УТРАТИЛО СИЛУ - ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
ОТ 29.12.2004 ГОДА N 1315
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 15 января 2004 г. N 33-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В АДМИНИСТРАЦИИ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ И ОРГАНАХ
ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
В целях совершенствования документационного обеспечения
администрации Краснодарского края, органов исполнительной власти
Краснодарского края и повышения его эффективности:
1. Утвердить прилагаемые Правила оформления служебных
документов в администрации Краснодарского края и органах
исполнительной власти Краснодарского края.
2. Рекомендовать муниципальным органам исполнительной власти
Краснодарского края использовать при работе со служебными
документами Правила оформления служебных документов в
администрации Краснодарского края и органах исполнительной власти
Краснодарского края.
3. Распоряжение главы администрации Краснодарского края от 20
марта 2001 года N 220-р "Об утверждении Инструкции по
делопроизводству в администрации Краснодарского края" считать
утратившим силу.
4. Контроль за соблюдением Правил оформления служебных
документов в администрации Краснодарского края возложить на
управление делопроизводства администрации Краснодарского края
(Мартыненко).
5. Распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
Первый зам. главы администрации
Краснодарского края
А.А.РЕМЕЗКОВ
Приложение
к распоряжению главы
администрации Краснодарского края
от 15 января 2004 г. N 33-р
ПРАВИЛА
ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ КРАЯ
И ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ
КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящие Правила оформления служебных документов в
администрации Краснодарского края и органах исполнительной власти
Краснодарского края (далее - Правила) разработаны на основании
Унифицированной системы организационно-распорядительной
документации (ГОСТ Р 6.30-2003), принято и введенной в действие
Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
1.2. Настоящие Правила распространяются на все документы
исполнительных органов государственной власти Краснодарского края
несекретного характера и обязательны для всех должностных лиц,
государственных служащих и других сотрудников исполнительных
органов государственной власти Краснодарского края.
Служебные документы - обобщенное наименование официальных
документов, используемых в текущей деятельности должностных лиц,
государственных служащих и других сотрудников исполнительных
органов государственной власти Краснодарского края: письмо,
заявление, служебная записка и т.п.
2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Служебные документы (письма, докладные записки, служебные
записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления и т.д.)
составляются и оформляются структурными подразделениями
исполнительных органов государственной власти Краснодарского края
в соответствии с требованиями, изложенными в настоящих Правилах.
Правила оформления правовых актов главы администрации
Краснодарского края изложены в Положении о порядке подготовки
правовых актов главы администрации Краснодарского края,
утвержденном постановлением главы администрации Краснодарского
края от 9 сентября 2003 г. N 885.
2.2. Документы главы администрации Краснодарского края, его
первых заместителей, заместителей, управляющего делами
администрации края, а также руководителей исполнительных органов
государственной власти Краснодарского края оформляются на бланках
документов утвержденного образца и должны иметь определенный
состав реквизитов, расположенных в установленном порядке (образец
оформления письма прилагается).
Служебные документы рекомендуется оформлять с использованием
текстового редактора Word для WINDOOWS шрифтом размером 14, с
одинарным межстрочным интервалом. Начало абзаца устанавливается
через 12,7 мм от границы левого поля документа.
Использование в тексте документа курсива и подчеркивания не
допускается.
Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на
бланке, так и без него, должны быть не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
3. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Бланки документов главы администрации Краснодарского края,
его заместителей, управляющего делами администрации края, а также
руководителей исполнительных органов государственной власти
Краснодарского края изготавливаются на бумаге форматом А4 (210 x
297 мм) и А5 (148 x 210 мм).
3.2. Макеты бланков главы администрации Краснодарского края,
его заместителей, управляющего делами администрации Краснодарского
края, а также администрации края разрабатываются и хранятся в
управлении делопроизводства администрации Краснодарского края.
Бланк каждого исполнительного органа государственной власти
Краснодарского края разрабатывается в соответствующем органе с
соблюдением требований настоящих Правил.
3.3. В администрации Краснодарского края и в органах
исполнительной власти Краснодарского края допускается
использование бланков документов, изготовленных только
типографским способом.
4. РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ
4.1. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться
требования и правила, способствующие оперативному исполнению и
последующему использованию документов в справочных целях, а также
созданию возможности для машинной обработки информации.
Реквизитами документа являются: наименование организации
(должностного лица) - автора документа, название вида документа
(кроме письма), дата и регистрационный номер документа, текст,
подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного
удостоверения документа).
Состав перечисленных реквизитов может быть дополнен другими
реквизитами, если того требует назначение документа или правила
его обработки.
4.2. Наименование организации (должностного лица) - автора
документа приведено на бланках главы администрации Краснодарского
края, его заместителей, управляющего делами администрации
Краснодарского края, администрации Краснодарского края, а также на
бланках исполнительных органов государственной власти
Краснодарского края.
4.3. Наименование вида документа указывается на всех документах
(постановление, распоряжение, приказ, справка и т.д.), кроме
служебных писем. При его отсутствии на бланке реквизит печатается
прописными буквами. Как правило, для каждого вида
распорядительного документа в администрации Краснодарского края
используется свой бланк, на котором типографским способом
воспроизведено наименование вида документа.
4.4. Датой документа в зависимости от его вида и назначения
является:
- дата подписания и регистрации - для правовых актов главы
администрации Краснодарского края, других распорядительных
документов, издаваемых в администрации Краснодарского края, а
также для служебных документов;
- дата заседания (принятия решения) - для протоколов совещаний
и заседаний;
- дата события - для акта.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц
оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -
четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 8 декабря 2003 г. следует оформлять 08.12.2003.
В служебных документах, содержащих сведения финансового
характера, а также в распорядительных документах предпочтительным
является буквенно-цифровой способ оформления дат: 08 декабря 2003
г.
Дата документа указывается в специально обозначенном месте
бланка документа.
4.5. Регистрационный номер документа - это порядковый номер для
постановлений, распоряжений главы администрации Краснодарского
края, приказов, протоколов; для писем, поручений и другой
служебной корреспонденции - это порядковый номер, дополненный
индексом дела по номенклатуре дел. Регистрационный номер
проставляется в специально обозначенном месте бланка документа -
на уровне и после реквизита "дата документа".
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в
себя регистрационный номер и дату документа, на который должен
быть дан ответ, и обязательна для служебных документов-ответов.
4.6. Адресат указывается на отправляемых документах (письмах).
В качестве адресата могут быть организации, их структурные
подразделения, должностные или физические лица. Наименование
организации (структурного подразделения) указывают в именительном
падеже, должность лица и его фамилию указывают в дательном падеже.
При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед
фамилией. Например:
Департамент по финансам, бюджету
и контролю Краснодарского края
Первому заместителю генерального
директора департамента
С.В.Максименко
или
Первому заместителю генерального
директора департамента по
финансам, бюджету и контролю
Краснодарского края
С.В.Максименко
Если письмо отправляют в несколько однородных организаций, то
их следует указывать обобщенно. Например:
Руководителям департаментов
Краснодарского края
Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово
"копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не ставится.
При этом каждый экземпляр письма должен быть подписан, а адресат,
которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается.
При направлении письма более чем в четыре адреса составляют
список рассылки и на каждом документе указывают только одного
адресата. В этом случае допускается направлять адресатам копии
документов.
В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. При
этом соблюдается следующий порядок написания адреса:
- наименование адресата (наименование организации или при
адресовании физическому лицу - фамилия, имя, отчество);
- название улицы, номер дома, номер офиса или квартиры;
- название области, края, автономного округа (области),
республики;
- страна (для международных отправлений);
- почтовый индекс.
Например:
Государственное унитарное
предприятие Краснодарского края
"Краснодаркраймедтехника"
ул. Красноармейская, 60,
г. Краснодар, 350000
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и
инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
Обуховой В.П.
ул. Уральская, 18, кв. 2,
пос. Ясный, Красноармейский р-н,
Краснодарский край, 353660
Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы
исполнительной власти Краснодарского края, а также при переписке
между структурными подразделениями высшего исполнительного органа
государственной власти Краснодарского края - администрации
Краснодарского края.
Реквизит "адресат" располагается в правом верхнем углу первого
листа документа. Длина строки, входящей в наименование адресата,
не должна превышать 9 - 10 см. И ограничивается правой границей
текстового поля.
4.7. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения
располагают в правом верхнем углу первого листа документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения
должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования
должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов,
фамилии и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Первый заместитель главы
администрации Краснодарского края
__________________ А.А.Ремезков
личная подпись
дата
Допускается в графе утверждения документа центрировать элементы
относительно самой длинной строки.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор департамента
по финансам, бюджету и контролю
Краснодарского края
____________ С.В.Гостев
дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа правовым актом или протоколом гриф
утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ,
УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном
падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением главы
администрации Краснодарского края
от 25 июля 2003 г. N 345
4.8. Резолюция - указание по исполнению документа, написанное
соответствующим должностным лицом.
В администрации Краснодарского края резолюция оформляется на
специальном листе-бланке с наименованием должности руководителя,
пишущего резолюцию. Резолюция включает в себя фамилии, инициалы
исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок
исполнения, подпись и дату.
Например:
Савельеву С.А.
Прошу направить копии
запрашиваемых документов по
указанному в письме адресу
к 05.12.2003
______________ А.А.Кузнецов
личная подпись
дата
Допускается написание резолюции на документе. В этом случае она
располагается на первой странице документа справа между адресатом
и текстом документа.
4.9. Заголовок составляется ко всем документам, за исключением
поручений, телефонограмм, телеграмм, извещений. Допускается не
указывать заголовок к текстам документов, оформленных на бумаге
формата А5.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание
документа. Он формулируется с помощью отглагольных существительных
в предложном падеже.
Например:
О направлении...
Об отмене...
О состоянии...
Заголовок к тексту письма печатается от левой границы
текстового поля через 1 межстрочный интервал с большой буквы.
Заголовок в кавычки не заключается, точка в конце заголовка не
ставится. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными
интервалами.
4.10. Текст документа составляется в зависимости от вида
служебного документа и может оформляться в виде анкеты, таблицы,
связного текста или соединения этих структур.
Текст документа должен быть кратким, обоснованным,
обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем
информации.
При направлении документа в адрес конкретного должностного лица
допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с
использованием слов "уважаемый" или "уважаемая". Например:
Уважаемый Михаил Юрьевич!
Допускается также обращение с использованием слов "господин",
"госпожа". При этом указывается только фамилия того, к кому
обращаются. Например:
Уважаемый господин Савельев!
или
Господин Савельев!
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,27 см от левой
границы текстового поля.
В конце текста письма, перед подписью, возможно употребление
слов "С уважением". Эти слова пишутся с прописной буквы от левой
границы текстового поля документа, знаки препинания после них не
ставятся.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой
части указывают причины, основания, цели составления документа, во
второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы
- распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления -
просьбу без пояснения, справки, докладные записки - оценку фактов,
выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов
других организаций или ранее изданных документов, указывают их
реквизиты: наименование документа, наименование организации -
автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его
следует разбивать на разделы, которые нумеруют арабскими цифрами.
Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела может
состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой
(например, 1.1.). Номер пункта может состоять из номера раздела,
подраздела и пункта, разделенных точками (например, 1.1.1.).
Разделы могут иметь наименования. Например: "1. Общие
положения". Заголовки разделов при этом следует располагать в
середине строки без точки в конце и печатать прописными буквами
или с прописной буквы в начале заголовка.
При наличии в тексте ссылки на сноску она оформляется
звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1
интервал в конце каждой страницы или после текста в целом под
чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной
буквы. В конце сноски ставится точка.
При оформлении документа на двух и более страницах вторая и
последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц
проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без
знаков препинания и слова "страница", "стр.".
В распорядительных документах, а также документах, адресованных
руководству организации, текст излагают от первого лица
единственного числа. Например: "постановляю", "прошу",
"предлагаю".
Текст протокола излагают от первого лица множественного числа.
Например: "слушали", "выступили", "постановили".
В положениях, инструкциях, а также актах, справках используют
форму изложения текста от третьего лица единственного или
множественного числа. Например: "отдел осуществляет функции",
"комиссия установила".
В письмах используют формы изложения от первого лица
множественного числа, например: "Направляем на рассмотрение"; от
первого лица единственного числа, например: "Прошу выделить"; от
третьего лица единственного числа, например: "Управление
делопроизводства считает необходимым".
Тексты документов могут оформляться в виде таблиц. Графы и
строки таблиц должны иметь заголовки, выраженные именем
существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк
должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более
чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и
начиная со второй страницы печатаются только номера этих граф.
4.11. Приложения к документам оформляются на отдельных листах с
соблюдением размеров полей, шрифтов и межстрочных интервалов,
установленных для текста документов.
Наличие приложения, названного в тексте письма или другого
служебного документа, за исключением актов главы администрации
края, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то
указывают его наименование, число листов и число экземпляров. При
наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:
Приложение: 1. Должностные инструкции работникам отдела перевозок
на 5 л. в 1 экз.
2. Приказ начальника управления торговли об
утверждении командировочных расходов на 2 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, имеющий приложение,
то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: копия постановления главы администрации Краснодарского
края 05.06.2003 N 356 и копия приложения к нему, всего
на 23 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе
адреса, то отметку о его наличии оформляют так:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля
документа, через 2 межстрочных интервала после текста документа.
Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго
листа.
4.12. Подпись является обязательным реквизитом документа. В
состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего
документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и
сокращенное - на документе, оформленном на бланке). Например:
Генеральный директор департамента
образования и науки
Краснодарского края личная подпись А.А.Симанкова
или на бланке департамента образования и науки:
Генеральный директор
департамента личная подпись А.А.Симанкова
При оформлении документа на бланке должностного лица должность
этого лица не указывают. Например, подпись главы администрации
Краснодарского края на бланке "Глава администрации Краснодарского
края" оформляют так:
личная подпись А.Н.Ткачев
При подписании документа несколькими лицами разных должностей
их подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности. Например:
Первый заместитель главы администрации
Краснодарского края личная подпись А.А.Ремезков
Заместитель главы администрации
Краснодарского края личная подпись Е.П.Муравьев
При подписании документа несколькими лицами равных должностей
их подписи располагают на одном уровне:
Например:
Глава администрации Председатель Законодательного
Краснодарского края Собрания Краснодарского края
личная подпись А.Н.Ткачев личная подпись В.А.Бекетов
В документах, составленных комиссией, указывают не должности
лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в
соответствии с распределением.
Например:
Председатель комиссии личная подпись А.А.Савельев
Члены комиссии личная подпись И.М.Мысак
личная подпись Е.Б.Околович
личная подпись К.И.Кузьмин
Документ может быть подписан исполняющим обязанности
должностного лица или его заместителем. При этом указывается
должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.
Например:
Исполняющий обязанности
главы администрации
Краснодарского края личная подпись А.А.Ремезков
или:
Первый заместитель главы администрации
Краснодарского края личная подпись В.В.Пушкин
Не допускается подписывать документ, ставя предлог "за" или
косую черту перед наименованием должности.
Использование факсимильного воспроизведения подписи допускается
при подписании соглашений, извещений и т.п.
Наименование должности в реквизите "подпись" печатается от
левой границы текстового поля документа, расшифровка подписи - на
уровне последней строки наименования должности без пробела между
инициалами и фамилией.
4.13. Гриф согласования проставляется на проектах документов,
требующих предварительного рассмотрения заинтересованными органами
(организациями), структурными подразделениями, должностными
лицами.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО,
должности лица, с которым согласован документ (включая
наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи
(инициалов, фамилии) и даты согласования. Например:
СОГЛАСОВАНО
Генеральный директор департамента
по финансам, бюджету и контролю
Краснодарского края
личная подпись С.В.Гостев
дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом или другим
документом, гриф согласования оформляют так:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания экспертной
комиссии администрации
Краснодарского края
от 06.08.2003 N 9
Гриф согласования печатается от границы левого поля и
располагается ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе
согласования проекта служебного документа.
Согласование документа может оформляться не только грифом, но и
визой согласования. Виза включает в себя должность визирующего
документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату
визирования.
Например:
Генеральный директор департамента
образования и науки Краснодарского края
личная подпись А.А.Симанкова
дата
Служебные письма визируются на экземплярах, остающихся в
администрации, на лицевой стороне последнего листа документа.
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим
образом:
Замечания прилагаются
Генеральный директор
департамента образования и науки
Краснодарского края
личная подпись А.А.Симанкова
дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают
к документу.
4.14. На документах, требующих особого удостоверения, ставится
печать. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного
лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты,
связанные с финансовыми средствами. Печать также может
удостоверять соответствие копии подлиннику.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже
реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно",
должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку
подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, например:
Верно
Главный специалист
архивного отдела личная подпись Т.И.Стрельченко
дата
Копии актов главы администрации Краснодарского края заверяются
только в управлении делопроизводства администрации Краснодарского
края в соответствии с Положением о порядке подготовки правовых
актов главы администрации Краснодарского края, утвержденным
постановлением главы администрации Краснодарского края от 9
сентября 2003 г. N 885.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию
исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе
располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа
документа в левом нижнем углу от левой границы текстового поля.
Например:
В.А.Петров
52-53-54
Для осуществления автоматического поиска документа ниже отметки
об исполнителе может проставляться имя файла, код оператора, а
также другие поисковые данные документа.
Начальник управления
делопроизводства администрации
Краснодарского края
Л.М.МАРТЫНЕНКО
ОБРАЗЕЦ
Герб
Краснодарского края
УПРАВЛЯЮЩИЙ Генеральному директору
ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ департамента по финансам,
КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ бюджету и контролю
Краснодарского края
350014, гор. Краснодар, ул. Красная, 35
Тел. 68-32-31 С.В.Гостеву
09.01.2004 N 11-05.43
На N 25-04.368 от 30.12.2003
О совещании
Уважаемый Сергей Васильевич!
Довожу до Вашего сведения, что 10 января 2004 года в 11.00
состоится совещание главы администрации Краснодарского края с
руководителями исполнительных органов государственной власти края.
Совещание будет проводиться в большом зале администрации края
(ул. Красная, 35, 3-й этаж).
Приложение: повестка дня совещания на 2 л. в 1 экз.
С уважением
подпись Н.А.Долуда
И.И.Иванов
67-89-10
|
