручениям
передает документы на исполнение.
1.7.2.Знакомит работников администрации, других должностных
лиц с постановлениями, распоряжениями, другими директивными
документами по вопросам, относящихся к их компетенции.
1.7.3.Осуществляет контроль за исполнением служебных
документов.
1.7.4.Готовит сам или организует подготовку ответов на
поступившие служебные документы, жалобы, заявления и обращения
граждан, а также инициативных документов, представляет
подготовленные документы на подпись главе администрации,
отправляет почту.
1.7.5.В пределах своей компетенции выдает гражданам требуемые
справки.
1.7.6.Осуществляет контроль за правильным оформлением
постановлений и распоряжений главы администрации, регистрирует их,
доводит до сведения заинтересованных лиц.
1.7.7.Осуществляет правильное использование и хранение
штампов, бланков, других документов администрации.
1.7.8.Составляет номенклатуру дел, оформляет и формирует дела,
готовит их к архивному хранению, выдает дела должностным лицам во
временное пользование.
1.8.Настоящая Инструкция рекомендуется для использования всем
должностным лицам местных администраций.
1.9.В случаях, не предусмотренных настоящей Инструкцией,
следует руководствоваться Государственной системой
документационного обеспечения управления, рекомендациями архивных
органов по улучшению и совершенствованию делопроизводства.
1.10.Методическую помощь по организации делопроизводства в
сельских администрациях оказывает заведующий общим отделом
администрации соответствующего района, города, округа, а также
руководитель районного архивного учреждения.
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
2.1.Порядок приема поступающей корреспонденции.
2.1.1.Прием и первичная обработка документов осуществляется
заведующим общим отделом местной администрации.
2.1.2.Первичная обработка заключается в проверке правильности
доставки, целостности упаковки и вложений, сортировке документов
на регистрируемые и нерегистрируемые.
2.1.3.При отсутствии в конверте документов или приложений
составляется акт в двух экземплярах, подписываемый заведующим
общим отделом и одним работником отдела (делопроизводителем); один
экземпляр остается в администрации, другой - направляется
адресату. Допускается досылка недостающих документов по устному
соглашению с адресатом.
2.1.4.Конверты, в которых присылаются документы, уничтожаются.
Исключения составляют случаи, когда только по конверту можно
определить адрес отправителя, а также дату отправления или
получения документа.
2.2.Порядок регистрации документов.
2.2.1.Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые в
администрации, так и поступающие из других организаций и от
частных лиц. Исключение составляют документы, поступившие в
конвертах с грифом "лично", которые не вскрываются, а передаются
по назначению, а также отдельные документы согласно перечню
(приложение N 1).
2.2.2.На каждом входящем регистрационном документе на нижнем
поле первого листа, справа, проставляется штамп с обязательным
указанием даты поступления и индекса. Образец регистрационного
штампа дан в приложении N 2.
2.2.3.Индекс входящего документа состоит из порядкового номера
в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из
задач поиска, дополняется индексом по номенклатуре дел, отделенным
от порядкового номера косой чертой, например: вх. N 123/5.
2.2.4.Регистрация служебных документов производится в журнале
(приложение N 4). При документообороте, превышающем 500- 600
документов в год, в администрации целесообразно применять
карточную форму регистрации входящих, исходящих и внутренних
документов (приложение N 3). Поступившие в местную администрацию
телефонограммы записываются в книгу (приложение N 5).
2.2.5.Зарегистрированные поступившие документы представляются
заведующим общим отделом главе администрации, который дает
указания по исполнению документа в форме резолюции.
2.2.6.Резолюция проставляется на лицевой стороне первого листа
документа на свободном от текста месте между адресатом и текстом и
включает в себя фамилию исполнителя, содержание поручения и срок
исполнения; резолюция должна быть датирована и подписана.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным
считается лицо, указанное в резолюции первым. В этом случае
документ рекомендуется передавать в копиях одновременно всем
исполнителям.
2.2.7.При взятии документа на контроль на левом поле первого
листа, возле заголовка помещается буква "К" или слово "Контроль".
При передаче документа лицу, ответственному за его исполнение,
заведующий общим отделом делает отметку в журнале или в карточке
регистрации входящих документов с обязательным указанием кому и
когда документ передан на исполнение.
2.3.Порядок и сроки рассмотрения документов.
2.3.1.Вся поступившая в администрацию корреспонденция
рассматривается, как правило, в день поступления. Сроки исполнения
документов исчисляются с даты их поступления в администрацию.
2.3.2.Сроки исполнения исчисляются в календарных днях и могут
быть типовыми или индивидуальными. Распорядительные документы,
запросы и поручения вышестоящих органов исполняются в сроки,
указанные в них. Индивидуальные сроки могут устанавливаться также
главой сельской администрации. Типовые сроки исполнения документов
устанавливаются на основании актов органов государственного
управления (приложение N 6).
2.3.3.Предварительное рассмотрение поступивших в администрацию
документов производится заведующим общим отделом. Предварительное
рассмотрение проводится с целью распределения поступивших
документов не требующие обязательного рассмотрения и направляемые
непосредственно ответственным исполнителем.
2.3.4.При необходимости безотлагательного исполнения
поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его
содержанием до рассмотрения документа главой администрации.
2.3.5.Если в поступившем документе имеется ссылка на другие
документы, то, при наличии этих документов в администрации,
заведующий общим отделом подбирает их и передает на рассмотрение
вместе с поступившим документом.
2.3.6.После рассмотрения документа главой администрации и
принятии им решения о дальнейшем его исполнении, документ
передается исполнителю.
2.3.7.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
помещается на нижнем поле первого листа документа и содержит
краткую справку об исполнении (если отсутствует документ об
исполнении), номер дела, в котором должен быть подшит документ,
дату и подпись заведующего общим отделом или лица, ответственного
за контроль в администрации.
3. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
3.1.К служебным документам, издаваемым в местной администрации
относятся постановления, распоряжения главы администрации,
служебные письма, справки, докладные записки, телеграммы, а также
другие официальные документы.
3.1.1.Служебные документы, как правило, издаются на бланках.
Бланки изготавливаются типографским способом и подразделяются на
следующие виды:
- бланк постановления главы местной администрации;
- бланк распоряжения главы местной администрации;
- бланк для писем местной администрации.
Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или
продольного расположения реквизитов (приложения N 7 - 9).
Примечание. Допускается наличие у главы местной администрации
собственного бланка (приложение N 10). Правом подписи на таком
бланке обладает исключительно глава администрации.
3.1.2.Изображение государственного герба помещается на верхнем
поле документа и производится только типографским способом.
Диаметр изображения не более 20 мм. В машинописном или рукописном
варианте бланка вместо изображения герба печатаются или пишутся
слова: "Российская Федерация - Россия".
3.1.3.Издание многоцветных бланков местной администрации, а
также помещение на них каких-либо эмблем или изображений (кроме
герба РФ) не допускается.
3.1.4.При небольшом документообороте и нецелесообразностью в
связи с этим изготовления бланков типографским способом в местной
администрации пользуются угловым резиновым штампом с изображением
всех требуемых реквизитов. Штамп ставится в левом верхнем углу
листа с соблюдением левого поля - 35 мм.
3.1.5.Служебные документы издаются на бумаге форматов А4 (210
х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм) с соблюдением полей:
- левого - 35 мм;
- правого - не менее 8 мм;
- верхнего - 20 мм;
- нижнего - не менее 19 мм.
3.2.Общие требования к составлению и оформлению документов.
3.2.1.При оформлении документов необходимо соблюдать правила,
обеспечивающие юридическую силу документов; оперативное и
качественное их исполнение и поиск; возможность обработки
документов с помощью технических средств; качество документов как
исторических источников.
3.2.2.Каждый документ должен иметь установленный комплекс
обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
3.2.3.Обязательными реквизитами документов, издаваемых в
местной администрации являются:
- наименование администрации (указывается, как правило, на
бланке или угловом штампе);
- название вида документа (постановление, распоряжение,
справка, докладная записка, акт и т.д., кроме служебного письма);
- заголовок к тексту;
- дата документа;
- индекс;
- текст;
- визы;
- подпись.
3.2.4.В процессе подготовки и оформления состав обязательных
реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того
требует назначение документа, его обработка (отметка об исполнении
и направлении в дело; ссылка на индекс и дату входящего документа,
грифы согласования, утверждения и т.д.).
3.2.5.К любому документу, объемом более одной страницы
составляется заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное
содержание. Заголовок должен грамматически согласовываться с
названием документа. Например: постановление (о чем) об
организации предвыборной кампании; перечень (чего?) документов,
подлежащих контролю. Заголовок пишется без кавычек, к текстам
постановлений, распоряжений - с большой буквы, слева.
3.2.6.Дата подписания, утверждения, составления проставляется
цифровым способом - тремя парами цифр, разделенными точками, в
последовательности: число, месяц, год (например: 15.01.94), либо
словесно-цифровым способом (например: 11 февраля 1994 года).
Цифровой способ датируется при визировании, написании резолюций,
проставления отметок об исполнении. Словесно-цифровой способ
применяется при датировании, а также в тексте постановлений и
распоряжений главы администрации, справок, финансовых документов.
3.2.7.Визирование - согласование документа с должностными
лицами. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату
визирования, при необходимости указывается должность визирующего.
3.2.8.Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся
в администрации, ниже подписи на лицевой стороне последнего листа
документа. Не поместившиеся на лицевой стороне листа визы
переносятся на оборотную сторону последнего листа.
3.2.9.Если визирующий не согласен с проектом документа, то это
отмечается в визе, а подробные замечания излагаются отдельно и
прилагаются к проекту.
3.2.10.В состав реквизита "подпись" входит наименование
должности лица, подписывающего документ. Если документ оформлен на
бланке, наименование должности может быть сокращенным. Например:
Глава администрации (без указания района) Н.И. Сергеев. Если
документ оформляется на личном бланке главы администрации, то
наименование должности не указывается.
3.2.11.В документах, подготовленных комиссией, указывают не
должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в
составе комиссии:
-----------------------T------------------------T----------------¬
¦Председатель комиссии:¦ подпись ¦ А.Н. Петров¦
+----------------------+------------------------+----------------+
¦Члены комиссии: ¦ подписи ¦ В.Г. Смирнов¦
¦ ¦ +----------------+
¦ ¦ ¦ А.С. Белов¦
L----------------------+------------------------+-----------------
3.2.12.При подписании документа несколькими должностными
лицами их подписи располагают одну под другой в
последовательности, соответствующей занимаемой должности:
-----------------------T-----------------------------------------¬
¦Глава администрации ¦ Н.С. Марков¦
+----------------------+-----------------------------------------+
¦Главный бухгалтер ¦ С.А. Сергеева¦
L----------------------+------------------------------------------
3.2.13.При подписании документа несколькими лицами равных
должностей их подписи располагаются на одном уровне:
---------------------------------T-------------------------------¬
¦Глава Трудобеликовской ¦Глава Таманской ¦
¦сельской администрации ¦сельской администрации ¦
¦подпись: А.А. Петров ¦подпись: Н.А. Сергеев¦
L--------------------------------+--------------------------------
3.2.14.Подписание документа, на котором обозначена подпись
одного должностного лица другим должностным лицом с проставлением
предлога "за" или косой черты перед наименованием должности
подписывающего не разрешается. В этом случае необходимо указать
фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию
(исправления "и.о.", "зам" могут при этом вноситься от руки).
3.3.Требования к тексту документа.
3.3.1.Текст документа должен содержать достоверную и
аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно,
кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по
данному вопросу документами.
3.3.2.Текст документа оформляют в виде связного текста,
анкеты, таблицы или соединения этих форм.
3.3.3.Сплошной связный текст может состоять из разделов,
которые могут иметь заголовки, выражающие их содержание и
нумерацию арабскими цифрами.
3.3.4.При наличии в пункте подпунктов нумерация их
производится с указанием номера пункта и порядковых номеров
подпунктов, разделяемых точкой.
3.3.5.Тексты распорядительных документов и писем состоят, как
правило, из двух частей: в первой части указываются основания или
причины составления документа, во второй - излагаются решения,
распоряжения, мнения, выводы, просьбы. Если текст состоит из одной
фразы, то в первой ее части указывается основание или причина
создания документа, во второй - решение, распоряжение, просьба.
Если же содержание документа не нуждается в пояснении и
обосновании, текст может содержать одну заключительную часть:
распоряжение - распорядительную часть без констатирующей, письма -
просьбу без пояснения и т.д.
Например: письмо: Просьба направить сведения о составе семьи
военнослужащего Иванова Г.С....
3.3.6.Сплошной связный текст документа может быть составлен на
основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для
внесения переменной информации.
3.3.7.В распорядительных документах главы администрации
используется форма изложения текста от первого лица (постановляю).
В распорядительных документах, издаваемых на принципах
коллегиальности (например: совместное постановление глав двух
сельских администраций) используется форма изложения текста от
первого лица множественного числа (постановляем ...).
В протоколах используется форма изложения текста от третьего
лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание
выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
В документах, устанавливающих права и обязанности (положение,
устав, инструкция), а также содержащих описание, подтверждение
фактов, событий, оценку деятельности (акт, заключение, справка,
отчет), используется форма изложения от третьего лица
единственного или множественного числа (заведующий общим отделом
имеет право ...; комиссия установила ...).
В переписке используется форма изложения текста от первого
лица множественного числа (направляем заключение комиссии ...).
ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ
ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
3.4.Подготовка постановлений и распоряжений главы местной
администрации.
3.4.1.Постановление - правовой нормативный акт, касающийся
широкого круга организаций, граждан и носящий долговременный
характер.
3.4.2.Постановление главы местной администрации издается,
когда требуется довести до сведения директивные документы
вышестоящих органов (администрации города, района, края), при
необходимости проведения крупномасштабных мероприятий, а также в
целях решения важнейших задач, стоящих перед местной
администрацией, в пределах ее компетенции.
3.4.3.Распоряжение главы местной администрации издается по
оперативным вопросам деятельности администрации, имеет, как
правило, ограниченный срок действия и касается узкого круга лиц,
организаций.
3.4.4.Проекты постановлений, распоряжений главы местной
администрации готовятся должностными лицами или службами,
заинтересованными в решении вопроса, по которому издается
постановление (распоряжение) или лицом, получившим поручение главы
администрации по подготовке проекта постановления (распоряжения).
3.4.5.При подготовке проекта постановления, распоряжения главы
местной администрации необходимо соблюдать ряд обязательных
требований:
- документ должен соответствовать действующему
законодательству;
- при ссылке на нормативный документ в тексте постановления
(распоряжения) недопустимы неточности в названии документа и
сроках издания;
- проект постановления (распоряжения), а также приложения к
нему должны быть согласованы с руководителями заинтересованных
организаций и завизированы, к нему прилагаются все документы,
обосновывающие целесообразность принятия.
3.4.6.Текст постановления (распоряжения) состоит из краткой
констатирующей части и постановляющей (распорядительной) части. В
констатирующей части излагаются причины издания документа, ссылки
на документ, послуживший основанием для издания постановления
(распоряжения), излагаются цели и задачи предписываемых действий.
Поставляющая (распорядительная) часть текста имеет, как правило,
повелительную форму изложения. В ней указываются исполнители,
конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.
3.4.7.Постановляющая часть постановления начинается словом
"ПОСТАНОВЛЯЮ", написанными прописными буквами (приложение N 11).
3.4.8.Текст распоряжения может состоять из одной
распорядительной части (приложение N 12).
3.4.9.Проекты постановлений (распоряжений) визируются
руководителями службы, вносящий проект, составителем проекта,
лицами, которым в документе предусматриваются задания или
поручения. Визы располагаются после подписи главы сельской
администрации, но собираются до подписания им постановления
(распоряжения). Порядок расположения реквизитов в постановлении,
распоряжении главы администрации в приложениях NN 11 - 12.
3.4.10.При несогласии с проектом постановления (распоряжения)
должностное лицо, чья виза предусмотрена на документе, излагает
свои возражения на отдельном листе и прилагает его к проекту с
обязательной личной подписью и датой.
3.4.11.Проекты постановлений (распоряжений) главы местной
администрации обязательно визируются заведующим общим отделом.
3.4.12.Заведующий общим отделом проверяет правильность
оформления проекта, наличие всех необходимых реквизитов. При
неправильном оформлении проекта возвращает его составителю для
доработки.
3.4.13.Ответственность за правильное оформление проекта,
наличие приложений и всех необходимых реквизитов несет заведующий
общим отделом местной администрации.
3.4.14.Постановление, распоряжение главы местной администрации
вступает в силу с момента их подписания, если в тексте не указано
иного срока.
3.4.15.Все распорядительные документы главы местной
администрации подлежат обязательной регистрации. Регистрация
постановлений и распоряжений осуществляется заведующим общим
отделом в разных журналах, им присваивается порядковый номер (в
пределах календарного года).
Номер проставляется арабскими цифрами (для распоряжений номер
добавляется литерой "-р"), например: распоряжение N 134-р,
постановление N 94.
3.4.16.Постановления и распоряжения регистрируются в день
подписания и в 3-х дневный срок множатся, заверяются печатью
общего отдела и рассылаются исполнителям и заинтересованным лицам
(организациям). Регистрационный номер постановления (распоряжения)
является его исходящим номером при отправке.
3.4.17.Действие постановления (распоряжения) продолжается
постоянно, пока оно не будет отменено или пока не истечет срок его
действия, указанный в тексте.
3.4.18.Приложения к постановлению (распоряжению) главы местной
администрации является неотъемлемой частью документа. Приложение
должно быть подписано составителем проекта постановления,
распоряжения или ответственным лицом, вносящим проект.
На приложениях к распорядительным документам в правом верхнем
углу печатают:
Приложение
к постановлению (распоряжению)
главы Трудобеликовской сельской
администрации
от ______________ N ______
При Наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими
цифрами с проставлением знака "N" перед номером:
Приложение N 3
к постановлению главы Трудобеликовской
сельской администрации
от ______________ N ______
3.5.Оформление протокола.
3.5.1.Протокол - документ, в котором фиксируется ход
обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях,
конференциях и заседаниях коллегиальных органов (приложение N 13).
3.5.2.Протокол может быть полным и кратким. В кратком
указывается повестка дня, фамилии выступивших, темы выступлений и
принятые решения. Полным считается протокол, содержащий
выступления всех участников заседания (собрания).
3.5.3.В вводной части протокола заполняются реквизиты:
председатель; секретарь; присутствовали; повестка дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
вопросам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
3.5.4.Документ, утверждаемый коллегиальным органом,
прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в
протоколе после соответствующего протокольного решения.
3.5.5.Протокол должен быть подписан председательствующим на
заседании и секретарем, пронумерован порядковым номером в пределах
календарного года.
3.5.6.Если ход заседания стенографируется, то текст
стенограммы расшифровывается, печатается, заверяется и прилагается
к протоколу.
3.6.Оформление служебных писем.
3.6.1.По содержанию и назначению письма подразделяются на
инициативные и ответные.
Инициативные - это письма - запросы, письма - просьбы, письма
- напоминания и извещения, циркулярные письма, сопроводительные
письма.
Ответные - это ответы на просьбы, информационные сообщения на
запросы.
3.6.2.Письма оформляются на бланке местной администрации,
подписываются главой администрации. В левом нижнем углу первой
страницы письма обязательно указывается фамилия и служебный
телефон ответственного лица, готовившего проект письма.
3.6.3.Сопроводительные письма составляются в случае отправки
адресату документов, требующих дополнительного пояснения по их
исполнению:
- с документами местной администрации, не имеющими адресующей
части;
- при пересылке неправильно адресованных документов, а также
документов, составленных другими организациями или частными
лицами.
3.6.4.Ответные письма обязательно должны содержать ссылку на
номер и дату документа, по которому направляется ответ.
3.6.5.При адресовании документов необходимо соблюдать ряд
правил:
- документ адресуют в организации, структурные подразделения
или конкретному должностному лицу;
- при направлении документа в несколько адресов, каждый
экземпляр должен быть подписан.
3.6.6. При адресовании документа в организацию наименование
этой организации указывается в именительном падеже:
Администрация Темрюкского района
Управление делами
3.6.7.При адресовании документа руководителю организации ее
наименование входит в состав наименования должности адресата:
Управляющему делами
администрации Ленинградского района
Симонову С.С.
3.6.8.При адресовании документа в несколько однородных
организаций их следует указывать обобщенно:
Руководителям организаций,
хозяйств
3.6.9.Документ не должен содержать более четырех адресатов.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется
список на рассылку и на каждом экземпляре документа проставляется
только один адрес.
3.7.Оформление телеграмм.
3.7.1.Телеграмма - особый вид передачи текста служебных
документов, как правило писем.
3.7.2.Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и
предлогов (если при этом не искажается ее содержание) и не должен
превышать двух машинописных страниц. Печатается телеграмма без
переноса слов, абзацев и исправлений.
3.7.3.Отметка об особом виде категории телеграммы (срочная)
делается перед адресатом.
3.7.4.Отправляемая из местной администрации телеграмма
подлежит обязательной регистрации.
3.8.Прием и передача служебной информации по факсимильной
связи.
3.8.1.Факсимильным способом может передаваться любая служебная
информация, не являющаяся секретной, с грифом "Для служебного
пользования", а также рукописные материалы. Однако передаваемая и
принимаемая по факсу информация не считается официальным
документом.
3.8.2.Доступ к оборудованию для приема и передачи информации
должен быть ограничен для посторонних лиц. Ответственность за
использование факсимильной техники в местной администрации несет
глава администрации и заведующий общим отделом.
3.8.3.Подлежащие передаче материалы, а также поступившие
факсограммы регистрируются в специальных журналах (приложение N
14) без проставления на них регистрационных штампов.
Подлинники переданных материалов возвращаются исполнителям;
поступившие факсограммы передаются по назначению под расписку.
3.9.Оформление справок.
3.9.1.Справка - официальный документ, содержащий описание,
подтверждение или отрицание фактов, событий.
3.9.2.Справки информационного характера содержат сведения по
какому-либо вопросу, а также конкретные предложения. Такие
справки, как правило, издаются по результатам специальных проверок
либо периодически в ходе осуществления контроля (например, за
исполнением служебных документов).
3.9.3.Местной администрацией также выдаются справки в пределах
своей компетенции по просьбе граждан. Эти справки, как правило,
содержат сведения, касающиеся интересов граждан. Такие справки
исполняются на бланках администрации и заверяются при
необходимости печатью.
3.10.Оформление докладной записки.
3.10.1.Докладная записка составляется должностным лицом
(лицами) для обстоятельного изложения какого-либо вопроса или для
доведения до сведения руководителя каких-либо фактов, имеющих
важное служебное значение. Докладная записка используется также
при внесении предложений и при выполнении отдельных поручений.
3.10.2.Текст докладной записки состоит из двух частей: в
первой части излагается состояние вопроса (поручения, задания) во
второй - выводы и предложения.
3.10.3.Докладная записка, направляемая из местной
администрации в вышестоящую, составляется на бланке и
подписывается главой администрации.
3.11.Оформление копий документов.
3.11.1.Местной администрацией могут выдаваться копии только
тех документов, которые были созданы (изданы) в этой
администрации.
3.11.2.При формировании личных дел, а также при решении дел,
касающихся интересов администрации, в администрации могут быть
изготовлены копии документов, изданных в других организациях.
3.11.3.Для придания копии юридической силы она заверяется
должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие копии
подлиннику. Например:
Верно:
Заведующий общим отделом подпись С.Н. Петрова
27.10.93
В необходимых случаях заверительная подпись на копии
удостоверяются печатью.
3.12.Гербовая печать.
3.12.1.Местная администрация имеет собственную гербовую печать
с оттиском полного наименования своей администрации.
3.12.2.Гербовая печать проставляется на документах, требующих
особого удостоверения их подлинности (приложение N 15).
3.12.3.Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы
он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего
документ.
3.12.4.Печать администрации хранится у главы администрации, он
же несет ответственность за ее сохранность.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
4.1.В местных администрациях подлежат контролю:
- постановления и распоряжения вышестоящих органов
исполнительной власти, а также собственные постановления и
распоряжения;
- письма, телеграммы, поручения вышестоящих органов;
- запросы, письма депутатов Государственной Думы и
Федерального Собрания;
- другие документы, требующие исполнения.
4.2.Контроль за фактическим исполнением документов в местной
администрации осуществляется лично главой администрации.
4.3.Делопроизводственный контроль за сроками исполнения
документов, а также организация системы контроля в местной
администрации возлагается на заведующего общим отделом.
4.4.Письма и заявления граждан учитываются и контролируются в
соответствии с существующим законодательством.
4.5.Контроль за исполнением секретных документов ведется в
соответствии с Инструкцией по секретному делопроизводству.
4.6.Глава местной администрации, рассмотрев поступившие в
администрацию служебные документы и определив исполнителей и сроки
исполнения, передает документы заведующему общим отделом.
4.7.Заведующий общим отделом в соответствии с резолюцией главы
администрации заводит на документ контрольную карточку и оформляет
контрольное дело. Одновременно заведующий общим отделом знакомит
исполнителя с документом и с резолюцией главы администрации.
4.8.Постановления и распоряжения главы администрации района,
города, подлежащие контролю в местной администрации,
непосредственным исполнителям не передаются; ознакомившись с ними,
а также с резолюцией главы местной администрации, исполнитель
возвращает их заведующему общим отделом.
4.9.Заведующий общим отделом:
- формирует картотеку из оперативно-контрольных карточек по
видам документов и срокам исполнения;
- следит за своевременным представлением информации о ходе
исполнения документа, напоминая исполнителю и делая пометки в
контрольных карточках;
- получает от исполнителей информации, справки, отчеты,
докладные записки о фактическом выполнении контролируемых
документов, проверяет их полноту и качество, следит за сроками
направления информации в контрольные службы вышестоящих органов
исполнительной власти, приобщает копии этих документов в
контрольные дела;
- ведет учет состояния исполнительской дисциплины в
администрации, периодически докладывает о состоянии контроля главе
администрации.
4.10.При наметившемся срыве срока исполнения контролируемого
документа, заведующий общим отделом выясняет причину и докладывает
главе администрации. Глава администрации дает указание о ходе
дальнейшего контроля данного документа и заведующий общим отделом
действует в соответствии с его указанием.
4.11.Главой местной администрации при наличии объективных
причин срыва исполнения постановления или распоряжения главы
администрации района, города может письменно обратиться в
вышестоящую администрацию с просьбой о переносе сроков исполнения.
Самостоятельно переносить срок не разрешается.
4.12.Срок исполнения собственного постановления или
распоряжения может быть перенесен только главой местной
администрации.
4.13.Сведения о переносе сроков исполнения документа заносятся
в контрольную карточку и контрольный лист.
4.14.Заведующий общим отделом ежемесячно представляет главе
администрации сводку о ходе выполнения контролируемых
постановлений и распоряжений с приложением перечня невыполненных и
просроченных документов. Неисполненный документ включается в
сводку ежемесячно до полного исполнения.
4.15.Документы перспективного характера с длительными сроками
исполнения контролируются поэтапно (поквартально, по полугодиям и
т.д.). Промежуточные сроки представления информаций о ходе
исполнения определяются администрацией района, города.
4.16.Информации о ходе исполнения постановлений и распоряжений
вышестоящих органов исполнительной власти представляются в
администрации районов, городов при наличии в этих распорядительных
документах конкретных заданий и сроков исполнения, независимо от
того, предусмотрена ли в них необходимость представления доклада.
Если в документе срок исполнения не определен, то информация
направляется в администрацию города, района только при
соответствующем запросе.
4.17.Контролируемые документы считаются выполненными и
снимаются с контроля при фактическом выполнении всех заданных
мероприятий.
4.18.Глава местной администрации снимает с контроля все
находившиеся на контроле и исполненные документы по представлению
заведующего общим отделом.
4.19.Поручения и письма руководителей администрации города,
района снимаются с контроля после их выполнения и устного
согласования с соответствующим руководителем.
4.20.Заведующий общим отделом местной администрации оказывает
практическую и методическую помощь в организации контроля в
учреждениях и на предприятиях, расположенных на территории
администрации.
5. РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
5.1.Исходящие документы регистрируются в журнале в день их
подписания. Регистрационный номер проставляется на отправляемом
документе и на копии, остающейся в деле.
5.2.Инициативные исходящие документы регистрируются в журнале
(приложение N 16). Исходящий номер состоит из порядкового номера в
пределах регистрируемого массива и индекса дела по номенклатуре, в
котором остается копия исходящего документа.
5.3.Исходящим номером ответного документа является входящий
номер документа - запроса, дополненный индексом дела по
номенклатуре.
5.4.Исходящие документы, отправляемые по почте, записываются в
почтовый реестр. Местным адресатам корреспонденция выдается под
расписку в специальном журнале (приложение N 17).
6. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ИХ ФОРМИРОВАНИЕ
6.1.Номенклатура дел составляется в целях обоснованного
распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска и
учета дел. Номенклатура дел местной администрации согласовывается
с местным архивным учреждением и не позднее 15 - 20 декабря
утверждается главой администрации и вводится в действие 1 января
(приложение N 18).
6.2.В номенклатуру дел включаются все виды документов,
образующиеся в процессе деятельности администрации.
В номенклатуру дел не включаются заголовки печатных изданий
(справочники, бюллетени, брошюры).
В номенклатуре дел оставляются резервные номера (для включения
заголовков вновь образованных в течение года дел, не
предусмотренных в номенклатуре на начало года).
6.3.В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела,
состоящие из установленного в администрации цифрового обозначения
структурного подразделения (направления деятельности) и
порядкового номера заголовка дела в пределах этого подразделения.
Например: 3-04, где 3 - обозначение направления деятельности
(например, бухгалтерский учет и финансовая работа), 04 -
порядковый номер дела (например, годовой отчет об исполнении
бюджета. Копия).
6.4.В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел
(томов, частей). Порядок расположения заголовков дел в разделах
номенклатуры определяется степенью важности документов. Заголовок
дела должен быть кратким, четким, полностью отражать содержание и
состав документов.
6.5.Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок типа "разное"; "общая переписка".
Заголовок может уточняться и изменяться в процессе
формирования и оформления дел.
6.6.Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании
календарного года, при завершении формирования дела.
6.7.В графе 4 указывается срок хранения дела, название перечня
документов.
6.8.В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о
выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию и
др.
6.9.Номенклатура дел оформляется на общем бланке администрации
формата А4. В течение года в текущую номенклатуру дел вносятся
сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.
6.10.Формирование исполненных служебных документов в дела
соответствии с утвержденной номенклатурой дел производится
заведующим общим отделом местной администрации.
При формировании дел необходимо:
6.10.1.Раздельно группировать дела постоянного и временного
сроков хранения, проверять соответствие документов заголовку дела
по номенклатуре.
6.10.2.Группировать в деле документы одного года, за
исключением похозяйственных книг, лицевых счетов и других
переходящих документов.
6.10.3.Проверять правильность оформления документов, т.е.
наличие подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, приложений
и т.д.
6.10.4.Изымать лишние экземпляры и черновики документов, а
также удалять скрепки и булавки.
6.10.5.Соблюдать хронологическую последовательность
расположения документов внутри дела, документ - ответ помещать
после документа - запроса. Приложения присоединять к документам, к
которым они относятся. Неисполненные документы и документы,
находящиеся на контроле, в дело не подшиваются. Такие документы
после окончания срока контроля или выполнения подшиваются в
соответствующее дело предшествующего года.
Не подшиваются в дело также документы, подлежащие возврату.
6.11.В каждый том (дело) подшивается не более 250 листов. При
большем количестве документов, относящихся к данному делу,
формируется несколько томов под одним и тем же номером. В конце
дела на чистом листе бумаги делается заверительная подпись
(приложение N 19).
6.12.Обложки дел оформляются (изготавливаются) по форме,
указанной в приложении N 20.
6.13.По окончании года заполняется итоговая графа номенклатуры
дел.
7. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ,
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ
7.1.Глава администрации и заведующий общим отделом обязаны
обеспечить полную сохранность всех поступивших и образующихся в
процессе деятельности администрации документов. Ответственность за
хранение круглой гербовой печати несет лично глава администрации,
углового штампа - заведующий общим отделом.
7.2.Дела хранятся в шкафах в вертикальном положении. На
корешках обложек (папок) указываются цифровые обозначения дел в
соответствии с номенклатурой. В каждом шкафу должен находиться
перечень хранящихся в нем дел.
7.3.Дела выдаются заведующим общим отделом для служебного
пользования под расписку. Выдавать дела для работы за пределы
здания администрации запрещается.
7.4.Завершенные делопроизводством дела находятся в
администрации в течение последующего года, после чего передаются в
архив администрации.
На документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет)
сроков хранения составляются годовые разделы описи, которые
подлежат рассмотрению и утверждению экспертной комиссией не
позднее, чем через 2 года после завершения дел в делопроизводстве.
Разделы описи за обрабатываемый период оформляются заведующим
общим отделом и представляются в архивные отделы администраций
городов и районов.
7.5.По истечении пятилетнего срока документы постоянного
хранения передаются на дальнейшее хранение в местные архивные
учреждения. Материалы по личному составу хранятся в администрации
в течение 75 лет.
7.6.Порядок подготовки документов для архивного хранения,
сроки их хранения, а также экспертиза научной и практической
ценности, определяются правилами и инструкциями Государственной
архивной службы РФ, методическими указаниями и рекомендациями
местных архивных органов.
7.7.Отобранные к уничтожению документы включаются в акт
(приложение N 21), после чего измельчаются и передаются на
переработку.
8. ОПИСАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
8.1.По окончании делопроизводственного года проводится отбор
документов постоянного хранения, которые подлежат включению в
опись. В администрации составляются: опись на дела постоянного
хранения, подлежащие передаче в Госархив (опись N 1),и опись на
дела по личному составу долговременного хранения (опись N 1-л).
Дела по личному составу, которым определен постоянный срок
хранения, включаются (по согласованию с архивным отделом в описи
дел с основными документами постоянного хранения (опись N 1).
На документы временного срока хранения опись не составляется.
Они передаются в архив администрации и учитываются в номенклатуре
дел за соответствующий год.
8.2.В состав описи входят:
- заглавный лист, на котором указывается полное наименование
местной администрации и все имеющиеся изменения в наименовании
(приложение N 22);
- годовые разделы описи.
При большом объеме описи целесообразно составлять также
оглавление, указатели.
8.3.Общие требования к описям:
- в опись N 1 должны включаться только дела, подлежащие сдаче
в госархив;
- опись N 1 может состоять из нескольких годовых разделов;
- на дела по личному составу составляются 2 описи: опись 1-л
дел по личному составу и опись 2-л личных дел 75-летнего срока
хранения;
- годовой раздел описи оформляется в соответствии с
приложением N 23;
- в описи N 1-л документы по личному составу располагаются по
алфавиту фамилий;
- нумерация дел в описи - валовая. В каждом годовом разделе
продолжается нумерация предыдущего раздела;
- индексы и заголовки дел, даты дела, количество листов
переносятся в опись с обложки дела;
- опись, как и другие документы постоянного хранения,
печатается на бумаге высшего качества, в трех экземплярах,
заверяются заведующим общим отделом, подписывается председателем
ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с главой
администрации. Два экземпляра годового раздела описи высылаются на
утверждение в соответствующее архивное учреждение, а третий
остается в деле как справочный документ.
8.4.Порядок заполнения граф описи:
- при внесении дела в опись на его обложке одновременно
проставляется порядковый номер по описи;
- в графе "индекс дел" проставляется условное обозначение дела
в соответствии с номенклатурой дел;
- заголовок дела с обложки переносится полностью в третью
графу описи. На обложке заголовок предварительно редактируется в
соответствии с фактическим содержанием документов в деле.
В той же графе вслед за заголовком пишется номер тома (части).
Дата заведения дела и количество листов вносятся в соответствующие
графы с обложки дела;
- графа "Примечание" при составлении описи в делопроизводстве,
как правило, не заполняется. В ней оговариваются особенности
физического состояния документов дела, факт выбытия дела со
ссылкой на соответствующий акт при сдаче в архив.
После согласования опись регистрируется как внутренний
документ, что предусмотрено бланком описи (дата, N ___).
8.5.Порядок составления описи:
- все описи составляет заведующий общим отделом с членами
экспертной комиссии администрации, подписывают - заведующий общим
отделом и председатель ЭК;
- руководитель местного архивного учреждения дает заключение
на опись;
- глава администрации согласовывает опись.
Зав. сектором по делопроизводству
общего отдела управления делами
администрации края
С.А.РАСТЕГАЕВА
Приложение N 1
к п. 2.2.1
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ
1. Периодические сводки и другие документы информационного
характера.
2. Копии постановлений, распоряжений главы администрации
сельсовета, поселка, отправляемые в подведомственные учреждения
(учитываются в списке рассылки).
3. Документы, поступившие в адрес общественных организаций.
4. Поздравительные письма, телеграммы.
5. Пригласительные билеты.
6. Судебные и другие повестки.
7. Незаполненные формы и бланки.
8. Газеты, журналы.
Приложение N 2
к п. 2.2.2.
Березанская сельская
администрация Выселковского
района Краснодарского края
"_____" __________________
входящий номер
Образец регистрационного
штампа
размер 16 х 41 мм
Приложение N 3
к п. 2.2.4.
--------T---------------------------------------------------------
0229140¦ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
--------+---------------------------------------------------------
Корреспондент, ф., и., о. ________________________________________
Адрес, телефон ___________________________________________________
Предыдущие обращения от ______ N _____ от ____ N ___________
Вид документа ____________________________ на __________ л. ______
Автор, дата, индекс сопров. письма _______________________________
Дата, индекс поступления _________________________________________
Краткое содержание _______________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Отв. исполнитель _________________________________________________
Резолюция ________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Автор резолюции __________________________________________________
Срок исполнения __________________________________________________
Лицевая сторона карточки формата А5.
------------------------------------------------------------------
ХОД ИСПОЛНЕНИЯ
-------------T------------T-------------------------T-------------
Дата передачи¦Исполнитель ¦Отметка о промежуточном¦ Контрольные
на исполнение¦ ¦ответе или дополнительном¦ отметки
¦ ¦запросе ¦
-------------+------------+-------------------------+-------------
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Дата, индекс исполнения (ответа) _________________________________
Адресат __________________________________________________________
Содержание _______________________________________________________
С контроля снял _________ подпись контролера _____________________
Дело ________ Том ____________ Листы _____________ Фонд __________
_________________________ Дело ___________________________________
_______________________________ Опись ____________________________
Оборотная сторона карточки
Приложение N 4
к п. 2.2.4
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
---------------T--------------T------------T-------------T-------¬
¦Дата поступле-¦Корреспондент,¦Наименование¦Резолюция или¦Отметка¦
¦ния и индекс¦дата и индекс ¦документа и¦фамилия ис-¦об ис-¦
¦документа ¦поступившего ¦его краткое¦полнителя, ¦полне- ¦
¦ ¦документа ¦содержание ¦которому нап-¦нии ¦
¦ ¦ ¦ ¦равлен доку- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦мент ¦ ¦
+--------------+--------------+------------+-------------+-------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L--------------+--------------+------------+-------------+--------
Приложение N 5
к п. 2.2.4
ЖУРНАЛ ЗАПИСИ ТЕЛЕФОНОГРАММ, ПОСТУПИВШИХ
В ______________________ СЕЛЬСКУЮ АДМИНИСТРАЦИЮ
--T-----------T----------T--------------------T----------T-------¬
¦N¦Отправитель¦Время при-¦Текст телефонограммы¦Должность ¦Отметка¦
¦ ¦(с указани-¦ема теле-¦ ¦и фамилия ¦об ис-¦
¦ ¦ем номера¦фонограммы¦ ¦лица, при-¦полне- ¦
¦ ¦его телефо-¦ ¦ ¦нявшего ¦нии ¦
¦ ¦на) ¦ ¦ ¦телефоно- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦грамму ¦ ¦
+-+-----------+----------+--------------------+----------+-------+
¦1¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L-+-----------+----------+--------------------+----------+--------
Приложение N 6
к п. 2.3.2.
ТИПОВЫЕ СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
------------------------------------T----------------------------¬
¦Заявления и жалобы граждан ¦до 1 месяца со дня поступле-¦
¦ ¦ния ¦
+-----------------------------------+----------------------------+
¦- не требующие дополнительного изу-¦безотлагательно, до 15 дней ¦
¦чения и проверки ¦ ¦
+-----------------------------------+----------------------------+
¦Заявления и жалобы военнослужащих и¦безотлагательно, до 7 дней¦
¦членов их семей ¦со дня поступления ¦
+-----------------------------------+----------------------------+
¦Запросы, предложения и заявления¦не более, чем в 3-х дневный¦
¦депутатов Государственной Думы, Фе-¦срок (до 1 месяца - тре-¦
¦дерального Собрания ¦бующие дополнительного изу-¦
¦ ¦чения) ¦
+-----------------------------------+----------------------------+
¦Запросы и поручения из администра-¦до 10 дней ¦
¦ции района, края ¦ ¦
+-----------------------------------+----------------------------+
¦Постановления, распоряжения главы¦доводятся до сведения не¦
¦местной администрации ¦позднее чем в 7-дневный¦
¦ ¦срок, исполняются согласно¦
¦ ¦указанному в них сроку ¦
+-----------------------------------+----------------------------+
¦Постановления, распоряжения главы¦согласно указанному в них¦
¦администрации района, края ¦сроку; если срок не указан -¦
¦ ¦до полного исполнения ¦
+-----------------------------------+----------------------------+
¦Телеграммы: ¦ ¦
¦- требующие срочного решения ¦до двух дней ¦
+-----------------------------------+----------------------------+
¦- остальные ¦в течение 10 дней ¦
L-----------------------------------+-----------------------------
Приложение N 7
к п. 3.1.1.
Герб РФ
Новотитаровская
сельская администрация
Динского района
Краснодарского края
353677 ст. Новотитаровская,
ул. Красная, 100, тел. 0-00-00
______________ N _____________
на N _______ от ______________
Образец бланка с угловым расположением реквизитов
Приложение N 8
к п. 3.1.1.
Герб РФ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
главы Новотитаровской сельской администрации
Динского района Краснодарского края
______________ N _____________
ст. Новотитаровская
Образец бланка постановления главы местной администрации
Приложение N 9
к п. 3.1.1.
Герб РФ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
главы Новотитаровской сельской администрации
Динского района Краснодарского края
______________ N _____________
ст. Новотитаровская
Образец бланка распоряжения главы местной администрации
Приложение N 10
к п. 3.1.1.
Герб РФ
Глава
Новотитаровской сельской
администрации Динского района
Краснодарского края
353677 ст. Новотитаровская,
ул. Красная, 100,
тел. 0-00-00
______________ N _____________
на N _______ от ______________
Образец личного бланка главы местной администрации
Приложение N 11
к п.п. 3.4.7; 3.4.9
Герб РФ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
главы Новотитаровской сельской администрации
Динского района Краснодарского края
07.02.94 N 17
ст. Новотитаровская
О постановлении главы
администрации Динского
района от 29.01.94 N 35
В целях выполнения постановления главы администрации Динского
района от 29 января 1994 г. N 35 "Об утверждении Правил розничной
торговли сельхозпродуктами" ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. ...
2. ...
Глава Новотитаровской
сельской администрации С.П. Семенов
__________________________________________________________________
Проект внесен:
Заместитель главы А.А. Иванов
администрации (дата)
Проект согласован:
Заведующая общим Г.И. Седова
отделом (дата)
Приложение N 12
к п.п. 3.4.8; 3.4.9
Герб РФ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
главы администрации Новотитаровской сельской
администрации Динского района
Краснодарского края
02.03.94 N 30-р
ст. Новотитаровская
О направлении Петровой И.И.
на курсы повышения квалификации
В связи с необходимостью повышения квалификации направить на
учебу на 2-х недельные курсы в г. Краснодар Петрову И.И. -
делопроизводителя администрации.
Глава Новотитаровской
сельской администрации С.П. Семенов
__________________________________________________________________
Проект внесен:
Заведующая общим отделом Г.И. Седова
Новотитаровской администрации (дата)
Проект согласован:
Главный бухгалтер администрации С.А. Смирнова
(дата)
Заместитель главы А.А. Иванов
администрации (дата)
Приложение N 13
Наименование администрации
ПРОТОКОЛ
00.00.00 N _______________
ст. Новотитаровская
заседания комиссии (комитета и т.д.) _________________________
название
Председатель Смирнов С.С.
Секретарь Антонова А.В.
Присутствовали: ______ человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О ..........
2. Доклад .....
О ..........
1. СЛУШАЛИ:
Соколову С.А. - текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
Иванов М.И. - краткая запись выступления
Петров Н.И. -
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1. .......
1.2. .......
2. Та же схема
Председатель подпись С.С. Смирнов
Секретарь подпись А.Б. Антонова
Приложение N 14
к п. 3.5.3.
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ОТПРАВЛЯЕМОЙ ФАКСОМ СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ
----T------------T---------T------T--------------T---------------¬
¦ N ¦Наименование¦Адрес по-¦Кол-во¦Дата отправле-¦Отметка о про-¦
¦п/п¦организации,¦лучателя,¦листов¦ния, Ф.И.О.,¦хождении мате-¦
¦ ¦отправляющей¦номер те-¦ ¦должность отп-¦риала (качест-¦
¦ ¦информацию, ¦лефона ¦ ¦равителя ¦во, возврат) ¦
¦ ¦Ф.И.О., дол-¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦жность, но-¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦мер телефона¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦исполнителя ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------+---------+------+--------------+---------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L---+------------+---------+------+--------------+----------------
ЖУРНАЛ УЧЕТА ПРИНЯТИЯ ФАКСОГРАММ
----T----------T-----------------------T------------T------------¬
¦ N ¦Адрес кор-¦ Принято ¦Наименование¦Кому направ-¦
¦п/п¦респонден-+-----T------T----------+принятого ¦лено для ис-¦
¦ ¦та, номер¦Дата,¦Кол-во¦Кто принял¦документа ¦полнения ¦
¦ ¦телефона ¦время¦листов¦ Ф.И.О. ¦ ¦ ¦
+---+----------+-----+------+----------+------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L---+----------+-----+------+----------+------------+-------------
Приложение N 15
к п. 3.6.3
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ
СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ
Акты (приема законченных работ, описания, экспертизы и т.д.);
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей,
ведение юридических дел и т.д.);
Договоры (о материальной ответственности, поставках,
сотрудничестве, аренде, производстве работ и т.д.);
Исполнительные листы;
Командировочные удостоверения;
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право
совершения финансово-хозяйственных операций;
Представления и ходатайства (о награждении и т.д.);
Письма гарантийные;
Поручения (банковские, пенсионные, платежные);
Протоколы (выдвижения депутатов, согласования совместных
актов);
Реестры (чеков, поручений);
Сметы расходов;
Справки (о начисленной зарплате, о выплате денежных средств, о
работе на предприятии и т.д.);
Уставы предприятий;
Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение N 16
к п. 5.2.
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ И
ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ
--------------T----------------T----------------------T----------¬
¦Дата и индекс¦ Корреспондент ¦ Краткое содержание ¦Отметка об¦
¦ документа ¦ ¦ ¦исполнении¦
+-------------+----------------+----------------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
L-------------+----------------+----------------------+-----------
Приложение N 17
к п. 5.4.
ЖУРНАЛ ПОЛУЧЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ МЕСТНЫМИ ОРГАНИЗАЦИЯМИ
----T--------T--------------T---------------------T--------------¬
¦ N ¦ Дата ¦Номер (индекс)¦ Адресат ¦Расписка в по-¦
¦п/п¦ ¦ документов ¦ ¦лучении, дата¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦получения ¦
+---+--------+--------------+---------------------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L---+--------+--------------+---------------------+---------------
Приложение N 18
к п. 6.1.
Герб РФ
Новотитаровская
сельская администрация
Динского района
Краснодарского края УТВЕРЖДАЮ:
Глава Новотитаровской
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ сельской администрации
_________ С.П. Семенов
ст. Новотитаровская подпись
(место составления) дата
на ____________ год
-----------------------------------------------------------------¬
¦ Название раздела ¦
+-----------T-----------T----------T------------------T----------+
¦Индекс дела¦ Заголовок ¦Кол-во дел¦Срок хранения дела¦Примечание¦
¦ ¦ дела (то-¦ ¦(тома, части) и N¦ ¦
¦ ¦ ма, части)¦ ¦статей по перечню¦ ¦
+-----------+-----------+----------+------------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
L-----------+-----------+----------+------------------+-----------
Заведующий общим отделом
администрации подпись Г.И. Седова
Дата
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Архивный отдел администрации
от 15.07.93 N 15 Динского района
Подпись: А.И. Ермаков
Дата
Приложение N 19
к п. 6.11.
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных
в ______ году в _________________________________________
сельской администрации
-------------------T---------------------T-----------------------¬
¦По срокам хранения¦ Всего ¦В том числе переходящие¦
+------------------+---------------------+-----------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦
+------------------+---------------------+-----------------------+
¦постоянного ¦ ¦ ¦
+------------------+---------------------+-----------------------+
¦временного (свыше¦ ¦ ¦
¦10 лет) ¦ ¦ ¦
+------------------+---------------------+-----------------------+
¦временного (до 10¦ ¦ ¦
¦лет включительно) ¦ ¦ ¦
+------------------+---------------------+-----------------------+
¦Итого: ¦ ¦ ¦
L------------------+---------------------+------------------------
Зав. общим отделом
администрации Г.И. Седова
Согласовано
Зав. райгосархивом
___________ Ф.И.О.
(подпись)
"___" __________ 19 __ г.
Приложение N 20
к п. 6.12.
__________________________________________________________________
____________________
____________________
__________________________________________________________________
Ф. N _____________________
Оп. N ____________________
Д. N _____________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование администрации и структурного подразделения)
Дело N _______________ том _____________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
__________________________________________________________________
(заголовок дела)
__________________________________________________________________
(дата)
на __________ лист
Хранить __________
Ф. _________________
Оп. ________________
Д. N _______________
Приложение N 21
к п. 7.7.
Герб РФ
Новотитаровская УТВЕРЖДАЮ
сельская администрация Глава администрации
Динского района ______ С.П. Семенов
Краснодарского края дата
353677 ст. Новотитаровская,
ул. Красная, 100, тел. 0-00-00
______________ N _____________
АКТ
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Основание: _______________________________________________________
название и номер перечня
__________________________________________________________________
документов с указанием сроков их хранения
Составлен: экспертной комиссией в составе:
______________________________________ - председатель комиссии
Ф.И.О., должность
Члены комиссии:
______________________________________
(Ф.И.О., должность)
______________________________________
Комиссия отобрала к уничтожению как не имеющие
научно-исторической ценности и утратившие практическое значение
документы и дела.
----T---------------T---------T------------T-----------T---------¬
¦ N ¦Заголовок дела¦Дата дела¦Кол-во доку-¦Сроки хра-¦ Примеча-¦
¦п/п¦или группы дел¦или край-¦ментов и дел¦нения (то-¦ ние ¦
¦ ¦по номенклату-¦ние даты ¦ ¦ма, части),¦ ¦
¦ ¦ре, индекс дела¦ ¦ ¦номера ста-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦тей по пе-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦речню ¦ ¦
+---+---------------+---------+------------+-----------+---------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L---+---------------+---------+------------+-----------+----------
Итого ___________________ дел за ______________________ годы
(прописью)
Председатель экспертной
комиссии подпись Ф.И.О.
Члены комиссии: подписи Ф.И.О.
Документы в количестве _________________ дел,
(прописью)
весом ___________ кг измельчены (сданы на переработку).
Председатель экспертной комиссии подпись Ф.И.О.
дата
Приложение N 22
к п. 8.2.
__________________________________________________________________
(наименование администрации,
__________________________________________________________________
переименование; крайние даты существования
__________________________________________________________________
названий до переименования)
__________________________________________________________________
Фонд N _______________________________
ОПИСЬ N ________________
дел постоянного хранения
__________________________________________________________________
(или наименование группы документов)
за _______________ годы
Приложение N 23
к п. 8.3.
УТВЕРЖДАЮ
Глава Новотитаровской
сельской администрации
_________ С.П. Семенов
_________
дата
Фонд N ______________
Опись N _____________
дел постоянного хранения за __________ год
----T-----------T--------------T---------T------T----------------¬
¦ N ¦Индекс дела¦Заголовок дела¦Дата дела¦Кол-во¦ Примечание ¦
¦п/п¦ ¦ ¦ ¦листов¦ ¦
+---+-----------+--------------+---------+------+----------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
L---+-----------+--------------+---------+------+-----------------
Название раздела
В данный раздел описи внесено _____________________ дел
(прописью)
с N _________________ по N ________________________
Составитель описи: ________________________________ Ф.И.О.
(подпись)
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив) ________________________ Ф.И.О.
(подпись)
дата
СОГЛАСОВАНО: УТВЕРЖДЕНО:
протокол заседания Протокол ЭПК архивного
экспертной комиссии отдела администрации края
Новотитаровской сельской
администрации
________ N _____________ _______________ N _______
А.А.АЛЕКСЕЕВА
|
