ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КРАСНОДАРА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 13 мая 2003 г. N 845
ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КРАСНОДАРА
(в ред. Постановлений главы администрации МО г. Краснодар
от 27.04.2004 N 1015, от 04.10.2004 N 2693)
В целях наведения порядка в делопроизводстве в администрации
города постановляю:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации
города Краснодара (прилагается).
2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству в
администрации города Краснодара с 01.05.2003.
3. Руководителям структурных подразделений администрации города
Краснодара до 01.06.2003:
3.1. Привести в соответствие с Инструкцией бланки документов.
3.2. Довести содержание прилагаемой Инструкции до работников
структурных подразделений.
4. Считать утратившими силу:
постановление главы администрации города Краснодара от
19.03.2001 N 313 "О порядке внесения на рассмотрение городской
Думы Краснодара проектов решений городской Думы Краснодара,
подготовленных администрацией города Краснодара";
постановление главы администрации города Краснодара от
16.05.2001 N 678 "О Порядке согласования проектов правовых актов
главы администрации города Краснодара";
постановление главы администрации города Краснодара от
22.05.2001 N 697 "О внесении изменений и дополнения в приложение к
постановлению главы администрации города Краснодара от 16.03.2001
N 313 "О порядке внесения на рассмотрение городской Думы
Краснодара проектов решений городской Думы Краснодара,
подготовленных администрацией города Краснодара";
постановление главы администрации города Краснодара от
06.07.2001 N 1045 "О внесении изменений и дополнений в Порядок
согласования проектов правовых актов главы администрации города
Краснодара, утвержденный постановлением главы администрации города
Краснодара от 16.05.2001 N 678";
постановление главы администрации города Краснодара от
24.12.2002 N 2286 "О внесении дополнения в постановление главы
администрации города Краснодара от 16.05.2001 N 678 "О порядке
согласования проектов правовых актов главы администрации города
Краснодара";
распоряжение главы городского самоуправления - мэра города
Краснодара от 21.04.97 N 272-р "Об Инструкции по делопроизводству
в мэрии города".
5. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить
на управляющего делами администрации города В.В. Абаева.
Глава администрации
города Краснодара
Н.В.ПРИЗ
Приложение
к постановлению главы
администрации города Краснодара
от 13 мая 2003 г. N 845
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КРАСНОДАРА
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города
Краснодара (далее - Инструкция) разработана в целях
совершенствования документационного обеспечения управления и
повышения его эффективности путем унификации состава и форм
документов, установления единообразных требований, предъявляемых к
организации документооборота и оформлению документов в
администрации города Краснодара.
1.2. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к
работе с документами в администрации города Краснодара (далее -
администрация города) в соответствии с Типовой инструкцией по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,
утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от
27.11.2000 N 68 и зарегистрированной в Министерстве юстиции
Российской Федерации 26.12.2000 N 2508.
1.3. Порядок работы с секретными документами и документами,
имеющими иные ограничительные грифы, определяется специальными
инструкциями.
1.4. Структурные подразделения администрации города (далее -
структурные подразделения) организуют и ведут делопроизводство в
соответствии с настоящей Инструкцией, иными нормативно-
методическими документами. Соблюдение настоящей Инструкции
обязательно для всех работников структурных подразделений.
1.5. Положения настоящей Инструкции распространяются на
организацию работы с документами независимо от вида носителя,
включая их подготовку, регистрацию и контроль исполнения, в том
числе с применением автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.6. Делопроизводство в администрации города осуществляется с
использованием автоматизированной системы программного комплекса
"Делопроизводство и документооборот", предназначенной для учета и
сопровождения документов.
1.7. Документационное обеспечение управления и контроль за
соблюдением порядка работы с документами в администрации города
осуществляется общим отделом управления делами администрации
города (далее - общий отдел) и работниками, ответственными за
организацию делопроизводства в структурных подразделениях.
1.8. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства,
соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с
документами в структурных подразделениях возлагается на их
руководителей.
2. Общие требования к оформлению документов
2.1. Документы администрации города
2.1.1. При составлении и оформлении документов должны
соблюдаться требования и правила юридической техники,
способствующие оперативному исполнению и последующему
использованию их в справочных целях, а также созданию предпосылок
для машинной обработки информации.
2.1.2. Основными документами администрации города являются:
постановления и распоряжения главы администрации города;
распоряжения и приказы глав администраций административных
округов города Краснодара;
распоряжения и приказы глав сельских и поселковых администраций
города Краснодара;
приказы руководителей структурных подразделений, являющихся
юридическими лицами;
программы (планы);
положения (инструкции);
договоры;
акты;
протоколы;
письма;
должностные инструкции;
штатные расписания;
заявления;
справки (служебные записки, заключения, отчеты, представления).
2.2. Бланки документов
2.2.1. Постановления и распоряжения главы администрации города,
распоряжения и приказы глав администраций административных округов
города Краснодара, распоряжения и приказы глав сельских и
поселковых администраций города Краснодара, приказы руководителей
структурных подразделений, являющихся юридическими лицами, и
письма должны оформляться на бланках установленного образца и
иметь комплекс обязательных реквизитов.
2.2.2. Для бланков должна применяться бумага форматов А4 (297 х
210мм) и А5 (210 х 148 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без
него, должен иметь следующие размеры полей:
не менее 30 мм - левое;
не менее 10 мм - правое;
не менее 20 мм - верхнее;
не менее 20 мм - нижнее.
2.2.3. В зависимости от расположения реквизитов бланки могут
быть продольными (бланки постановлений - приложение 1,
распоряжений - приложения 2, 3 и приказов - приложение 4) и
угловыми бланки главы администрации города - приложение 5, бланки
администрации города - приложение 6). На продольных бланках все
реквизиты бланка располагаются по центру текстового поля, на
угловых бланках - в левом верхнем углу бланка, при этом каждый
элемент реквизита центрируется относительно самой длинной строки.
2.2.4. В структурных подразделениях применяются бланки писем в
соответствии с положением о подразделении. Бланки писем
структурных подразделений имеют единую форму (приложение 7).
Коллегиальные органы, входящие в структуру управления
администрации города, могут иметь собственные бланки (приложение
8).
Бланки писем структурных подразделений допускается
изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной
полиграфии или воспроизводить с помощью средств оргтехники
непосредственно при изготовлении конкретного документа.
Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть
белого цвета. Бланки для документов постоянного хранения
изготавливаются на бумаге высших сортов.
Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов
документов, для оформления копий писем, остающихся в делах.
2.2.5. Организация изготовления бланков главы администрации
города, администрации города, постановлений и распоряжений главы
администрации города, в том числе номерных бланков, осуществляется
управлением делами администрации города. Номерные бланки выдаются
под роспись в общем отделе. Испорченные бланки подлежат возврату в
общий отдел, где ведется их учет.
2.3. Реквизиты документов
2.3.1. Каждый документ состоит из отдельных составляющих его
элементов, называемых реквизитами.
2.3.2. В документах администрации города, как правило,
указываются следующие реквизиты:
изображение герба города Краснодара;
наименование главы администрации города, администрации города
или структурного подразделения;
справочные данные об администрации города или структурном
подразделении;
наименование вида документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
адресат;
гриф утверждения документа;
резолюция;
заголовок к тексту документа;
отметка о контроле;
текст документа;
отметка о наличии приложения;
подпись;
гриф согласования документа;
виза согласования документа;
печать;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
отметка об исполнении документа и о направлении его в дело;
отметка о поступлении документа в администрацию города или
структурное подразделение.
В процессе подготовки и оформления документов состав указанных
реквизитов может быть дополнен иными реквизитами, если того
требует назначение документа.
Реквизиты документа, как правило, отделяются один от другого 2
- 3 межстрочными интервалами.
2.3.3. Реквизит "Изображение герба города Краснодара"
располагается на 12 мм выше верхнего текстового поля бланка,
высота герба составляет не более 20 мм.
Данный реквизит обязателен для постановлений и распоряжений
главы администрации города, распоряжений и приказов глав
администраций административных округов города Краснодара,
распоряжений и приказов глав сельских и поселковых администраций
города Краснодара, приказов руководителей структурных
подразделений, являющихся юридическими лицами, и писем.
2.3.4. Реквизит "Наименование главы администрации города,
администрации города или структурного подразделения" является
собирательным обозначением автора документа.
Данный реквизит обязателен для видов документов, указанных в
пункте 2.3.3 настоящей Инструкции. На гербовых бланках данный
реквизит располагается ниже герба города.
На бланках структурных подразделений указывается наименование
"Администрация города Краснодара", на следующей строке -
наименование структурного подразделения. Наименование структурного
подразделения должно соответствовать положению об этом структурном
подразделении.
При подготовке документа совместно двумя и более структурными
подразделениями их наименования следует располагать на стандартном
листе бумаги, при этом они размещаются в верхней части листа на
одном уровне.
2.3.5. Реквизит "Справочные данные об администрации города или
структурном подразделении" содержит сведения об администрации
города или ее структурном подразделении, необходимые при
информационных контактах.
Справочные данные об администрации города или ее структурном
подразделении включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов,
адрес электронной почты.
Данный реквизит располагается ниже наименования администрации
города или структурного подразделения.
2.3.6. Реквизит "Наименование вида документа". В составе
реквизита указывается конкретный вид документа.
Данный реквизит обязателен для всех видов документов, за
исключением писем.
2.3.7. Реквизит "Дата документа". Датой документа является дата
его подписания (правовой акт, заключение, заявление) или
утверждения (должностная инструкция), дата заседания (протокол),
дата составления (акт).
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц
оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год
начиная с 2000 года оформляют четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 23 августа 2001 года следует оформлять - 23.08.2001
(точка, буква "г." или слово "год" после даты не указываются). В
постановлениях и распоряжениях главы администрации города,
распоряжениях и приказах глав администраций административных
округов города Краснодара, распоряжениях и приказах глав сельских
и поселковых администраций города Краснодара, приказах
руководителей структурных подразделений, являющихся юридическими
лицами, используется только цифровой способ оформления даты.
Допускается словесно - цифровой способ оформления даты,
например: 20 марта 2001 года или 20 марта 2001 г., при этом все
даты в тексте документа должны быть оформлены одинаковым способом.
Данный реквизит обязателен для всех видов документов.
2.3.8. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из
порядкового номера документа, который можно дополнить индексом
дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте,
исполнителях и другой информацией с учетом выполнения требований,
необходимых при эксплуатации электронной системы регистрации
документов.
Регистрационный номер документа, подготовленного совместно
двумя и более структурными подразделениями (органами), совпадает с
регистрационным номером ответственного структурного подразделения,
готовившего документ.
Данный реквизит обязателен для всех видов документов,
подлежащих регистрации.
2.3.9. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату
документа" включает регистрационный номер и дату документа, на
который дается ответ.
Данный реквизит обязателен для писем, располагается на бланке
ниже реквизитов "Дата документа" и "Регистрационный номер
документа".
2.3.10. Реквизит "Гриф (пометка) ограничения доступа к
документу" свидетельствует об особом характере информации,
ограничивающем круг лиц, имеющих доступ к документу, и оформляется
словами "Для служебного пользования", "Секретно",
"Конфиденциально" и др.
Гриф ограничения доступа к документу проставляется без кавычек
в правом верхнем углу первого листа документа.
2.3.11. Реквизит "Адресат". В качестве адресата документа могут
быть органы государственной власти, органы местного
самоуправления, предприятия, учреждения и организации (далее -
организации), их структурные подразделения, должностные лица,
граждане.
В адресе наименование организации или его структурного
подразделения указывается в именительном падеже. Должность лица,
которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При
адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед
фамилией.
Данный реквизит обязателен для документов, подлежащих рассылке,
указывается в правом верхнем углу первого листа документа.
В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить
почтовый адрес. Если письмо адресуется организации, указывают ее
наименование, затем почтовый адрес. При адресовании документа
гражданину указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы
получателя.
Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к
самой длинной строке.
2.3.12. Реквизит "Гриф утверждения документа". Документ
утверждается должностным лицом или специально издаваемым
документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения
должен состоять из слова "УТВЕРЖДАЮ" (прописными буквами без
кавычек), должности лица, утверждающего документ, его подписи,
инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
города Краснодара
_______________ Н.В. Приз
(личная подпись)
4 января 2002 года
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа"
центрировать элементы относительно самой длинной строки.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом,
протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН"
(прописными буквами без кавычек в соответствующих роде и числе),
наименования утверждающего документа в творительном падеже, его
даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Протоколом общего
собрания акционеров
от 15.08.2001 N 14
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу
документа.
2.3.13. Реквизит "Резолюция" является кратким указанием
должностного лица по решению вопроса (исполнению документа) и
включает в себя фамилии исполнителей, содержание поручения, срок
его исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и
дату.
Данный реквизит обязателен для всех документов, подлежащих
исполнению и постановке на контроль.
Резолюция ставится на лицевой стороне первого листа документа в
верхней правой его части между адресатом и текстом документа.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6,
приложенном к документу.
2.3.14. Реквизит "Заголовок к тексту документа" отражает
краткое содержание текста.
Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и
отвечать на вопросы "о чем?" или "о ком?".
Заголовок указывается к тексту, содержащему более одной
страницы.
Заголовок составляется лицом - составителем проекта документа.
Заголовок обязателен для всех документов, за исключением писем
и документов, оформленных на бланках форматов А5, А6.
Заголовок к правовому акту располагается от левой границы
текстового поля без кавычек и точки в конце. Заголовок к другим
документам (протокол, должностная инструкция, заявление и т.д.), а
также к таблицам, планам границ, схемам располагается по центру
текстового поля документа. Заголовок, состоящий из двух и более
строк печатается через 1 межстрочный интервал. Заголовок не должен
превышать пяти строк.
2.3.15. Реквизит "Отметка о контроле" оформляется на всех
документах, подлежащих контролю, обозначается штампом "Контроль"
или отметкой "К" и располагается в правом верхнем или нижнем углу
документа.
2.3.16. Реквизит "Текст документа", как правило, состоит из
двух частей. В первой части (преамбуле) указываются факты,
основания, цели составления документа, во второй (заключительной)
- решения, поручения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации и
др. Текст документа может содержать одну заключительную часть.
В тексте документа при ссылке на правовой акт следует иметь в
виду, что при ссылке на федеральные законы и законы Краснодарского
края указывается их полное наименование, например: на основании
Конституции Российской Федерации, Закона Российской Федерации "О
занятости населения в Российской Федерации", Федерального закона
"О социальной защите инвалидов в Российской Федерации", Закона
Краснодарского края "О квотировании рабочих мест в Краснодарском
крае". Дата и номер при этом указываются после наименования
закона.
При ссылке на указы, постановления и распоряжения перед
наименованием обязательно указываются дата (цифровым способом) и
номер, например: на основании постановления главы администрации
города Краснодара от ___________ N _____ "О ____________________".
Сокращения в текстах наименований правовых актов недопустимы.
Тексты документов могут подразделяться на части, главы,
разделы, подразделы, пункты и подпункты. Заголовки частей, глав,
разделов и подразделов пишутся с прописной буквы по центру
текстового поля. Допускается писать прописными буквами
наименования частей, глав и разделов. Точка в конце заголовка и
подзаголовка не ставится. Пункты и подпункты текста нумеруются
арабскими цифрами, разделенными точками, и пишутся с абзаца.
Тексты пунктов и подпунктов пишутся с прописной буквы и
заканчиваются точкой. Если текст документа (его раздел) содержит
один пункт, то номер ему не присваивается.
Текст пункта может состоять из абзацев, которые не нумеруются.
При этом абзац может начинаться как с прописной буквы (в конце
абзаца ставится точка), так и со строчной буквы (в конце абзаца
ставится точка с запятой).
В правовых актах (постановление, распоряжение), а также в
других документах (заявление, служебная записка) текст излагается
от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю",
"прошу", "предлагаю").
В протоколах текст излагается от третьего лица множественного
числа ("слушали", "выступили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности (положение,
инструкция, правила и др.), а также содержащих описание сведений,
подтверждение фактов, событий, оценку деятельности (акт,
заключение, справка, отчет и др.), текст излагается от третьего
лица единственного или множественного числа (например: "комиссия
установила", "члены комиссии пришли к выводу").
В письмах используют следующие формы изложения текста:
от первого лица множественного числа ("просим направить",
"направляем заключение");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым",
"прошу выделить");
от третьего лица единственного числа ("департамент не
возражает", "комитет считает возможным").
Выбор определенных языковых средств при составлении документов
осуществляется с соблюдением общих требований делового стиля
(нейтральности, полноты, конкретности, ясности, убедительности и
лаконичности изложения).
В тексте документа должны быть соблюдены нормы литературного
языка. Слова диалектные, разговорные, устаревшие исключаются.
Слово в тексте документа должно употребляться в том значении, в
каком оно употребляется в общелитературном языке, не допускается
возможность двоякого или неопределенного толкования,
многозначности. При наличии лексических вариантов предпочтение
отдается стилистически нейтральным единицам, например: из двух
форм - "надо" и "необходимо" предпочтение следует отдавать второму
варианту, поскольку первый вариант имеет разговорный оттенок.
Необходимо исключить из текста лишние слова, которые в
документе не имеют смысла и не несут никаких смысловых оттенков
(не "направляем Вам по принадлежности", а "направляем Вам"; не
"настоящим предлагается", а "предлагается" или "предлагаем").
Употребление профессионализмов (слов, свойственных людям какой-
либо профессии) должно быть ограничено.
Следует избегать речевых излишеств (например: "свободная
вакансия", "в срок до 10.05.2001").
При построении сложных предложений следует учитывать, что их
перечисляемые части (отдельные слова, распространенные обороты или
придаточные предложения) должны быть однородными, то есть отвечать
на один вопрос, например:
работник отдела, которому поручено осуществлять контроль и
проверку выполнения поручения, обязан:
проверить наличие сведений о документе в автоматизированной
регистрационно-контрольной картотеке;
установить непосредственных исполнителей поручения;
обобщить сведения о ходе выполнения поручения.
В тексте документа (кроме правового акта) следует употреблять
или общепринятые сокращения (например: МУ - муниципальное
учреждение), или сокращения, расшифрованные в скобках при первом
упоминании в тексте (например: ГОР - группа оперативного
реагирования).
При наличии в тексте документа сноски ее символ оформляется
цифрой со скобкой или звездочкой: 1) или *. Текст сноски после ее
символа должен начинаться с прописной буквы (печатается с абзаца в
конце соответствующей страницы), например:
___________________________________
1) Информация корректируется ежеквартально.
На одной странице не должно быть более трех сносок.
Если в тексте документа имеется выделенная в самостоятельный
абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то
слово "Основание" печатается ниже текста документа (без интервала)
от левой границы текстового поля. Все строки текста основания
располагаются вправо от двоеточия после слова "Основание",
например:
Основание: письмо-приглашение Ассоциации иммунологов от 10.02.2001
N 840.
При наличии примечания к тексту слово "Примечание" печатается
ниже текста документа (без интервала) от левой границы текстового
поля, после него ставится двоеточие. Если примечаний несколько, то
печатается слово "Примечания", ставится двоеточие, а пункты
примечания нумеруются (текст пунктов примечания должен начинаться
с прописной буквы). Все строки самого примечания располагаются
вправо от двоеточия. Например:
Примечание: участники конкурса должны пройти регистрацию в малом
зале заседаний.
или
Примечания: 1. Графы 2, 3 заполняются специалистами департамента
финансов администрации города.
2. Графы 5, 6 заполняются специалистами департамента
муниципальной собственности и городских земель
администрации города.
Текст, содержащий информацию, характеризующую несколько
объектов по ряду признаков, оформляется таблицей (штатное
расписание, перечень, план мероприятий, отчетно-статистические
документы).
Если в тексте документа информация представлена в табличной
форме, то в нем делается ссылка на таблицу, которая оформляется с
указанием слова "Таблица" и заголовка к ней. Если таблиц
несколько, то они нумеруются в порядке упоминания их в тексте,
знак "N" после слова "таблица" не ставится, например: Таблица 2.
Таблицы имеют два уровня деления текста: вертикальный (графы) и
горизонтальный (строки). Обобщенное наименование признаков в
таблице составляют заголовок и подзаголовок граф, наименование
объектов - заголовок и подзаголовок строк таблицы.
Графы таблиц при количестве страниц текста более одной должны
быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной
странице, то на последующих страницах печатаются номера граф. При
большом количестве граф таблицы допустимо повторение заголовков
граф. Нумерация подзаголовков строк указывается в первой графе.
Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со
строчных, если они дополняют заголовок. Если подзаголовок имеет
самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.
Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем
существительным в именительном падеже единственного числа. В
заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются
только общепринятые условные сокращения, например:
-----T-------------------------------T--------------T------------¬
¦ N ¦ Наименование изделий ¦ Единица ¦Организация-¦
¦ пп ¦ ¦ измерения ¦ поставщик ¦
+----+-------------------------------+--------------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
L----+-------------------------------+--------------+-------------
Текст документа в таблице печатается по ширине текстового поля
с использованием переносов слов.
При подготовке документов на двух и более листах второй и
последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются
арабскими цифрами посредине верхнего поля страницы.
2.3.17. Реквизит "Отметка о наличии приложения" может быть
оформлен несколькими способами.
Если в тексте документа упоминается название приложения, то в
отметке о наличии приложения указывается количество листов и
экземпляров, например:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если наименование приложения не упоминается в тексте, то в
отметке о наличии приложения указывается его наименование,
количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких
приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N),
например:
Приложения: 1. Протокол собрания учредителей ОАО "Краснодарэнерго"
на 5 л. в 1 экз.
2. Проект плана поэтапного ввода системы
информационного обеспечения производства на 2 л. в
1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий
приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим
образом:
Приложение: договор от 31.03.2003 N 17 и приложения к нему,
всего на 25 л.
Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только
количество экземпляров, в зависимости от того, имеется ссылка на
приложение в тексте или нет, например:
Приложение: в 3 экз.
Если документ направляется в несколько адресов, а приложение
только в один адрес, то отметка о приложении оформляется следующим
образом:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.
Отметка о наличии приложения располагается под текстом
документа от левой границы текстового поля.
2.3.18. Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности
лица, подписавшего документ, его личной подписи, расшифровки
подписи (инициалы, фамилия).
Расшифровка подписи указывается на уровне последней строки
наименования должности.
На бланках должностного лица его должность не указывается.
При подписании документов и при их согласовании следует
использовать чернила или тушь (пасту) синего или фиолетового
цвета.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности
лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в
соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии ____________________ Н.Н. Петриков
(личная подпись)
Члены комиссии: ____________________ Е.Л. Прохоров
(личная подпись)
____________________ П.В. Соколенко
(личная подпись)
При подписании совместных документов подписи должностных лиц
располагаются на одном уровне, на всех экземплярах подписи должны
быть подлинные.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности
должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии
или указанием, что он исполняет обязанности должностного лица. Не
допускается ставить предлог "За" или косую черту перед
наименованием должности.
2.3.19. Реквизит "Гриф согласования документа" выражает
согласие руководителя структурного подразделения, органа или
учреждения с содержанием документа.
Реквизит состоит из слова " СОГЛАСОВАНО" (прописными буквами
без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ
(включая наименование администрации города или структурного
подразделения), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы,
фамилия) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления здравоохранения
администрации города
_______________ В.А. Щепотин
(личная подпись)
23.02.2003
Если согласование выражено в письме, протоколе или другом
документе, гриф согласования оформляется со ссылкой на этот
документ, например:
СОГЛАСОВАНО
Протоколом заседания
Совета по спортивно-массовой
работе
от 01.03.2003 N 10
Данный реквизит оформляется на документах, подлежащих
утверждению, располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем
углу последнего листа документа.
2.3.20. Реквизит "Виза согласования документа" состоит из
подписи визирующего, расшифровки подписи (должность визирующего,
инициалы, фамилия) и даты согласования. На документе может быть
несколько виз.
При наличии замечаний по проекту правового акта, замечания
печатаются на отдельном листе и прилагаются к проекту, а виза
оформляется следующим образом:
Директор правового департамента
администрации города ________________ А.В. Лимаренко
(личная подпись)
_________________
(дата)
Замечания прилагаются
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и
прилагаются к документу.
При согласовании проектов правовых актов главы администрации
города визирующие лица в целях обеспечения идентичности текстов
рассмотренного проекта и изданного правового акта могут
проставлять специальную отметку в виде штампа в левом нижнем углу
лицевой стороны каждого листа документа.
2.3.21. Реквизит "Печать" заверяет подлинность подписи
должностного лица на документах.
В администрации города используются гербовые печати и простые
круглые печати. Печати проставляются на документах для
подтверждения их подлинности.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он
захватывал часть наименования должности лица, подписавшего
документ, и его личной подписи. На документах финансового
характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как
правило, место нанесения печати обозначается символом "МП".
Оттиск проставляемой печати должен быть синего или фиолетового
цвета и хорошо читаемым.
2.3.22. Реквизит "Отметка о заверении копии" при заверении
соответствия копии документа подлиннику следует оформлять
следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляют
заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию,
личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату
заверения, печать, например:
Верно
Заведующая архивным отделом
администрации города Краснодара _________________ Л.А. Ищук
(личная подпись)
_________________
(дата)
Данный реквизит располагается ниже удостоверяемого текста
документа от левой границы текстового поля или на оборотной
стороне сброшюрованного документа. Оформление копий документов,
находящихся на хранении в архивном отделе администрации города,
регламентируется правилами и инструкциями Федеральной архивной
службы Российской Федерации.
Копии (ксерокопии) правовых актов для удостоверения их
соответствия подлинникам заверяются печатью, предназначенной для
заверения копий соответствующих документов, заверительная надпись
"Верно" не проставляется.
Если документ (положение, устав) требуется сброшюровать (для
представления в банковские учреждения, судебные органы, для
нотариальных сделок), то на левом поле документа делается три
прокола (в центре, от центра вверх и вниз по 5 см), через которые
пропускается скрепляющий материал (нить). Концы скрепляющего
материала выводятся на оборотную сторону последнего листа
документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги
(размером 10 х 6 см) с заверительной надписью, например:
-------------------------------------¬
¦В положении прошнуровано (пронумеро-¦
¦вано 6 (шесть) листов ¦
¦Верно ¦
¦Начальник общего отдела ¦
¦управления делами ¦
¦ ¦
¦ _________________ Л.В. Юраш ¦
¦ (личная подпись) ¦
¦ _________________ ¦
¦ (дата) ¦
¦МП ¦
L-------------------------------------
Подпись заверяется печатью, при этом оттиск печати должен
захватывать подпись, поставленную на наклеенном листе бумаги, и
лист, на который он наклеен.
2.3.23. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя
фамилию (без инициалов) исполнителя документа и номер телефона
(без буквы "т." и пробелов или дефиса между цифрами номера),
например:
Митяев
594834
Данный реквизит обязателен для писем, указывается в нижнем углу
лицевой стороны (при отсутствии места - на оборотной стороне)
последнего листа документа от левой границы текстового поля.
2.3.24. Реквизит "Отметка об исполнении документа и о
направлении его в дело" содержит ссылку на дату и регистрационный
номер документа, свидетельствующие о его исполнении, или (при
отсутствии такого документа) - краткие сведения об исполнении,
слова "В дело", номер дела, где будет храниться документ, подпись
исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором
исполнен документ.
Данный реквизит обязателен для документов, исполненных согласно
поручениям, располагается в нижней части первого листа документа и
оформляется от левой границы текстового поля.
2.3.25. Реквизит "Отметка о поступлении документа в
администрацию города или структурное подразделение" содержит
регистрационный номер и дату поступления документа (при
необходимости - часы и минуты). Отметку о поступлении документа
допускается проставлять в виде штампа. Примерный перечень
документов, не подлежащих регистрации, представлен в приложении 9.
Данный реквизит обязателен для входящих документов, подлежащих
регистрации, и располагается в правом нижнем углу первого листа
документа.
3. Требования к подготовке и оформлению правовых
актов в администрации города
3.1. Виды правовых актов
Правовыми актами в администрации города являются:
постановления и распоряжения главы администрации города;
распоряжения и приказы глав администраций административных
округов города Краснодара;
распоряжения и приказы глав сельских и поселковых администраций
города Краснодара;
приказы руководителей структурных подразделений, являющихся
юридическими лицами.
3.2. Общие требования к правовым актам
3.2.1. Правовые акты вступают в силу с момента их подписания,
если иное не предусмотрено в самом акте.
Правовые акты должны соответствовать требованиям системы
документационного обеспечения управления, юридической техники и
настоящей Инструкции.
Проекты правовых актов главы администрации города Краснодара
могут быть внесены следующими руководителями:
заместителями главы администрации города;
руководителями структурных подразделений;
главами администраций административных округов города
Краснодара;
главами сельских и поселковых администраций города Краснодара.
Проекты правовых актов оформляются составителем проекта на
единых типовых бланках в соответствии с настоящей Инструкцией.
Разработка проектов правовых актов возможна в виде подготовки:
нового правового акта;
изменений и дополнений действующих правовых актов.
При подготовке правовых актов необходимо руководствоваться
основными принципами:
законности;
отражения в правовых актах интересов населения;
единства, полноты, непротиворечивости системы правовых актов;
планомерности и оперативности подготовки правовых актов;
указания в правовых актах механизма их реализации.
До начала работы над проектом правового акта следует:
выяснить, имеется ли действительная потребность в решении той
или иной задачи на уровне данного правового акта;
установить общую цель предполагаемого правового регулирования;
четко определить существо вопроса, который необходимо решить в
проекте;
выяснить, входит ли решение данного вопроса в компетенцию
соответствующего руководителя.
На начальной стадии подготовки проекта рекомендуется:
ознакомиться с действующими в крае нормативными правовыми
актами по теме проекта; со справками по вопросам, возникшим в
практике применения действующих правовых актов, изучить
предложения ученых и специалистов;
определить перечень вопросов, которые необходимо решить в
правовом акте;
изучить статистические данные и общественное мнение на
городском уровне;
определить возможные последствия правового акта:
экономические, социальные, политические, правовые,
экологические и др.;
определить возможные затраты (материальные, финансовые и др.),
необходимые для реализации будущего правового акта.
При подготовке проектов правовых актов необходимо определить
конкретных исполнителей и реальные сроки выполнения.
Если в связи с принятием правового акта прекращаются,
изменяются правоотношения, урегулированные ранее принятыми
правовыми актами, то в проекте необходимо указать, какие из них
признаются утратившими силу или подлежат изменению и в какой
части.
3.2.2. Заголовок к тексту правового акта отвечает на вопросы "о
чем?" или "о ком?". Заголовок не заключается в кавычки. Заголовок,
состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный
интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
В проект правового акта включаются только положения по теме,
обозначенной в его заголовке.
3.2.3. Текст правового акта излагается простым, ясным языком,
по возможности короткими фразами. Не допускаются образные
сравнения, метафоры.
Понятия и определения должны употребляться в проекте только в
одном значении в соответствии с общепринятой терминологией.
Текст правового акта содержит, как правило, преамбулу
(вступительную часть) и постановляющую (распорядительную) часть.
Если содержание правового акта не нуждается в пояснениях, то
вступительная часть отсутствует (для коротких распоряжений). Текст
отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.
Преамбула содержит обоснования принятия правового акта. В ней
указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие
причиной или поводом для издания документа, а также могут
содержаться ссылки на законы и другие акты, в соответствии с
которыми принимается данный документ.
Преамбула в постановлениях главы администрации завершается
словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", которое печатается без кавычек прописными
буквами последовательно по тексту без знака переноса.
Постановляющая (распорядительная) часть излагается в
повелительной форме. В ней указывается, кому какие действия
предписывается выполнить и в какие сроки.
Постановляющая (распорядительная) часть документа может
подразделяться на пункты, пункты - на подпункты.
Пункты документов группируются по их значимости - от наиболее
существенных вопросов к второстепенным - и имеют единую (сквозную)
нумерацию. Нумеруются пункты арабскими цифрами с точкой, текст
после номера пункта начинается с прописной буквы.
Подпункты нумеруются, как правило, арабскими цифрами,
разделенными точками.
После строчных обозначений со скобкой: а), б), в) - знак
препинания не ставится, подпункты начинаются со строчной буквы и
отделяются точкой с запятой.
Каждый пункт должен содержать законченную мысль и включать, как
правило, одно предписание. Несколько связанных между собой
предписаний помещаются в один пункт в тех случаях, когда они
взаимно дополняют и обуславливают друг друга или обращены к одному
субъекту.
Если требуется многократно упомянуть в документе тот или иной
объект (круг объектов), а также когда в документе неоднократно
употребляется то или иное понятие, при первом упоминании о таком
объекте (круге объектов, понятий) приводится его полное и в
скобках сокращенное наименование по форме: (далее именуется - ...)
или (далее - ...), а в последующем тексте употребляется только его
сокращенное наименование.
Наименования упоминаемых в документе органов, организаций всех
форм собственности и других объектов приводятся в полном
соответствии с их официальным наименованием.
Если выполнение документа предполагает контроль, то в конце
текста документа, как правило, содержится пункт о возложении
контроля. При этом указывается полное наименование организации и
фамилия ответственного лица.
Например: "Контроль за выполнением настоящего постановления
возложить на первого заместителя главы администрации города
Краснодара И.И. Левченко" или "Контроль за выполнением настоящего
распоряжения возложить на департамент городского хозяйства
администрации города Краснодара (Николаенко) и аппарат главы
администрации города Краснодара (Жердев)".
В некоторых случаях глава администрации города (должностное
лицо, им уполномоченное), глава администрации административного
округа города Краснодара, руководитель структурного подразделения,
являющегося юридическим лицом, может контролировать выполнение
правового акта лично. При этом пункт о возложении контроля
излагается так: "Контроль за выполнением постановления
(распоряжения) оставляю за собой".
Сроки исполнения правовых актов указываются в тексте документа.
В случае если срок не указан, документ исполняется, как правило, в
месячный срок со дня издания.
При наличии приложений к правовому акту в тексте документа
обязательно делается ссылка "согласно приложению" или
"(прилагается)".
Последним пунктом правового акта может быть пункт о вступлении
документа в силу.
3.2.4. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами
и состоит из наименования должности руководителя, например "Глава
администрации города Краснодара", его личной подписи, и
расшифровки подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатаются от левой границы текстового
поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи печатается
у правой границы текстового поля и располагается на уровне
последней строки наименования должности.
Постановления и распоряжения главы администрации города могут
подписываться должностными лицами администрации города,
уполномоченными главой администрации города. В этом случае
указывается должность уполномоченного лица.
Ниже реквизитов подписи главы администрации города, главы
администрации административного округа города Краснодара,
руководителя структурного подразделения, являющегося юридическим
лицом, располагается сплошная линия, отделяющая текст документа от
подписей лиц, вносящих и подготавливающих проект.
3.3. Приложение к правовому акту
3.3.1. Приложения к документам оформляются на отдельных листах
бумаги. В качестве приложения к правовому акту оформляются
документы, которые им утверждаются (положение, порядок, правила,
инструкция, структура и штатное расписание структурного
подразделения, план мероприятий, график, смета и т.д.) или
дополняются, поясняют его содержание (таблица, справка и т.д).
В приложении к правовому акту на первом листе в правом верхнем
углу пишется слово "Приложение" и указывается вид правового акта,
его дата и регистрационный номер.
Приложение должно иметь заголовок, который печатается по центру
текстового поля. Слова "ПОЛОЖЕНИЕ", "ВРЕМЕННОЕ ПОЛОЖЕНИЕ",
"СТРУКТУРА", "ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ", "СОСТАВ", "СМЕТА" и другие
ключевые слова в заголовке к приложению печатаются прописными
буквами на отдельной строке без кавычек.
При подготовке приложений на двух и более страницах вторая и
последующие страницы нумеруются. Нумерация страниц в каждом
приложении должна быть самостоятельная.
Если в правовом акте несколько приложений, то они нумеруются в
порядке упоминания их в тексте документа (знак "N" перед
числительным не ставится), а ссылка оформляется следующим образом:
... согласно приложению 1,
или
... (приложения 1, 2),
или
... (приложения 2 - 4).
Приложение должно быть подписано заместителем главы
администрации города или руководителем структурного подразделения,
внесшим проект, а также управляющим делами администрации
муниципального образования город Краснодар.
(в ред. Постановления главы администрации МО г. Краснодар от
27.04.2004 N 1015)
В тексте приложений допускается использовать полужирный шрифт
при печатании заголовков, подзаголовков и курсив - для отдельных
слов в тексте. Подчеркивание слов, предложений в тексте обычно не
допускается.
3.3.2. Приложения по форме изложения текста можно разделить на
три группы:
текстовые приложения;
приложения, оформленные в виде таблиц;
графические приложения.
В виде текстовых приложений оформляются положение, инструкция,
порядок, концепция, регламент, методика, правила и т.д.
Тексты положений, регулирующих деятельность структурных
подразделений, как правило, должны состоять из следующих основных
разделов:
общие положения;
основные задачи;
основные функции;
права;
организация работы.
Если приложение содержит большое количество листов, разделов,
то для удобства работы с такими документами составляется
содержание. В этом случае гриф утверждения и наименование
документа (например: Концепция развития жилищного строительства)
может печататься на отдельном (титульном) листе.
Общее количество листов в приложении считается начиная с
титульного листа, но на титульном листе номер страницы не
указывается.
При наличии в текстовом приложении неоднократно упоминаемых
понятий (терминов) целесообразно раскрыть их в отдельном разделе
(подразделе, пункте), при этом понятие может печататься курсивом,
а расшифровка к нему печататься строчными буквами.
Если текстовое приложение необходимо дополнить справочным
материалом (методика, таблица, форма и др.), то оно может
оформляться как приложение. В этом случае в текстовом приложении
делается ссылка на приложение, которое помещают сразу после текста
приложения.
В виде таблицы оформляется план мероприятий, штатное
расписание, смета расходов, характеристика объекта, лимит
финансирования, график (работы, приема, поставки и т.д.), состав
коллегиального органа (комиссии, рабочей группы, организационного
комитета) и т.д.
План мероприятий, как правило, состоит из следующих граф:
порядковый номер, наименование мероприятия, срок исполнения,
ответственный за исполнение (или исполнитель) и место проведения.
В графе "Наименование мероприятия" указывается содержание
мероприятий.
Срок исполнения мероприятия может быть указан в виде даты
(например: 20.12.2000) или периода времени (например: IV квартал,
в течение апреля, март - май). Если план мероприятий рассчитан на
один год, то в заголовке указывается год, а в графе "Срок
исполнения" - даты или периоды времени (без указания года).
Если план мероприятий рассчитан на несколько лет, то срок
исполнения мероприятия может быть оформлен следующим образом: 2000
г.; ежегодно, май - июнь; 2001 - 2004 г.г.; постоянно.
В графе "Ответственный за исполнение" указывается наименование
структурного подразделения (муниципального учреждения,
предприятия) или фамилия и инициалы должностного лица. Допускается
указывать сокращенное наименование муниципальных учреждений,
предприятий. Сокращенное наименование должно быть указано в
скобках после полного наименования при первом упоминании в тексте.
План мероприятий может дополняться графами: сумма затрат,
источник финансирования. В графе "Сумма затрат" после слова
"затрат" через запятую указывается единица измерения (например:
рублей, тыс. рублей), а в соответствующей строке - денежная сумма
(без единицы измерения) и, если необходимо, периодичность
поступления средств (например: 200, ежегодно; 30, ежемесячно).
В графе "Источник финансирования" указывается запланированный
источник денежных средств (бюджет города) или предполагаемый
источник финансирования.
В заголовке к штатному расписанию указывается наименование
структурного подразделения.
В штатном расписании структурного подразделения указывается:
наименование подразделений и должностей (без сокращений);
количество штатных единиц;
коэффициент кратности к величине минимальной заработной платы;
должностной оклад.
Итоговые данные по количеству штатных единиц и коэффициенту
указываются для каждого подразделения отдельно, а также всего по
штатному расписанию.
Если в штатном расписании структурного подразделения
предусмотрены штатные единицы муниципальных служащих и работников,
не относящихся к муниципальным служащим, то оформляется отдельная
таблица (раздел) с заголовком "Категории работников, не
относящихся к муниципальным служащим".
Состав коллегиального органа (комиссии, рабочей группы,
организационного комитета и т.д.) оформляется в виде таблицы без
обрамления и начинается с заголовка, в котором указывается полное
наименование коллегиального органа.
Включение в состав коллегиального органа лиц, не являющихся
работниками структурных подразделений, осуществляется по
согласованию с ними, а при оформлении состава коллегиального
органа после указания их должности в скобках указывают: "по
согласованию".
Допускается выделение наименований граф и строк, заголовков
разделов или подразделов таблицы шрифтом другой насыщенности. В
виде графического приложения к правовым актам оформляется
структура структурного подразделения, план границ земельного
участка, график, диаграмма и т.д.
При оформлении структуры структурного подразделения указываются
полные наименования отделов (должностных лиц) и организационные
связи между ними, обозначаемые линиями или стрелками.
3.4. Порядок согласования проектов правовых актов
3.4.1. Согласование проектов правовых актов проводится для
предварительного рассмотрения, оценки целесообразности документа,
его обоснованности и соответствия действующему законодательству.
3.4.2. При согласовании к проекту правового акта должны быть
приложены материалы, на основании которых был разработан данный
проект.
3.4.3. На завершающем этапе подготовки проекта правового акта
главы администрации города (после его внешнего согласования)
ответственное лицо общего отдела (корректор) вносит в него свои
правки и передает составителю проекта для доработки.
3.4.4. После доработки оформленный в соответствии с настоящей
Инструкцией проект правового акта главы администрации города
подписывается корректором с обязательным визированием им каждого
листа проекта и передается советнику главы администрации,
курирующему соответствующее направление деятельности администрации
города, для предварительного рассмотрения, предусматривающего
подтверждение действительной потребности принятия рассматриваемого
правового акта и правильности возложения контроля за его
выполнением, а также наличия необходимых внешних согласований. По
результатам предварительного рассмотрения советник главы
администрации может дать свое заключение о необходимости и об
обоснованности принятия данного проекта правового акта, его
актуальности и целесообразности.
3.4.5. После подписания проекта советником главы администрации
завершающий этап подготовки проекта правового акта главы
администрации города считается законченным и он в дальнейшем
подлежит внутреннему согласованию согласно перечню лиц,
согласующих проект правового акта, в установленной
последовательности с соблюдением соответствующих сроков
согласования (приложение 10).
Срок внутреннего согласования проекта правового акта при
условии качественной его подготовки не должен превышать трех
рабочих дней, в исключительных случаях - пяти рабочих дней (при
анализе правовых актов большого объема, содержащих приложения в
виде положений, концепций, программ, планов и т.п.).
3.4.6. Визирование проекта правового акта при внутреннем
согласовании осуществляется на листе согласования, представляющем
собой отдельную страницу проекта правового акта. Виза включает в
себя наименование должности руководителя, его фамилию с инициалами
и подпись.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на листе
согласования проекта, отсутствует, то документ подписывает лицо,
исполняющее его обязанности, или его заместитель.
Лица, визирующие проект документа, должны указывать дату
подписания.
3.4.7. Образец оформления проекта постановления главы
администрации города и листа согласования к нему представлен в
приложении 11.
3.4.8. Проект правового акта главы администрации города в
период его подготовки может проходить необходимые внешние
согласования с лицами, не вошедшими в перечень, указанный в
приложении 10 к настоящей Инструкции. В этом случае визирование
осуществляется согласно справке о внешнем согласовании проекта
установленной формы (приложение 12), которая в обязательном
порядке прикладывается составителем к проекту правового акта перед
внутренним согласованием.
3.4.9. Составитель проекта правового акта главы администрации
города в процессе внутреннего согласования проекта ведет лист
регламентного контроля согласно установленной форме (приложение
13) Ответственность за соблюдение последовательности визирования и
сроков согласования проекта правового акта возлагается на
составителя проекта и согласующих лиц. Лист регламентного контроля
не нумеруется.
3.4.10. В случае нарушения последовательности согласования либо
превышения указанных сроков, отводимых на согласование проекта
согласующими лицами, составитель проекта правового акта главы
администрации города незамедлительно информирует об этом аппарат
главы администрации города, причем время, отводимое на
согласование для остальных должностных лиц, остается прежним. При
несоблюдении установленных сроков согласования согласующими лицами
после завершения внутреннего согласования лист регламентного
контроля передается корректором в аппарат главы администрации
города.
3.4.11. Проект правового акта на всех этапах согласования
представляется на визирование лично составителем проекта.
3.4.12. Имеющиеся у согласующих лиц замечания по проекту
правового акта или по отдельным его частям излагаются на отдельном
листе (заключении), который прилагается к проекту с обоснованием
замечаний. Если в ходе доработки или согласования проекта
правового акта в него вносятся существенные изменения, то он
подлежит повторному визированию. Повторного визирования не
требуется, если при доработке в проект внесены уточнения, не
меняющие его сущности (определяется лицом, вносящим проект
правового акта).
В случае несогласия руководителя структурного подразделения,
внесшего проект правового акта, с имеющимися замечаниями, им к
данному проекту прилагается заключение с изложением разногласий и
обоснованием причин невнесения изменений в текст правового акта.
При наличии не устраненных замечаний, имеющих принципиальное
значение, руководитель аппарата главы администрации города может
внести обоснованное предложение главе администрации города о
возвращении проекта правового акта лицу, его внесшему, без
подписания.
Несогласованные проекты правовых актов на подпись не
представляются.
3.4.13. Порядок согласования проектов правовых актов,
касающихся вопросов предоставления и изъятия земельных участков на
территории города Краснодара, устанавливается в соответствии с
Положением о порядке оформления земельно-правовых документов на
земельные участки, предоставляемые на территории города
Краснодара, утверждаемым городской Думой Краснодара.
3.4.14. Порядок подготовки и оформления правовых актов глав
администраций административных округов города Краснодара,
руководителей структурных подразделений, являющихся юридическими
лицами, устанавливается в администрациях округов, структурных
подразделениях с условием выполнения требований настоящей
Инструкции.
Образец оформления приказа руководителя структурного
подразделения, являющегося юридическим лицом, представлен в
приложении 14.
3.5. Внесение изменений, дополнений
в правовые акты, отмена правовых актов
3.5.1. Внесение изменений, дополнений и отмена правовых актов
производится правовым актом равной юридической силы. В заголовке к
правовому акту о внесении изменений, дополнений в ранее принятый
правовой акт указывается его дата, регистрационный номер и
наименование.
Если вносятся изменения (дополнения) в несколько правовых
актов, то допускается указывать в заголовке к правовому акту
только дату и регистрационный номер каждого правового акта.
Если в текст правового акта одновременно вносятся и изменения,
и дополнения, то заголовок к правовому акту излагается в следующей
редакции: "О внесении изменений и дополнений ...".
Если правовой акт признается утратившим силу (полностью или
частично) или отменяется, то заголовок к правовому акту излагается
в следующей редакции: "О признании утратившим силу ...", "Об
отмене ...".
3.5.2. В преамбуле к правовому акту указывается основания,
цели, причины внесения изменений (дополнений), например: "На
основании решения городской Думы Краснодара ...", "В связи с
уточнением размера задолженности ...", "В связи с кадровыми
изменениями ...", "В целях совершенствования и рационального
расходования бюджетных средств ...".
3.5.3. Распорядительная часть правового акта, как правило,
начинается со слов: "Внести в (указывается вид, дата,
регистрационный номер и наименование правового акта, в который
вносятся изменения и дополнения) следующие изменения и
дополнения:".
Если из текста правового акта исключаются (дополняются)
отдельные слова, то в правовом акте указывается, в каком месте
текста (наименование, преамбула, пункт, подпункт, приложение и
т.д.) исключаются (дополняются) слова, а сами слова указываются в
кавычках.
Если в тексте правового акта заменяются цифровые показатели
(денежная сумма, площадь), то ранее указанные и новые показатели в
тексте правового акта указываются в кавычках.
3.5.4. Если изменения и дополнения вносятся в приложение к
правовому акту, то распорядительная часть правового акта
излагается в следующей редакции, например:
"Приложение 1 дополнить пунктом 9 следующего содержания:
"9. ________________________________________________________";
приложение 3 исключить.".
4. Порядок издания правовых актов
4.1. Порядок приема на подпись проектов правовых актов
При приеме на подпись проектов правовых актов помощниками
руководителя или заведующими приемными проверяется:
комплектность правового акта (текст, приложения к нему и другие
поясняющие документы);
наличие необходимых виз согласования, а также замечаний по
проекту;
соответствие оформления проекта правового акта в целом
требованиям настоящей Инструкции.
Приему и регистрации не подлежат проекты правовых актов,
оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, в том
числе несогласованные проекты.
4.2. Регистрация правовых актов
Подписанным правовым актам при регистрации присваивается дата и
регистрационный номер в пределах календарного года.
Правовые акты регистрируются в электронной базе данных и в
журналах регистрации постановлений и распоряжений главы
администрации города (журналах регистрации администраций
административных округов, структурных подразделений, являющихся
юридическими лицами).
Дата документа оформляется арабскими цифрами, разделенными
точками (день, месяц, год), например: 01.10.2002.
Дата и регистрационный номер указываются на подлиннике
правового акта.
Дата регистрации правовых актов должна соответствовать дате их
подписания.
При регистрации правовых актов, как правило, используется
цифровое обозначение регистрационного номера, например: N 545.
Вносящее правовой акт главы администрации города структурное
подразделение должно представить в общий отдел текст правового
акта в электронном виде на дискете или электронной почтой для
внесения текста в информационно-справочную электронную базу
правовых актов главы администрации города.
4.3. Рассылка копий правовых актов
4.3.1. К правовому акту оформляется список рассылки,
представляющий собой перечень адресов (должностных лиц,
структурных подразделений, органов, организаций города), по
которым направляется изданный правовой акт.
Фамилия должностного лица в списке рассылки указывается в
дательном падеже, наименования структурных подразделений, органов,
организаций - в именительном. Наименование структурных
подразделений, органов, организаций допускается указывать с учетом
общепринятых сокращений.
Каждому адресату в списке рассылки присваивается порядковый
номер.
4.3.2. Работник в необходимых случаях знакомится с подлинником
документа под роспись.
4.3.3. Список рассылки оформляется на специальном бланке,
хранящемся в общем отделе (приложение 15).
Ответственность за правильность определения списка и тиража
рассылки правового акта несет заместитель главы администрации
города или руководитель структурного подразделения, внесший проект
документа.
4.3.4. Копии правовых актов в течение двух рабочих дней после
регистрации правовых актов направляются адресатам согласно списку
рассылки.
Копия правового акта может быть получена, как правило, двумя
способами:
с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии);
при получении текста правового акта с помощью персонального
компьютера на соответствующий бланк (или его ксерокопию). В этом
случае копия воспроизводит информацию подлинника, за исключением
личной подписи лица, подписавшего правовой акт.
Текст копии правового акта должен быть четким, хорошо читаемым.
Листы копии правового акта скрепляются в левом верхнем углу
документа.
4.3.5. Копии постановлений, распоряжений главы администрации
города заверяются печатью общего отдела, при этом заверяются
подписи главы администрации города или лица его замещающего (им
уполномоченного).
Ксерокопии документов с оттиском печати черного цвета являются
недействительными.
4.3.6. Если необходимо воспроизвести только часть текста
правового акта (отдельные пункты), то оформляется выписка. В
правом верхнем углу первого листа выписки правового акта ниже
реквизита "Адресат" пишется слово "ВЫПИСКА".
Выписки из правовых актов главы администрации города, глав
администраций административных округов города Краснодара
оформляются на копии соответствующего бланка правового акта.
Выписка заверяется печатью, предусмотренной для заверения копий
данного вида правового акта. Оттиск печати ставится так, чтобы он
захватывал наименование должности лица, подписавшего подлинник
правового акта. Заверительная надпись "Верно" не проставляется.
4.3.7. Порядок рассылки копий правовых актов глав администраций
административных округов города Краснодара, руководителей
структурных подразделений, являющихся юридическими лицами,
устанавливается в администрациях округов, структурных
подразделениях с условием выполнения требований настоящей
Инструкции.
4.4. Хранение правовых актов
4.4.1. Подлинники постановлений и распоряжений главы
администрации города (распоряжения и приказы глав администраций
административных округов города Краснодара, распоряжения и приказы
глав сельских и поселковых администраций города Краснодара,
приказы руководителей структурных подразделений, являющихся
юридическими лицами) до передачи их в архивный отдел администрации
города на хранение (в установленные сроки) находятся в общем
отделе (администрациях административных округов, сельских и
поселковых администрациях, структурных подразделениях).
4.4.2. Копия правового акта может быть выдана юридическим лицам
и гражданам на основании письменного запроса.
4.5. Опубликование правовых актов главы администрации города
4.5.1. Правовые акты, затрагивающие непосредственно права,
свободы и обязанности граждан, подлежат официальному опубликованию
в еженедельной газете городского самоуправления "Краснодар" не
позднее 15 дней со дня их подписания.
Передачу правовых актов главы администрации города, подлежащих
официальному опубликованию, осуществляет управление по связям с
общественными организациями и партиями администрации города.
4.5.2. Не подлежат публикации правовые акты, содержащие
сведения конфиденциального характера.
4.5.3. Если правовой акт не содержит поручения о публикации в
средствах массовой информации, решение о его публикации принимает
заместитель главы администрации города, начальник управления по
связям с общественными организациями и партиями.
5. Порядок внесения на рассмотрение городской Думы
Краснодара проектов решений городской Думы Краснодара,
подготовленных администрацией города
5.1. Порядок внесения на рассмотрение городской Думы Краснодара
проектов решений городской Думы Краснодара, подготовленных
администрацией города Краснодара, установлен настоящим подразделом
в соответствии с Регламентом городской Думы Краснодара.
5.2. Право внесения проектов решений городской Думы Краснодара,
подготовленных администрацией города (далее - решения), в
городскую Думу Краснодара осуществляется главой администрации
города в форме издания постановления.
5.3. В пакет документов, направляемых администрацией города в
городскую Думу, включаются:
постановление главы администрации города о внесении проекта
решения;
текст проекта решения (в том числе на магнитном носителе);
инициативное письмо главы администрации города в адрес
председателя городской Думы.
Образцы форм указанных документов приведены в приложениях 16 -
18.
5.4. Проект постановления главы администрации города о внесении
проекта решения готовят, как правило, заместители главы
администрации города или руководители структурных подразделений.
Подготовленный проект постановления согласовывается:
руководителями структурных подразделений администрации города и
заместителями главы администрации города, в компетенции которых
находятся вопросы и положения, содержащиеся в проекте решения;
директором правового департамента администрации города;
заместителем главы администрации города, представителем
администрации города в городской Думе Краснодара;
руководителем аппарата главы администрации города;
управляющим делами администрации города.
Сроки согласования проекта устанавливаются в соответствии с
пунктом 3.4.4 настоящей Инструкции.
К проекту постановления главы администрации города прилагаются
копии листа согласования и справки о внешнем согласовании
указанного проекта постановления.
5.5. К тексту проекта решения прилагаются:
пояснительная записка;
перечень правовых актов органов городского самоуправления,
подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению,
дополнению или принятию в связи с принятием данного решения;
финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта
решения, реализация которого требует материальных или финансовых
затрат);
экспертное заключение (в необходимых случаях);
справочно-информационные и иные материалы.
Проект решения городской Думы Краснодара с приложениями
подготавливается в двух оригинальных экземплярах: один -
направляется в городскую Думу Краснодара, второй - прилагается к
проекту постановления главы муниципального образования город
Краснодар.
(абзац введен Постановлением главы администрации МО г. Краснодар
от 04.10.2004 N 2693)
5.6. Пояснительная записка должна содержать:
обоснование потребности урегулирования тех или иных отношений
на муниципальном уровне;
четкое определение существа предполагаемого правового
регулирования и целей, которые преследуются принятием
подготовленного решения;
обоснование принятия решения действующим федеральным
законодательством, законодательством Краснодарского края и
нормативными правовыми актами органов городского самоуправления
Краснодара;
определение возможных последствий принятия подготовленного
решения (экономических, политических, социальных, правовых,
экологических, демографических и др.);
определение и обоснование затрат материальных, финансовых и
других ресурсов, необходимых для реализации положений
подготовленного решения, а также оценку целесообразности таких
затрат с точки зрения ожидаемых результатов.
5.7. Проект решения, подготовленный администрацией города, и
материалы к нему вносятся в городскую Думу Краснодара на имя
председателя городской Думы Краснодара.
6. Требования к оформлению отдельных видов документов
6.1. Приказ
Приказы издают главы администраций административных округов
города Краснодара, главы сельских и поселковых администраций
города Краснодара, руководители структурных подразделений,
являющихся юридическими лицами.
Приказами оформляются решения по оперативным, организационным и
другим вопросам внутренней работы администраций административных
округов города Краснодара, сельских и поселковых администраций
города Краснодара, структурных подразделений.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их
согласование возлагается на руководителя подразделения, которое
готовит и вносит проект.
Проекты приказов печатаются на стандартных бланках по
установленной форме. Датой приказа является дата его подписания.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста
приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий
из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей:
констатирующей (преамбула) и распорядительной. В констатирующей
части кратко излагаются цели и задачи, факты и события,
послужившие основанием для издания приказа. Преамбула в проектах
приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается
прописными буквами.
Визы согласующих лиц включают должности визирующих, личные
подписи, расшифровку подписей (инициалы, фамилия) и дату.
Приказы подписывает глава администрации административного
округа города (глава сельской или поселковой администрации,
руководитель структурного подразделения, являющегося юридическим
лицом), а в его отсутствие - лицо, его замещающее.
Приложения к приказу также подписываются руководителем
структурного подразделения, подготовившего проект.
6.2. Протокол
Протокол - документ, фиксирующий ход коллегиального обсуждения
каких-либо вопросов и принятие по ним решений. Протоколы
оформляются секретарем на основании записи хода заседаний,
звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов
докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня,
списков приглашенных и др.).
Протокол включает следующие реквизиты:
полное наименование коллегиального органа;
наименование вида документа (протокол);
дату и номер заседания;
список присутствующих, приглашенных лиц;
повестку дня;
фамилии докладчиков, выступающих по каждому вопросу повестки
дня;
принятые решения по каждому вопросу повестки дня;
подписи председательствующего и секретаря.
В протоколе отражаются мнения по рассматриваемым вопросам и
принятые решения. За правильность записей в протоколе отвечают
председательствующий и секретарь.
Фамилии приглашенных записываются в протокол (если их не более
15) в алфавитном порядке с указанием места работы и должности. В
протоколах постоянно действующих коллегиальных органов должности
присутствующих не указываются. Если на заседании присутствовали
более 15 приглашенных лиц, то составляется список присутствующих,
который прилагается к протоколу, а в протоколе указывается общее
количество участников.
Каждый вопрос в повестке дня нумеруется арабской цифрой и его
наименование начинается с предлогов "О", "Об". Не рекомендуется
вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное".
В протоколах используется форма изложения текста от третьего
лица множественного числа. Содержание выступлений излагается от
третьего лица единственного числа.
Текст основной части протокола состоит из разделов,
соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения
каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: "СЛУШАЛИ -
ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ". Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ"
пишутся прописными буквами, каждое с абзаца, после них ставится
двоеточие. Перед словом "СЛУШАЛИ" ставится номер вопроса повестки
дня.
В разделе "СЛУШАЛИ" приводятся инициалы и фамилии докладчиков
(наименование должности указывается в повестке дня). Затем дается
содержание доклада (сообщения, информации, отчета). Если
докладчиком представлен текст доклада, делается ссылка на это, а
текст доклада прилагается к протоколу. Если ход заседания
записывается на магнитную ленту, она хранится в соответствии с
правилами, согласованными с архивным отделом администрации города.
В разделе "ВЫСТУПИЛИ" приводятся инициалы и фамилии
выступающих. Если слово предоставляется лицу, приглашенному на
обсуждение вопроса повестки дня, то в протоколе указывается его
фамилия, инициалы и должность.
Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по
мере их поступления, но вместо слов "Вопрос", "Ответ" указываются
фамилии и инициалы.
В протоколе отражаются все принятые решения с указанием числа
голосов, поданных "За", "Против", а также число воздержавшихся и
список лиц, не участвовавших в голосовании.
В случае утверждения коллегиальным органом какого-либо
документа, в протоколе должна содержаться ссылка на этот документ,
а сам документ прилагаться к протоколу.
Особое мнение по принятому решению участник заседания
коллегиального органа должен изложить и подписать на отдельном
листе, который прилагается к протоколу. Содержание особого мнения
записывается в протокол после записи соответствующего решения.
К протоколу прилагаются тексты принятых решений, проекты
решений и список присутствующих на заседании (при необходимости -
стенограмма), а также переданные председательствующему на
заседании письменные предложения и замечания тех участников,
которые записались для выступления, но не получили слова ввиду
прекращения прений, а также все вопросы, поступившие от
присутствующих.
Допускается сокращенная форма составления протокола, при
которой фиксируются только принятые решения (поручения) по
соответствующим вопросам.
Протокол заседания подписывается председательствующим и
секретарем.
Датой протокола является дата проведения протоколируемого
события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире
указываются даты начала и окончания заседания.
Протоколы оформляются на стандартных листах бумаги, для
протоколов постоянно действующих коллегиальных органов могут
использоваться бланки с указанием наименования коллегиального
органа, наименования вида документа (протокол) и указанием места
проставления даты и номера заседания. Протоколы коллегиальных
органов вместе с подлинниками принятых решений сшиваются и
хранятся в структурных подразделениях администрации города в
течение установленного номенклатурой дел срока хранения.
6.3. Акт
Акт - документ, составленный уполномоченными лицами,
подтверждающий установленный факт, событие, действие.
В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные
факты и события, но и содержат выводы, предложения и заключения
(акты проверок, обследований, ревизий и др.).
Акты составляются коллегиально (не менее трех составителей).
Некоторые акты требуют утверждения.
При составлении актов проверок, ревизий и обследований их
содержание подписывается должностными лицами, деятельность которых
отражается в акте.
Акт содержит следующие реквизиты:
наименование вида документа (акт);
дату и номер;
место составления;
заголовок к тексту;
текст;
отметку о наличии приложений;
подписи;
гриф утверждения (при необходимости).
В акте может указываться основание для его составления:
договор, поручение, правовой акт с указанием номера и даты.
Датой акта является дата его составления (утверждения).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В
вводной части указываются основание составления акта, состав
комиссии, присутствующие.
В констатирующей части излагаются сущность, характер, методы и
сроки проделанной работы, установленные факты. Содержание акта
может быть разделено на пункты. Допускается констатирующую часть
оформлять в виде таблицы.
Акт может содержать заключительную часть, состоящую из
предложений, выводов или заключений комиссии, составившей его.
При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста
акта перед подписями.
Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в
проверке (установлении фактов, событий). Лицо, не согласное с
содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем
несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном
листе и прилагается к акту.
Акты оформляются на специальном бланке или на стандартном листе
бумаги; для актов с постоянно повторяющейся информацией следует
применять бланки с трафаретным текстом.
6.4. Доверенность
Доверенность - документ (письменное уполномочие), выдаваемый
одним лицом (доверителем) другому лицу (представителю) для
представительства перед третьими лицами.
Доверенности выдаются администрацией города, структурным
подразделением, являющимся юридическим лицом, своему представителю
на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных
ценностей, совершение других действий от имени администрации
города, структурного подразделения.
Текст доверенности должен содержать:
наименование доверителя, представителя (наименование
структурного подразделения администрации города, должность,
фамилию, имя, отчество и паспортные данные доверителя);
содержание и объем полномочий;
срок действия доверенности;
дату совершения доверенности;
иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.
Доверенность оформляется на бланке администрации города,
структурного подразделения и заверяется гербовой печатью.
В доверенности на получение зарплаты и иных платежей, связанных
с трудовыми отношениями, указываются:
фамилия, имя, отчество доверителя;
фамилия, имя, отчество представителя, его паспортные данные;
объем полномочий представителя;
дата совершения доверенности.
Доверенность на получение зарплаты и иных платежей, связанных с
трудовыми отношениями, оформляется на стандартных листах бумаги и
заверяется печатью структурного подразделения, в котором работает
доверитель.
6.5. Служебная записка
Служебная записка - документ, адресованный руководителю и
информирующий его о сложившейся ситуации, явлении или факте для
принятия им решения.
Служебная записка содержит следующие реквизиты:
адресат (должность, инициалы и фамилия руководителя);
наименование вида документа (служебная записка);
текст;
подпись;
дату.
В служебных записках используется форма изложения текста от
первого лица единственного числа.
Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой части
излагаются факты и события, послужившие поводом для ее написания.
Во второй части - выводы и предложения о конкретных действиях,
которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с
изложенными фактами.
6.6. Заключение
Заключение - документ, содержащий мнение, выводы структурного
подразделения, комиссии или специалиста по какому-либо документу
или вопросу.
Заключение содержит следующие реквизиты:
наименование вида документа (заключение);
заголовок с указанием названия документа или вопроса, на
который оно подготовлено;
текст;
отметку о наличии приложения (если оно есть);
подпись;
дату подписания;
номер (если оно оформлено на бланке);
подпись руководителя (составителя).
Текст заключения состоит из двух частей. В первой части кратко
излагается существо вопроса, делается анализ основных положений
или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй
части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого
вопроса или документа.
При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому
вопросу или документу в заключении указывается: "С проектом ...
согласны" или "По проекту ... замечаний нет".
Заключение оформляется на бланке структурного подразделения,
комиссии либо на стандартном листе бумаги.
Сопроводительное письмо к заключению не прилагается.
6.7. Заявление
Заявление - документ, адресованный должностному лицу и
содержащий определенную просьбу или предложение.
Заявление содержит следующие реквизиты:
адресат (должность, инициалы и фамилия должностного лица);
данные об авторе заявления (инициалы и фамилия, для работников
администрации города указывается должность); фамилия указывается в
родительном падеже, перед фамилией предлог "от" не пишется;
наименование вида документа (заявление);
текст;
отметку о наличии приложения (если оно есть);
подпись;
дату документа.
Текст заявления по кадровым вопросам может быть типовым.
Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения
(прошу рассмотреть ..., прошу перевести ..., прошу проверить
состояние ...). Форма изложения заявления свободная.
Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о
приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об
образовании, анкета, автобиография и др.).
Заявление передается (направляется) должностному лицу для
принятия решения. Решение руководителя формулируется в резолюции.
Заявление с резолюцией руководителя служит основанием к изданию
распоряжения (по кадровым вопросам) или другого документа (письма
автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы,
проверки и др.).
Заявление оформляется на стандартном листе бумаги.
6.8. Письмо
Письмо - документ, выделяемый в связи с особым способом
передачи текста на бумажном носителе.
Содержание письма должно быть кратким, ясным,
аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие
содержащейся в нем информации.
По содержанию и назначению письма могут быть инструктивные,
гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-
запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если
необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким
разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по
каждому из них.
Текст письма не должен превышать, как правило, двух страниц.
Письмо содержит следующие реквизиты:
адресат;
дату;
регистрационный номер;
ссылку на регистрационный номер и дату входящего документа;
текст;
отметку о наличии приложения (если оно есть);
подпись;
фамилию исполнителя и номер его телефона.
Письма оформляют как с обращением, так и без обращения к
адресату.
При обращении к должностным лицам органов власти, депутатам,
президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к
духовным лицам различных конфессий возможно обращение с указанием
должности без фамилии.
Письма составляются по схеме: вступление - основная часть -
заключение.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины
его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ и
(или) его отдельные пункты, послужившие основанием; констатацию
факта, события, сложившейся ситуации.
В основной части излагается описание события или ситуации, их
анализ и приводимые доказательства, факты, разъяснения и
сообщения, сопровождаемые расчетами, ссылками, документами. В
заключении приводятся выводы в виде предложений, мнений,
требований, просьб, отказов, напоминаний.
Заключительная часть письма может заканчиваться формулой
вежливости (отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами),
например:
С уважением,
первый заместитель главы
администрации города
Краснодара __________________ И.И. Левченко
(личная подпись)
Текст письма излагается от первого лица множественного числа
(просим, направляем) или третьего лица единственного числа (отдел
представляет). Форма изложения текста письма от первого лица
единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна
в случаях, если письмо оформляется на должностном бланке, либо
носит конфиденциальный характер, или содержит персональное
обращение к адресату.
В письмах указывается точное наименование адресата и его адрес.
Если письмо является ответным, то ниже даты и регистрационного
номера (исходящего номера) обязательно указывается регистрационный
номер и дата документа, на который дается ответ.
Письма подписываются должностными лицами в соответствии с
распределением обязанностей. Вносить какие-либо исправления или
добавления в подписанные письма не допускается.
Датой письма является дата его подписания.
Письмо-извещение - документ, информирующий о предстоящем
мероприятии (собрании, заседании, совещании и др.) и предлагающий
принять в нем участие.
Текст извещения должен содержать сведения о дате, времени,
месте и характере мероприятия, повестке дня или порядке его
проведения.
Текст извещения может начинаться с обращения, если оно
адресуется конкретному лицу. В обращении должны указываться
инициалы и фамилия лица, которому посылается извещение. Если
извещение адресовано организации, то оно может содержать просьбу о
направлении представителя для участия в каком-либо мероприятии.
Сопроводительные письма составляются в следующих случаях:
направляемый документ не имеет адресующей части;
направляемый документ подписан лицом, не имеющим права подписи
исходящих документов;
адресату необходимо сообщить сведения, не содержащиеся в
прилагаемом документе (пояснения относительно цели направления
документа, его особенностей, характера исполнения);
необходимо зафиксировать перечень направляемых документов
(когда направляется несколько документов).
На письме не должно указываться более четырех адресатов. При
этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан, а
адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается. При
направлении письма более чем в четыре адреса составляется
указатель рассылки и на каждом письме указывается только один
адресат.
Письма оформляются на бланке администрации города или
структурного подразделения.
6.9. Положение, правила, инструкция
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются
системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к
компетенции администрации города.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для
выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой - либо
деятельности или порядок применения положений правовых актов.
Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции)
соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.
Текст излагается от третьего лица единственного или
множественного числа. В тексте используются слова: "должен",
"следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Содержание заголовка к тексту положения (правил, инструкции)
должно отвечать на вопрос "о чем?"; заголовка к инструкции,
содержащей должностные требования и порядок проведения работ
(должностная инструкция) - на вопрос "кого?" (например,
должностная инструкция главного специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит
раздел "Общие положения", в котором указываются основания
разработки, основное назначение и сфера его распространения,
ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы,
разделы, пункты и подпункты. Главы и разделы должны иметь
названия.
6.10. Телеграмма
Телеграмма - документ, выделяемый в связи с особым способом
передачи текста по телеграфной сети общего пользования.
Телеграмма составляется при необходимости срочной передачи
информации.
В телеграмме содержатся следующие реквизиты:
категория телеграммы;
телеграфный адрес получателя;
текст (содержание телеграммы);
подпись;
печать;
регистрационный номер, дата регистрации;
адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).
Категория телеграммы "Срочная" указывается перед адресатом.
В телеграмме дается точный адрес без индекса: указывается
город, номер почтового отделения, улица, номер дома, наименование
организации, фамилия получателя.
В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается
регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов, предлогов и
частиц (если при этом не искажается содержание: в частности,
отрицание "не" опускать нельзя); с сокращенными обозначениями
знаков препинания: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч,
кавычки - квч, скобки - скб, номер - нр. Знаки: "N", "+", "-", "%"
следует писать словами: "N" - номер, "+" - плюс и т.д.
Знаки препинания в тексте телеграммы употребляются только в том
случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста.
Все цифровые данные в тексте телеграммы пишутся словами.
Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и
торговых знаках и марках, в нумерации домов, номерах документов.
Даты указываются арабскими цифрами (число, месяц, год), между
цифрами разделительные знаки не ставятся.
Текст телеграммы печатается без переноса слов, абзацев,
исправлений и не должен превышать двух страниц. Текст телеграммы
заканчивается точкой ("тчк"). Текст телеграммы не должен
заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят
регистрационный номер и дату телеграммы.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается
с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.
Наименование администрации города или структурного подразделения и
должность автора указывать не обязательно.
Платный текст отделяется чертой от неоплачиваемой части. Под
чертой указывается: адрес отправителя, должность лица,
подписавшего телеграмму, подпись и ее расшифровка, дата подписи.
Подпись заверяется печатью.
Адрес, текст телеграммы и подпись печатаются заглавными
буквами, а знаки препинания - строчными.
Телеграмма печатается на стандартных листах бумаги в двух
экземплярах: первый - адресату, второй (копия с визой составителя)
- в дело.
6.11. Телефонограмма
Телефонограмма - документ, выделяемый в связи с особым способом
передачи текста - передается устно по каналам телефонной связи и
записывается (печатается) получателем.
Телефонограмма используется для оперативного решения служебных
вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону,
требуют документального оформления. Телефонограммой передаются
несложные тексты (приглашения на совещание, заседание и др.).
В телефонограмме не должно быть более 50 слов, в тексте следует
избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней
прилагается список с номерами телефонов, по которым она должна
быть передана.
Телефонограмма записывается в журнал и содержит следующую
информацию:
должность, инициалы, фамилию работника, передавшего
телефонограмму;
номер телефона;
должность, инициалы, фамилию работника, принявшего
телефонограмму;
номер телефона;
дату, номер телефонограммы;
время передачи;
текст телефонограммы;
должность, инициалы, фамилию лица, от имени которого передается
телефонограмма.
Правильность записи следует проверять повторным чтением
телефонограммы в конце ее передачи.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Телефонограмма составляется на стандартных листах бумаги в
одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным
исполнителем.
6.12. Электронное сообщение
Электронное сообщение (письмо) - документ, передаваемый с
помощью электронной почты.
Требования к электронным сообщениям и правила их передачи
изложены в Регламенте эксплуатации электронной почты в
администрации города Краснодара, утвержденном постановлением главы
администрации города.
6.13. Факсограмма
Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные номера
администрации города, установлены в общем отделе и в структурных
подразделениях.
С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы
материалы текстового, табличного или графического характера,
исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в
черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением
на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.
Объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата
А4, не должен превышать 5 листов.
Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале
регистрации без проставления регистрационного штампа. Подлинники
документов после передачи возвращаются исполнителям с
автоподтверждением телефакса, содержащим дату, время передачи
факсограммы, номер телефакса корреспондента.
Поступившие факсограммы в зависимости от указанного на них
адресата, регистрируются как служебные документы в установленном
порядке или учитываются в журнале регистрации без проставления
регистрационного штампа и передаются адресатам под расписку в день
приема, срочные - незамедлительно.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по
средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя,
подготовившего документ для передачи, и руководителя
соответствующего подразделения.
Отправляемые документы должны быть напечатаны четким,
контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-
синими) чернилами, пастой шариковой ручки, тушью. Чертежи и
штриховые изображения оформляются четко и контрастно, свободное
поле чертежей не должно иметь помарок.
7. Организация работы с корреспонденцией
7.1. Входящая корреспонденция
7.1.1. Обработка поступающей в администрацию города
корреспонденции, адресованной главе администрации города,
заместителям главы администрации города, осуществляет общий отдел.
7.1.2. Общий отдел обрабатывает и контролирует прохождение
документов с момента их получения до завершения работы с ними или
их отправки по системе программного комплекса "Делопроизводство и
документооборот".
7.1.3. Документы, поступающие в общий отдел, проходят:
первичную обработку (прием, предварительное рассмотрение,
регистрация);
распределение;
рассмотрение руководителями и принятие решения;
переотметку резолюции;
направление на исполнение;
переотметку;
контроль исполнения;
регистрацию и отправку ответа заявителю;
формирование дел в архив.
Корреспонденция в общий отдел поступает через почтамт, по
электронной почте, телефаксу, телеграфу, фельдъегерской связи, от
нарочных.
Письменные обращения граждан, полученные по почте, передаются
общим отделом для регистрации и исполнения в отдел по обращениям
граждан управления делами администрации города.
При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге
отправителя проставляется дата получения корреспонденции, подпись
сотрудника, принявшего корреспонденцию, и, при необходимости,
штамп общего отдела.
Все конверты (бандероли) вскрываются, за исключением
корреспонденции с грифом "Лично", которая передается адресату в
закрытом виде.
При обнаружении повреждения или отсутствия корреспонденции либо
приложений к ней составляется акт в двух экземплярах, первый
остается в общем отделе и приобщается к поступившему материалу,
второй направляется отправителю корреспонденции. Ошибочно
доставленную корреспонденцию возвращают отправителю или на почту с
пометкой "Доставлено ошибочно" или "Ошибка в адресе".
Конверты, в которых поступили документы, уничтожаются, за
исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес
отправителя или дату отправки и получения корреспонденции.
Конверты от заграничных писем сохраняются.
7.1.4. При предварительном рассмотрении из входящих документов
выделяются документы:
требующие обязательного рассмотрения руководителями
администрации города;
направляемые непосредственно в структурные подразделения;
адресованные непосредственно ответственным исполнителям.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению
документы с указанием структурного подразделения или фамилии
работника администрации города. При наличии локальной сети прием-
передача документов может осуществляться в электронном виде.
7.1.5. Главе администрации города (в его отсутствие - первому
заместителю главы администрации города) в обязательном порядке
направляется следующая корреспонденция:
федеральные законы;
указы Президента Российской Федерации;
постановления Правительства Российской Федерации;
правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
законы Краснодарского края;
правовые акты главы администрации Краснодарского края;
иная корреспонденция, поступившая от Президента Российской
Федерации, из Федерального Собрания Российской Федерации, из
Правительства Российской Федерации, от полномочных представителей
Президента Российской Федерации в федеральных округах,
руководителей федеральных органов исполнительной власти,
руководителей органов государственной власти субъектов Российской
Федерации и руководителей органов местного самоуправления.
Делать какие-либо пометки на правительственных документах не
допускается.
7.1.6. Ознакомление должностных лиц администрации города с
поступившими правительственными документами осуществляется общим
отделом.
7.1.7. Поступившая корреспонденция учитывается и распределяется
на регистрируемую и нерегистрируемую.
Документы регистрируются в день их поступления или при их
поступлении в нерабочее время в первый рабочий день. Срочные
документы регистрируются вне очереди.
Поступающая корреспонденция регистрируется в электронной базе
данных или в журнале регистрации входящей корреспонденции.
При регистрации корреспонденции учитываются требования,
изложенные в пункте 2.3.8 настоящей Инструкции.
Регистрация и распределение поступающей корреспонденции
осуществляется в соответствии с распределением обязанностей между
главой администрации города и его заместителями, а также в
соответствии с функциями структурных подразделений.
При регистрации корреспонденции в правой части нижнего поля
первого листа документа проставляется регистрационный штамп общего
отдела, в котором указывается дата поступления, индекс приемной
главы администрации города или его заместителя и входящий номер
документа.
Корреспонденция, поступившая с пометкой "Срочно", после
регистрации вручается немедленно.
7.1.8. Телефонограммы, адресованные руководителям структурных
подразделений, принимаются и регистрируются заведующими приемных
структурных подразделений (работниками, ответственными за
организацию делопроизводства) и незамедлительно докладываются
после их приема.
Телефонограммы передаются для исполнения в соответствии с
указанием руководителя.
7.1.9. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен
определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по
исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания
должны быть оформлены в виде резолюции. Резолюция оформляется на
специальном бланке (формат А6) или на самом документе в
соответствии с пунктом 2.3.13 настоящей Инструкции.
7.1.10. Передача документов с резолюцией главы администрации
города, его заместителей исполнителям производится через общий
отдел, с выполнением соответствующей переотметки в электронной
базе данных.
Для обеспечения оперативного исполнения документов несколькими
исполнителями одновременно общий отдел размножает входящий
документ с резолюцией и передает копии исполнителям, при этом
ответственность за исполнение документа несет тот из них, фамилия
которого указана первой.
При передаче зарегистрированных в общем отделе документов из
одного структурного подразделения в другое работник общего отдела,
заведующий приемной, работник, ответственный за организацию
делопроизводства, или помощник должностного лица выполняет запись
в электронной базе данных (создается переотметка: указывается
фамилия, имя, отчество должностного лица, кому передается
документ, дата передачи документа и текст резолюции).
Корреспонденция, передаваемая из одного структурного
подразделения в другое, повторно не регистрируется.
7.1.11. Если в резолюции не указан срок исполнения, документ
исполняется в течение 10 дней, если пометка "Срочно" - в течение 3
дней.
Сроки рассмотрения обращений различного вида, предусмотренные
действующим законодательством, определены в приложении 19.
7.1.12. На документах, требующих контроля по сроку отправки
ответа, работниками общего отдела делается отметка "К", а в
электронной базе данных создается соответствующая контрольная
карта.
Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем
вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.
Документ снимается с контроля лицом, давшим указание о
выполнении содержащихся в нем поручений (указаний, требований).
7.1.13. Документы, направляемые в другие органы и учреждения,
структурные подразделения, подписываются: главой администрации
города, его заместителями, руководителями структурных
подразделений в зависимости от содержания письма.
7.1.14. Документы, подписываемые главой администрации города,
его заместителями, оформляются на бланках администрации города.
Если документ направляется на подпись главе администрации
города, то на его копии должны быть визы: заместителя главы
администрации города, в компетенцию которого входит вопрос,
затронутый в документе, и исполнителя.
Документы, подписанные главой администрации города, его
заместителями, регистрируются в общем отделе и рассылаются
адресатам. Их копии оформляются в установленном порядке, копии с
подлинной подписью хранятся в общем отделе.
7.1.15. Документы, направляемые Президенту Российской
Федерации, в Федеральное Собрание Российской Федерации,
Правительство Российской Федерации, полномочным представителям
Президента Российской Федерации в федеральных округах, в
Законодательное Собрание Краснодарского края, администрацию
Краснодарского края, городскую Думу Краснодара, отправляются
адресатам только в первом экземпляре и подписываются главой
администрации города, а в его отсутствие - лицом, его замещающим.
7.2. Исходящая корреспонденция
7.2.1. Регистрация и отправление исходящей корреспонденции
администрации города осуществляются общим отделом.
Исходящие документы, подписанные главой администрации города
или его заместителями, регистрируются в общем отделе. Первый
экземпляр направляется общим отделом адресату в день регистрации,
второй (с визой исполнителя) помещается в соответствующее дело.
Документы руководителей структурных подразделений
регистрируются и отправляются работниками, ответственными за
организацию делопроизводства в этих подразделениях, и могут быть
переданы из одного подразделения в другое в электронном виде.
Информация об исходящей корреспонденции заносится в электронную
базу данных или журнал регистрации исходящей корреспонденции.
При получении ответа на исходящие документы главы администрации
города и его заместителей регистрация ответа осуществляется в
электронной базе данных входящих документов со ссылкой на
соответствующий исходящий документ администрации города.
7.2.2. Отправка корреспонденции в администрации города
осуществляется электронной почтой, телефаксом, фельдъегерской,
заказной и простой почтой, телеграфом, нарочным.
Отправка корреспонденции Президенту Российской Федерации,
Федеральному Собранию Российской Федерации, Правительству
Российской Федерации, в министерства и ведомства Российской
Федерации осуществляется фельдъегерской связью.
Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.
Корреспонденция за подписью главы администрации города или его
заместителей, отправляемая простой и заказной почтой, отправляется
через почтамт в течение одного - двух дней.
Исполнитель определяет вид отправки документа и представляет
список его рассылки.
Корреспонденция, отправляемая простой и заказной почтой,
передается в общий отдел готовой к отправке: с указанием адресата,
при наличии подписи и всех приложений (указанных в тексте
документа).
7.2.3. Электронная почта используется для оперативной передачи
корреспонденции.
Запрещается передавать телефаксом тексты документов с пометкой
"Для служебного пользования".
Переданная по телефаксу корреспонденция после передачи
возвращается исполнителям с отметкой о ее отправке.
Контроль за работой и использованием факсимильной техники и
средств компьютерной техники осуществляют назначенные в
структурных подразделениях администрации города ответственные
лица.
7.2.4. Телеграммы, направляемые от имени администрации города,
подписываются главой администрации города или его заместителями.
Телеграмма передается в общий отдел в количестве экземпляров,
соответствующем количеству адресатов, с учетом копии с визой
составителя, которая остается в общем отделе.
При направлении телеграммы одного и того же содержания
нескольким адресатам после подписи и регистрации первого
экземпляра изготавливается необходимое количество копий.
Для рассылки телеграммы составителем представляется список
рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения.
Телеграмма заверяется печатью и передается по телеграфу.
7.3. Организация работы с документами в приемных
главы администрации города, его заместителей
и в структурных подразделениях
7.3.1. Все документы, рассмотренные главой администрации города
и его заместителями, направляются для исполнения в структурные
подразделения только через общий отдел.
7.3.2. Работники, ответственные за организацию делопроизводства
в приемных заместителей главы администрации города, структурных
подразделениях, обязаны забирать документы в общем отделе
ежедневно два раза в день: в 11 и в 16 часов, срочную
корреспонденцию - незамедлительно.
7.3.3. Незарегистрированные документы на имя главы
администрации города или его заместителей, поступившие
непосредственно в их приемные или структурные подразделения,
подлежат обязательной передаче для регистрации в общий отдел.
7.3.4. Организация работы с документами в структурном
подразделении обеспечивается заведующим приемной структурного
подразделения либо другим работником, ответственным за организацию
делопроизводства, на которых возлагается выполнение следующих
обязанностей:
получение и учет документов, поступающих из общего отдела или
отдела по обращениям граждан управления делами администрации
города;
своевременная передача полученных документов руководителю
структурного подразделения, а затем непосредственному исполнителю,
ознакомление работников с распорядительными и информационными
документами;
систематическое информирование руководителя структурного
подразделения о состоянии исполнения документов и поручений в
структурном подразделении;
выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их
возвращением и сохранностью;
оформление исходящих документов, передача их на отправку;
ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел
структурного подразделения;
подготовка и сдача дел на архивное хранение;
хранение и учет бланков документов, подготовка заявок на
получение средств оргтехники и канцелярских принадлежностей,
обеспечение их сохранности и правильного использования.
7.3.5. Структурные подразделения ведут учет поступления,
прохождения и исполнения переданных им служебных документов с
помощью регистрационных карточек или журналов установленной формы
и (или) выполнением соответствующей отметки в электронной базе
данных.
7.3.6. Документы, поступившие в структурное подразделение,
после их учета передаются руководителю структурного подразделения
и в соответствии с его поручением (резолюцией) направляются на
исполнение или для ознакомления под роспись.
Руководители структурных подразделений несут ответственность за
организацию работы с поступившими документами, контролируют
качество и своевременность выполнения поручений.
7.3.7. При работе с документами в структурных подразделениях
необходимо соблюдать следующие требования:
лица, работающие с документами, отвечают за обеспечение
сохранности находящихся у них документов и неразглашение
содержащейся в них конфиденциальной информации;
сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться
только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у
работника;
не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные
документы какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных
настоящей Инструкцией;
передача документов или их копий работникам других структурных
подразделений может производиться только с разрешения руководителя
структурного подразделения;
передача служебных документов представителям средств массовой
информации осуществляется через управление по связям с
общественными организациями и партиями администрации города;
документ, помещенный в дело, может быть с разрешения
руководителя структурного подразделения временно изъят с
обязательным вложением в дело листа-заместителя, в котором
указывается, когда, кому и кем документ выдан;
при уходе в отпуск работники структурного подразделения обязаны
отчитаться по всем находящимся на исполнении документам и
обращениям граждан, при переводе на другую работу или освобождении
от занимаемой должности - сдать все числящиеся за ними документы
работнику, ответственному за организацию делопроизводства в
структурном подразделении.
7.3.8. После завершения работы над документом исполнитель
должен сделать отметку об исполнении, которая включает ссылку на
дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении
(проставляется на самом документе на первом экземпляре в нижней
части); при отсутствии такого документа составляются краткие
сведения об исполнении, например: "Учтено при подготовке замечаний
к проекту распоряжения (название)", "Дан устный ответ (о чем,
кому, дата)".
После этого сам документ и все материалы к нему,
свидетельствующие о ходе его исполнения, передаются руководителю
структурного подразделения для снятия с контроля.
На исполненном документе руководитель структурного
подразделения делает отметку "В дело". Отметка "В дело", дата и
подпись руководителя структурного подразделения проставляются на
первом листе самого документа либо на лицевой стороне первого
листа информации об исполнении документа.
После этого исполненные документы помещаются в соответствующие
папки согласно номенклатуре дел структурного подразделения.
7.3.9. На документах, предназначенных для ознакомления, лица,
ознакомившиеся с ними, проставляют свою подпись и дату на
оборотной стороне документа внизу либо на специальном листе
ознакомления. После этого документы также подшиваются в дело.
7.3.10. Регистрация и отправление исходящих документов,
подготовленных и оформленных в структурном подразделении,
осуществляется в соответствии с порядком, определенным в
подразделе 7.2 настоящего раздела.
7.4. Организация работы с корреспонденцией
в администрациях административных округов города
Краснодара, сельских и поселковых администрациях
города Краснодара, структурных подразделениях,
являющихся юридическими лицами
Порядок работы с корреспонденцией в администрациях
административных округов города Краснодара, сельских и поселковых
администрациях города Краснодара, структурных подразделениях,
являющихся юридическими лицами, устанавливается ими с учетом
требований настоящей Инструкции.
8. Порядок документооборота отдельных видов
документов в администрации города Краснодара
и организация контроля за их исполнением
8.1. Виды документов, находящихся в обороте
в администрации города Краснодара
В администрации города находятся в обороте следующие виды
документов:
правовые акты органов государственной власти;
решения городской Думы Краснодара;
правовые акты главы администрации города;
письма предприятий, организаций, учреждений, должностных лиц;
письменные обращения граждан.
8.2. Правовые акты органов государственной власти
8.2.1. Правовые акты федеральных и краевых органов
государственной власти, поступающие в администрацию города,
регистрируются работниками общего отдела, осуществляющими
обработку и распределение поступающей в администрацию города
корреспонденции.
8.2.2. После первичной обработки документы направляются в
аппарат главы администрации города для сортировки.
К правовым актам, содержащим положения, требующие решения главы
администрации города, работниками аппарата главы администрации
города подготавливаются соответствующие проекты резолюций.
8.2.3. Правовые акты с резолюциями главы администрации города
или его заместителей направляются работникам общего отдела,
осуществляющим общий (делопроизводственный) контроль; они
выполняют соответствующие переотметки в электронной базе данных,
копируют документы и передают их для отправки исполнителям.
При необходимости аппарат главы администрации города
осуществляет дополнительный (содержательный) контроль этих
документов.
8.2.4. Исполнители передают информацию об исполнении
документов, а также проекты писем в адрес соответствующих органов
государственной власти работникам общего отдела, осуществляющим
делопроизводственный контроль, затем информация направляется главе
администрации города или его заместителям для рассмотрения.
В случае если контроль осуществляется главой администрации
города, информация направляется ему через аппарат главы
администрации города.
8.3. Решения городской Думы Краснодара
8.3.1. Решения городской Думы Краснодара, поступающие в общий
отдел, направляются в аппарат главы администрации города для
сортировки и подготовки проекта резолюции главы администрации
города.
8.3.2. Решения городской Думы с резолюциями главы администрации
города направляются работникам общего отдела, осуществляющим
делопроизводственный контроль; они выполняют соответствующие
переотметки в электронной базе данных, копируют документы и
передают их для отправки исполнителям.
8.3.3. По поручению главы администрации города отдельные
решения могут быть поставлены на контроль, осуществляемый
работниками аппарата главы администрации города.
8.3.4. Информация об исполнении решений, а также проекты писем
в адрес городской Думы Краснодара направляются исполнителями главе
администрации города для подписания через аппарат главы
администрации города.
8.4. Правовые акты главы администрации города
8.4.1. Правовые акты главы администрации города регистрируются
в общем отделе, рассылаются согласно списку рассылки и
контролируются работниками общего отдела, осуществляющими
делопроизводственный контроль.
8.4.2. Работники общего отдела, осуществляющие
делопроизводственный контроль, регистрируют поручения главы или
его заместителя, изложенные в тексте правового акта (делают
переотметки на исполнителей), при необходимости размножают
документ и передают для рассылки исполнителям.
8.4.3. Правовые акты главы администрации города, контроль за
выполнением которых возложен на аппарат главы администрации
города, снимаются с делопроизводственного контроля.
8.4.4. Исполнители передают информацию об исполнении документов
работникам общего отдела, осуществляющим делопроизводственный
контроль (в аппарат главы администрации города), затем информация
направляется главе администрации города или его заместителям.
8.4.5. Правовые акты главы администрации города снимаются с
контроля соответствующим постановлением главы администрации
города.
Работники, осуществляющие контроль за выполнением правовых
актов, готовят обоснованное представление о снятии с контроля
правовых актов главы администрации города и соответствующий проект
постановления.
Правовые акты, снятые с контроля, не прекращают своего
действия.
8.5. Письма предприятий, организаций, учреждений,
должностных лиц
8.5.1. Письма предприятий, организаций, учреждений, должностных
лиц, поступающие в администрацию города, регистрируются
работниками общего отдела.
8.5.2. Работники общего отдела сортируют документы по их
содержанию и направляют для рассмотрения заместителям главы
администрации города; наиболее важные документы, в том числе
поступающие от Федерального Собрания Российской Федерации,
Законодательного Собрания Краснодарского края, городской Думы
Краснодара, направляются главе администрации города (с выполнением
соответствующих переотметок в электронной базе данных).
8.5.3. Документы, направляемые для рассмотрения главе
администрации города, получает аппарат главы администрации города.
Работники аппарата главы администрации города готовят
проекты резолюций, передают их вместе с документами на подпись
главе администрации города и после подписания возвращают в общий
отдел.
При наличии поручений главы администрации города отдельные
документы ставятся на контроль, осуществляемый аппаратом главы
администрации города.
8.5.4. Документы, поступившие заместителям главы администрации
города для рассмотрения и подготовки резолюции, возвращаются с
резолюциями в общий отдел, кроме тех случаев, когда заместитель
главы - руководитель структурного подразделения, оставляет их для
исполнения в своем структурном подразделении.
8.5.5. Документы, адресованные руководителям структурных
подразделений, регистрируются и направляются в структурные
подразделения.
8.5.6. Работники общего отдела, осуществляющие обработку и
распределение поступающей в администрацию города корреспонденции,
получив рассмотренный документ с резолюцией, делают переотметку в
электронной базе данных и рассылают исполнителям.
8.5.7. На резолюциях с поручениями, контроль за которыми
осуществляется аппаратом главы администрации города, и самих
документах проставляется штамп "Контроль" и делается отметка "К".
В этом случае работники общего отдела, осуществляющие обработку и
распределение поступающей в администрацию города корреспонденции,
не контролируют их исполнение.
8.5.8. Письма государственных органов, городской Думы
Краснодара контролируются работниками общего отдела по сроку
отправки ответа и в том случае, если они находятся на контроле в
аппарате главы администрации города.
8.5.9. Информация о выполнении поручений, а также проекты писем-
ответов направляются работникам общего отдела, осуществляющим
обработку и распределение поступающей в администрацию города
корреспонденции. Ответ исполнителя регистрируется с выполнением
переотметки в электронной базе данных. Документы с информацией о
выполнении поручений, адресованные главе администрации города,
направляются в аппарат главы администрации города. Работники
аппарата регистрируют ответы по тем документам, которые находятся
на контроле в аппарате главы администрации города, готовят проекты
резолюций и передают их вместе с документами для рассмотрения
главе администрации города.
8.6. Контроль за исполнением документов
Правила контроля и проверки исполнения документов, определение
показателей исполнительской дисциплины работников администрации
города регламентируются Положением об организации учета и контроля
за прохождением и исполнением документов в администрации города
Краснодара, выполнением заданий и поручений главы администрации
города Краснодара и Положением о премировании и вознаграждении
муниципальных служащих администрации города Краснодара,
утвержденными главой администрации города.
9. Порядок рассмотрения письменных обращений граждан
и организация личного приема
9.1. Общие положения
9.1.1. Работа с обращениями граждан в администрации города
ведется в соответствии с Законом Краснодарского края "О порядке
рассмотрения обращений граждан в Краснодарском крае" и настоящей
Инструкцией.
9.1.2. Ответственность за организацию работы с обращениями
граждан возлагается на отдел по обращениям граждан управления
делами администрации города (далее - отдел по обращениям граждан),
в структурных подразделениях - на лиц, ответственных за
организацию делопроизводства.
9.1.3. Письменные обращения граждан, поступающие в
администрацию города, направляются в отдел по обращениям граждан
для первичной обработки и распределения.
9.1.4. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам
граждан в администрации города и ее структурных подразделениях
ведется с применением автоматизированной системы "Обращения
граждан" отдельно от других видов делопроизводства.
9.1.5. Зарегистрированные обращения направляются для
рассмотрения главе администрации города, его заместителям согласно
распределению должностных обязанностей или структурным
подразделениям администрации города по принадлежности.
9.1.6. Письменные обращения граждан, направляемые для
рассмотрения главе администрации города, получает аппарат главы
администрации города.
Работники аппарата главы администрации города готовят проекты
резолюций, передают их вместе с документами на рассмотрение главе
администрации города; подписанные документы возвращаются в отдел
по обращениям граждан и затем направляются исполнителям.
При наличии поручений главы администрации города отдельные
документы ставятся на контроль, осуществляемый аппаратом главы
администрации города.
9.1.7. Заместителям главы администрации города письменные
обращения граждан поступают вместе с проектом резолюции,
подготовленным отделом по обращениям граждан.
После подписания резолюции документы возвращаются в отдел по
обращениям граждан и рассылаются исполнителям, кроме тех случаев,
когда заместитель главы - руководитель структурного подразделения,
оставляет их для исполнения в своем структурном подразделении.
9.1.8. Информация об исполнении обращений, находящихся на
контроле в вышестоящих организациях, направляется на подпись главе
администрации города или его заместителям с обязательным
предварительным согласованием с начальником отдела по обращениям
граждан управления делами.
(в ред. Постановления главы администрации МО г. Краснодар от
04.10.2004 N 2693)
Правильность оформления документа и полнота ответа проверяются
заведующим приемной (помощником руководителя) до представления его
на подпись руководителю.
Письменный ответ заявителю отправляется непосредственно
исполнителем.
9.1.9. Информация о выполнении поставленных на контроль
поручений по письменным обращениям граждан направляется работникам
отдела по обращениям граждан вместе с имеющейся перепиской
согласно резолюции. Отдел по обращениям граждан представляет
исполненные документы авторам резолюций для списания в дело или
постановки на дополнительный контроль.
9.1.10. Исполненные документы, контроль за выполнением которых
возложен на аппарат главы администрации города, направляются главе
администрации города через аппарат главы администрации города.
9.1.11. Регистрация письменных обращений (предложений,
заявлений, жалоб) граждан осуществляется путем проставления
соответствующих штампов на лицевой стороне первого листа
обращения. На регистрационно-контрольной карточке проставляется
штамп "Контроль" и отметка "К", в случае, если обращение подлежит
контролю.
Регистрационный индекс обращения и дата его поступления
отмечаются в регистрационном штампе. Регистрационный индекс
состоит из кода подразделения и порядкового номера поступившего
обращения и может быть дополнен другими обозначениями,
обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность
предложений, заявлений и жалоб граждан.
Нумерация при регистрации письменных обращений ведется с начала
календарного года.
Письменным обращениям граждан присваивается один
регистрационный номер, который является входящим и исходящим
одновременно.
Регистрация обращений осуществляется на регистрационно-
контрольной карточке (приложение 20) или в журнале регистрации
письменных обращений граждан (приложение 21).
9.1.12. Повторным обращениям граждан при их поступлении
присваивается очередной регистрационный индекс, а в
соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки
указывается регистрационный индекс первого (предыдущего)
обращения. В правом верхнем углу повторных обращений и на
регистрационно-контрольных карточках ставится отметка "Повторно",
а также прилагается вся предшествующая переписка.
Повторными следует считать обращения, поступившие от одного и
того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи
первого обращения истек установленный срок рассмотрения или
заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Запрещается выдача на руки заявителям их зарегистрированных
писем (возврат автору поданного им письма возможен только до его
регистрации). По письменному обращению автора можно лишь
приостановить рассмотрение его письма. Возврат автору обращения
приложенных им к письму справок и копий различных документов
разрешается в течение всего периода рассмотрения и архивного
хранения материалов.
9.2. Представление письменных обращений граждан
руководителям для оформления поручений
и передача их для выполнения
9.2.1. Представление главе администрации города, его
заместителям или руководителям структурных подразделений
письменных обращений граждан осуществляется после регистрации в
соответствии с распределением обязанностей между главой
администрации города и его заместителями, а также в соответствии с
функциями структурных подразделений.
В резолюции руководителя обязательно должен быть оговорен
порядок ответа автору обращения.
В поручении, подлежащем контролю, необходимо указывать, в чей
адрес и в какой срок следует подготовить ответ (или проект
ответа), а также количество прилагаемых листов обращения.
При поступлении письменных обращений граждан в структурное
подразделение они регистрируются работником, ответственным за
организацию делопроизводства, и рассматриваются руководителем
структурного подразделения с условием выполнения требований
настоящей Инструкции.
9.2.2. Отправка исполнителям резолюции с поручением и
письменным обращением должна производиться незамедлительно после
подписания резолюции руководителем, но не позднее 3 дней после
регистрации обращения.
9.2.3. При поступлении обращения не по назначению, не позднее
чем в 5-дневный срок его возвращают автору резолюции или передают
для рассмотрения другому исполнителю с уведомлением об этом
адресата.
9.2.4. Обращения рассматриваются в срок до одного месяца со дня
их поступления в администрацию города или структурные
подразделения.
Обращения депутатов по заявлениям граждан рассматриваются
безотлагательно, но не позднее 14 дней со дня регистрации в отделе
по обращениям граждан, в порядке, предусмотренном в настоящем
подразделе.
9.3. Организация контроля за сроками рассмотрения
письменных обращений граждан
9.3.1. Контроль за письменными обращениями граждан
осуществляется на основании данных, внесенных в регистрационно-
контрольные карточки установленного образца либо журнал
регистрации письменных обращений граждан лицом, ответственным за
эту работу, с учетом информации от исполнителей.
9.3.2. Обращения граждан, подлежащие контролю, рассматриваются
в сроки, указанные в резолюции руководителя или начальника отдела
по обращениям граждан.
В тех случаях, когда для рассмотрения обращения необходимо
проведение специальной проверки, сбор дополнительных материалов
либо принятие иных мер, в порядке исключения сроки могут быть
продлены руководителем, но не более чем на один месяц, с
сообщением об этом заявителю.
9.4. Требования к ответам на письменные обращения граждан
9.4.1. Ответственность за правильность, объективность и полноту
рассмотрения поступившего обращения несет лицо, подписавшее ответ
на данное обращение.
9.4.2. В ответе должен быть указан номер и дата регистрации
письма, на которое дается ответ, фамилия и номер телефона
исполнителя, а также дата регистрации отправки ответа. В нем
обязательно указывается, кем и в какой форме дан ответ заявителю,
или прилагается копия ответа заявителю.
К ответу прилагаются востребованные согласно поручению
материалы (у исполнителя остается адресованное ему поручение).
9.5. Представление на доклад руководителям
выполненных поручений по письменным обращениям граждан
Ответы на обращения граждан вместе с резолюциями докладываются
руководителям для принятия решения о списании в дело или
необходимости постановки их на дополнительный контроль (если
заявителю дан ответ о разрешении его вопроса через определенное
время, это поручение не снимается с контроля до полного его
выполнения).
9.6. Порядок организации личного приема граждан
руководителями администрации города
и структурных подразделений
9.6.1. Руководители администрации города и структурных
подразделений ведут прием граждан по личным вопросам согласно
утвержденному графику.
9.6.2. В структурных подразделениях запись на прием
осуществляется работником, на которого возложены эти обязанности
руководителем.
9.6.3. Запись на прием может осуществляться как предварительно,
так и в день приема.
9.6.4. Регистрация поступающих устных обращений граждан
осуществляется на регистрационно-контрольной карточке (приложение
22) или в журнале регистрации устных обращений граждан (приложение
23).
9.6.5. Рассмотрение устных обращений граждан осуществляется в
соответствии с резолюцией, сделанной руководителем на личном
приеме.
9.6.6. Рассмотрение устных обращений граждан и прохождение
документов, поступивших с личного приема, осуществляется в
порядке, предусмотренном для письменных обращений граждан.
9.7. Порядок рассмотрения письменных обращений
граждан и организация личного приема в администрациях
административных округов города Краснодара, сельских и
поселковых администрациях города Краснодара, структурных
подразделениях, являющихся юридическими лицами
Порядок рассмотрения письменных обращений граждан и организация
личного приема в администрациях административных округов города
Краснодара, сельских и поселковых администрациях города
Краснодара, структурных подразделениях, являющихся юридическими
лицами, устанавливается ими с учетом требований настоящей
Инструкции.
10. Машинописные и копировально-множительные работы
10.1. Машинописные работы
10.1.1. Печатание документов в администрации города
организуется управлением делами, а также структурными
подразделениями, имеющими приемные.
Документы объемом до трех страниц печатаются непосредственно в
структурных подразделениях, остальные - в структурных
подразделениях, имеющих приемные, либо в общем отделе.
10.1.2. Для печати принимаются только служебные документы и
материалы, непосредственно связанные с деятельностью администрации
города.
Документы и материалы личного характера, а также не относящиеся
к деятельности администрации города, печатанию не подлежат.
10.1.3. Печатание в общем отделе производится в порядке
поступления материалов. Первоочередному печатанию подлежат проекты
правовых актов главы администрации города.
10.1.4. На передаваемом для печатания материале в левом верхнем
углу первого листа обозначается межстрочный интервал,
проставляется дата, указывается фамилия и телефон заказчика.
Передаваемый для печатания материал должен быть завизирован
руководителем соответствующего структурного подразделения.
10.1.5. Передаваемые для печатания рукописи должны быть
написаны разборчиво, на одной стороне листа с использованием
контрастных красителей (чернил, пасты) синего, фиолетового или
черного цветов. Небрежно и неразборчиво написанные черновики,
нечеткие ксеро- или факсимильные копии для печатания не
принимаются.
Рукописи должны быть вычитаны исполнителем. При подготовке
материалов для печатания особое внимание следует обращать на
четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов,
иностранных слов и географических названий. Сокращения слов
применяются только общепринятые.
10.1.6. Напечатанные документы и материалы вместе с рукописью
передаются исполнителю.
Документы и материалы, подлежащие дальнейшему редактированию и
правке в структурном подразделении, могут быть перенесены на
дискету заказчика.
10.1.7. Идентификатором электронной копии документа является
отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой
страницы документа и содержащая наименование файла на машинном
носителе, код оператора, а также другие поисковые данные.
10.2. Копировально-множительные работы
10.2.1. Копировально-множительные работы в администрации города
выполняются в общем отделе.
Копирование небольших по объему документов малыми тиражами при
наличии копировально-множительной техники осуществляется в
структурных подразделениях с соблюдением установленных правил.
10.2.2. На копирование принимаются документы и материалы только
служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью
администрации города.
Документы и материалы личного характера или не относящиеся к
деятельности администрации города копированию не подлежат.
10.2.3. Документы и материалы передаются на копирование в
несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными, как
правило, первые экземпляры. Загрязненные, с помарками материалы
(кроме полученных обращений граждан и присланных документов) на
копирование не принимаются. Не принимаются также на копирование
книги и брошюры.
Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом
документа.
10.2.4. Работники общего отдела ведут учет всех выполненных
работ по копированию материалов.
11. Требования к электронным документам
11.1. При печатании документов соблюдаются установленный
порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.
Абзацы отделяются друг от друга красными строками. Первая
(красная) строка каждого абзаца текста начинается на расстоянии
12,5 мм от левой границы текстового поля. Рекомендуется печатать
текст через 1 - 1,5 межстрочных интервала.
11.2. Тексты правовых актов, писем вводятся только в специально
установленных шаблонах (файлах-заготовках, служащих основой для
документов), для ввода текстов остальных видов документов можно
использовать отдельные элементы шаблонов (текст, таблица).
11.3. Дополнительные требования к тексту, регламентирующие его
подготовку на компьютере:
основной используемый шрифт - Times New Roman Cyrillic;
размер шрифта сплошного текста - 14 пунктов;
размер шрифта в таблицах - 12 пунктов.
11.4. Подготовка документа ведется в текстовом редакторе
MicroSoft Word для Windows. Сохранение документов выполняется в
формате MicroSoft Word 7.0 (DOC) или RichTextFormat (RTF),
электронные расчетные таблицы - в MicroSoft Excel (XLS).
11.5. Рекомендуется при подготовке проектов постановлений и
распоряжений использовать соответствующие шаблоны документов
MicroSoft Word, размещенные на центральном файл-сервере локальной
сети администрации города в каталоге I:\EXCHANGE\TEMPLATES.
Параметры шаблонов настроены в соответствии с требованиями
настоящей Инструкции.
11.6. Все таблицы документа должны создаваться только штатными
средствами редактора MicroSoft Word. Недопустимо рисование линий
таблиц символами, линиями и прямоугольниками. Любая таблица в
документе должна быть монолитной и не содержать разрывов между
ячейками. Если необходимо продолжить таблицу на другой странице,
то не допускается вставка разрыва страницы между ячейками таблицы
или закрытие таблицы и создание новой на другой странице.
12. Формирование дел, передача их на хранение
12.1. Составление номенклатур дел
12.1.1. Для правильной организации делопроизводства и
формирования дел, обеспечения поиска документов в администрации
города ежегодно составляется номенклатура дел по форме согласно
приложению 24.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный
перечень заголовков (наименований) дел, сформированных в
администрации города, с указанием сроков их хранения. Она
предназначена для группировки исполненных документов в дела,
систематизации и учета дел, определения сроков хранения документов
и является основой для составления описей дел постоянного,
долговременного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет
включительно) хранения и по личному составу.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все
документируемые участки работы администрации города, ее
структурных подразделений, в том числе справочные, контрольные
картотеки, журналы учета документов. В номенклатуру дел не
включаются печатные издания, брошюры, справочники, информационные
листки, бюллетени, журналы, экспресс-информации и т.п.
12.1.2. Номенклатура дел администрации города на предстоящий
год составляется архивным отделом администрации города в последнем
квартале предшествующего года, согласовывается с экспертно-
проверочной комиссией управления по делам архивов Краснодарского
края и вводится в действие с 1 января следующего года.
После утверждения номенклатуры дел администрации города
структурные подразделения получают из нее выписки соответствующих
разделов для использования в своей работе.
Номенклатура дел администрации города подлежит повторным
согласованиям с экспертно-проверочной комиссией управления по
делам архивов Краснодарского края в случае изменения структуры
управления администрации города, но не реже, чем один раз в 5 лет.
12.1.3. Номенклатура дел администрации города составляется на
основании номенклатур дел структурных подразделений.
Включение в утвержденную номенклатуру дел администрации города
дел вновь созданных структурных подразделений, а также новых дел,
формируемых в течение года, оформляется архивным отделом
администрации города в виде дополнения к утвержденной номенклатуре
дел, которое составляется структурным подразделением и в конце
текущего года утверждается главой администрации города.
12.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения на
следующий год составляется до 1 декабря текущего года работником,
ответственным за организацию делопроизводства в структурном
подразделении, по форме согласно приложению 25.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
положением о структурном подразделении, его штатным расписанием,
планами и отчетами о работе, правилами и требованиями Федеральной
архивной службы Российской Федерации.
Номенклатура дел структурного подразделения подлежит
согласованию с архивным отделом администрации города.
Срок действия номенклатуры дел - не более 5 лет. В течение года
в номенклатуру дел структурного подразделения после согласования с
архивным отделом администрации города могут вноситься изменения,
дополнения, уточнения, для чего в конце разделов номенклатуры дел
оставляются резервные номера.
12.1.5. Номенклатура дел включает в себя: индекс дела,
заголовок дела, количество томов дела, срок хранения документов,
номера статей по перечню, примечание.
Индекс дела состоит из кода структурного подразделения, индекса
подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного
подразделения. Например: индекс дела 12-02-05, где 12 - код
структурного подразделения, 02 - индекс его подразделения, 05 -
порядковый номер дела.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела, включать реквизиты,
необходимые для данного вида документов. Не допускаются
неконкретные формулировки ("Разное", "Общая переписка" и др.).
Количество томов дела проставляется в конце года.
Срок хранения документов, номера статей по перечню
проставляются работником архивного отдела администрации города в
соответствии с типовым перечнем документов с указанием сроков
хранения.
В примечании указываются различные дополнительные сведения о
документах, например: "Хранятся в организации", "При условии
завершения ревизии", "После окончания срока действия" и др.
12.1.6. По завершении делопроизводственного года в конце
номенклатуры дел оформляется итоговая запись о категориях и
количестве заведенных дел (томов).
12.1.7. Ведение дел вне номенклатуры в структурных
подразделениях не допускается.
12.2. Формирование и оформление дел
12.2.1. Исполненные документы формируются в дела в структурном
подразделении в соответствии с его номенклатурой дел.
12.2.2. Исполненные документы должны в 15-дневный срок
сдаваться исполнителем работнику, ответственному за организацию
делопроизводства в структурном подразделении, для формирования их
в дела.
12.2.3. При формировании дела проверяются: правильность
отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота
документов, наличие на документах подписей, виз, дат, учетных
(регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о
списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны
быть дооформлены, а затем подшиты в дело.
12.2.4. При формировании дел соблюдаются следующие требования:
раздельно группируются в дела документы постоянного и
временного хранения;
неисполненные и незарегистрированные документы в дела не
подшиваются, а возвращаются исполнителю для исполнения и
оформления;
в дело подшивается только один экземпляр документа. Черновики и
варианты проектов документов не подшиваются (за исключением тех,
на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие
первый экземпляр);
в дело подшиваются, как правило, документы одного календарного
года (исключение составляют личные и переходящие дела);
при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается
ксерокопия, которая подшивается в дело;
объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем
объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).
12.2.5. Материалы по исполненным письменным и устным обращениям
граждан формируются в отдельные дела и хранятся у работников,
ответственных за организацию делопроизводства в структурных
подразделениях, в течение установленного срока.
12.2.6. При подготовке документов, обосновывающих
предоставление и изъятие земельных участков необходимо соблюдать
следующие требования:
дела должны быть прошнурованы и пронумерованы, содержать опись
документов;
не должны допускаться исправления в документах, не заверенные
печатью и подписью должностного лица;
к проекту постановления о предоставлении гражданину земельного
участка должна прикладываться копия паспорта гражданина;
копии документов (ксерокопии) должны быть заверены
уполномоченными на то лицами в установленном порядке.
12.2.7. Документы внутри дела располагаются в логической
последовательности решения вопроса и с учетом степени важности
документов или в хронологическом порядке.
При хронологическом порядке расположения документов постоянного
хранения более ранние документы помещаются в начале дела. В делах
временного хранения последовательность расположения документов
может быть обратной.
12.2.8. В дело с перепиской документы подшиваются по дате
исполнения, при этом исходящий (ответный) документ помещается
после входящего (инициативного). При возобновлении переписки по
вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в
дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре
дел предыдущего года, в котором хранятся предшествующие документы
по этому вопросу.
12.2.9. Обращения граждан и документы по их рассмотрению
подшиваются в дела отдельно от переписки по другим вопросам.
Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют
в деле самостоятельную группу и систематизируются в алфавитном
порядке по фамилиям авторов обращений.
12.2.10. Дела, подлежащие передаче на хранение в архивный отдел
администрации города, должны быть оформлены в соответствии с
правилами и требованиями Федеральной архивной службы Российской
Федерации.
Оформление дела состоит из описания дела на обложке, переплета,
нумерации листов, составления заверительной надписи и внутренней
описи.
12.2.11. Перед подшивкой проверяется правильность оформления
документов, наличие необходимых подписей, виз, отметок о
регистрации и исполнении, наличие приложений.
12.2.12. Оформление обложки дела осуществляется по
установленной форме (приложение 26). Сведения на обложку
переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими
фактический состав помещенных в дело документов.
Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.
12.2.13. Нумерация листов производится черным графическим
карандашом или нумератором (для дел временного (до 10 лет
включительно) хранения) в правом верхнем углу листа документа.
12.2.14. В делах постоянного хранения для учета и поиска
документов в начале дела помещается внутренняя опись, в которую
включаются сведения о документе или группе документов по одному
вопросу (приложение 27).
12.2.15. В конце дела подшивается лист с заверительной
надписью, в которой указывается цифрами и прописью количество
пронумерованных листов, а также оговариваются особенности
нумерации листов и физического состояния дела (приложение 28).
Заверительная надпись составляется работником, ответственным за
организацию делопроизводства в структурном подразделении.
12.2.16. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения
подлежат частичному оформлению. При этом используется прямой или
обратный порядок расположения документов, листы не нумеруются,
заверительные надписи не составляются.
12.2.17. Документы временного хранения хранятся в папках
(скоросшивателях).
12.3. Обеспечение сохранности документов
12.3.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в
структурных подразделениях, в которых они формировались.
Ответственность за сохранность документов несут руководители
данных структурных подразделений.
12.3.2. Дела должны храниться в помещениях, обеспечивающих
надежную сохранность документов.
12.3.3. Дела располагаются в вертикальном положении корешками
наружу в запираемых шкафах или сейфах.
12.3.4. В целях оперативного поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел
или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа (сейфа).
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения хранятся в
структурных подразделениях до истечения сроков их хранения и
уничтожения.
Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения
хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях, а
затем дела постоянного хранения сдаются в архивный отдел
администрации города в установленные сроки.
12.3.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения могут
выдаваться работникам структурных подразделений по служебной
необходимости во временное пользование на срок до одного месяца.
При выдаче дел во временное пользование на место выдаваемого
дела кладется лист-заместитель (приложение 29).
Состояние дел при возврате должно быть проверено в присутствии
работника, их возвращающего.
12.3.6. В случае утраты какого-либо дела или документов
работник, получивший его, обязан незамедлительно известить об этом
руководителя своего структурного подразделения.
12.3.7. Полная проверка наличия дел и документов проводится в
структурных подразделениях ежегодно по завершению
делопроизводственного года.
12.4. Экспертиза ценности документов
12.4.1. Экспертиза ценности документов проводится для
установления научной, исторической и практической значимости
документов, образовавшихся в процессе деятельности администрации
города и ее структурных подразделений, с целью отбора их для
дальнейшего хранения или уничтожения.
12.4.2. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов в администрации города и структурных подразделениях
создаются постоянно действующие комиссии по экспертизе ценности
документов.
Состав комиссии по экспертизе ценности документов администрации
города определяется главой администрации города.
В состав комиссии по экспертизе ценности документов
структурного подразделения входят заместители руководителя и
работники структурного подразделения, в отдельных случаях -
представители архивного отдела администрации города.
12.4.3. В своей работе комиссии по экспертизе ценности
документов (экспертные комиссии) руководствуются Положением об
Архивном фонде Российской Федерации, Законом Краснодарского края
"Об архивном фонде Краснодарского края и архивах", методическими
документами Федеральной архивной службы Российской Федерации,
действующими нормативами, регламентирующими вопросы организации
архивного хранения и использования документов, а также своими
положениями, согласованными с архивным отделом администрации
города.
12.4.4. Экспертиза ценности документов осуществляется путем
полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для
хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел. По
результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел
структурных подразделений. Документы, утратившие свое практическое
значение и не имеющие исторической и иной научной ценности,
уничтожаются с составлением акта установленной формы (приложение
30).
Акты о выделении дел и документов к уничтожению рассматриваются
на заседаниях экспертной комиссии одновременно с описями дел.
До утверждения актов уничтожение дел и документов запрещается.
12.4.5. Черновики и рукописи подготовленных документов, копии
информационных и других материалов, не подлежащие включению в
номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться
без составления акта.
12.5. Передача дел на хранение
12.5.1. Сформированные и оформленные дела хранятся в
структурных подразделениях у исполнителей или в архиве
структурного подразделения до проведения научно-технической
обработки документов в соответствии с Основными правилами работы
ведомственных архивов и иными требованиями и правилами Федеральной
архивной службы Российской Федерации.
12.5.2. В конце года на все завершенные и оформленные дела
постоянного и долговременного хранения и по личному составу
составляются описи дел по установленной форме (приложения 31 - 33)
в четырех экземплярах.
12.5.3. Описи дел составляются работниками, ответственными за
организацию делопроизводства в структурных подразделениях. Описи
составляются раздельно на дела постоянного и долговременного
(свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.
12.5.4. В опись дел структурного подразделения включаются
заголовки всех дел, образующихся в процессе его деятельности. В
конце описи составляется итоговая запись о количестве включенных в
опись дел. К описи составляются титульный лист, оглавление,
предисловие, список сокращений, указатели.
12.5.5. Обработанные дела постоянного хранения, внесенные в
опись, с архивными номерами и штампами архивного отдела хранятся в
структурном подразделении или ведомственном архиве. По истечении
срока ведомственного хранения документы постоянного хранения
передаются в архивный отдел администрации города на хранение.
Передача дел осуществляется по описям, подписываемым
представителями обеих сторон, участвующих в приеме-передаче дел.
Три экземпляра описи передаются в архивный отдел администрации
города, четвертый - хранится в структурном подразделении, сдавшем
дела.
Документы по личному составу хранятся в архиве структурного
подразделения или в кадровой службе и бухгалтерии подразделения в
течение 75 лет и на хранение не передаются.
12.5.6. Ответственность за сохранность документов постоянного
хранения, находящихся на ведомственном хранении, и документов по
личному составу возлагается на руководителя структурного
подразделения.
В случае реорганизации структурного подразделения все
документы, в том числе документы по личному составу, передаются
правопреемнику для их дальнейшего хранения.
В случае полной ликвидации структурного подразделения без
правопреемника все документы постоянного хранения и по личному
составу на момент ликвидации должны быть переданы в архивный отдел
администрации города в обработанном виде вместе с описями.
Подготовка и передача дел производится силами и за счет
структурного подразделения в соответствии с требованиями и
правилами Федеральной архивной службы Российской Федерации.
Руководитель аппарата главы
администрации города Краснодара
О.Б.ЖЕРДЕВ
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК
администрации города
от 18.12.2002 N 5
Приложение 1
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 2.2.3)
Герб
Краснодара
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КРАСНОДАРА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
____________ N _____________
Приложение 2
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 2.2.4)
Герб
Краснодара
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КРАСНОДАРА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
____________ N _____________
Приложение 3
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 2.2.3)
Герб
Краснодара
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ
ЗАПАДНОГО АДМИНИСТРАТИВНОГО ОКРУГА
ГОРОДА КРАСНОДАРА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
___________ N _____________
Приложение 4
инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 2.2.3)
Герб
Краснодара
Администрация города Краснодара
ДЕПАРТАМЕНТ ГОРОДСКОГО ХОЗЯЙСТВА
350000, г. Краснодар, ул. Красная, 122
тел. (8612) 55-33-54, факс (8612) 55-88-72
e-mail:hoz@krd.ru
ПРИКАЗ
___________ N ______
г. Краснодар
Приложение 5
инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 2.2.3)
Герб
Краснодара
ГЛАВА
АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА КРАСНОДАРА
350000, г. Краснодар, ул. Красная, 122
тел. (8612) 55-34-16, факс (8612) 53-25-62
e-mail: post@krd.ru
_______________ N ______________
На N ____________ от ________________
Приложение 6
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 2.2.3)
Герб
Краснодара
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА КРАСНОДАРА
350000, г. Краснодар, ул. Красная, 122
тел. (8612) 55-34-16, факс (8612) 53-25-62
e-mail: post@krd.ru
_______________ N __________________
На N ____________ от ____________________
Приложение 7
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 2.2.4)
Герб
Краснодара
Администрация города Краснодара
ДЕПАРТАМЕНТ СОЦИАЛЬНОЙ
ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ
350000, г. Краснодар, ул. Колхозная, 92
тел. (8612) 54-12-49, факс (8612) 54-12-72
e-mail:soc@krd.ru
_______________ N __________________
На N_____________ от ___________________
Приложение 8
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 2.2.4)
Совет по культуре
на общественных началах
при администрации города Краснодара
350000, г. Краснодар, ул. Красная, 122
тел. (8612) 55-33-09, факс (8612) 53-25-62
e-mail: kult@krd.ru
_______________ N __________________
На N_____________ от ____________________
Приложение 9
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 2.3.25)
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ
Газеты, журналы, брошюры и другие периодические издания;
поздравительные письма и телеграммы;
пригласительные билеты, приглашения;
рекламные проспекты;
документы, поступающие в копиях для сведения;
переписка по административно-хозяйственным вопросам
второстепенного характера: об оплате счетов, о выделении
автомобилей для перевозки грузов, заявки структурных подразделений
на подписку периодических изданий, приобретение оборудования,
канцтоваров, оргтехники и др.;
документы, поступившие в адрес профсоюзной организации;
первичные документы бухгалтерского, материального и
статистического учета и отчетности;
статистические сводки, справочники и др.
Приложение 10
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 3.4.5)
ПЕРЕЧЕНЬ
ЛИЦ, СОГЛАСУЮЩИХ ПРОЕКТ ПРАВОВОГО АКТА
------------------------------------------------T----------------¬
¦ Лица, согласующие проект правового акта ¦ Сроки ¦
¦ ¦ согласования ¦
+-----------------------------------------------+----------------+
¦Руководители структурных подразделений¦Не позднее 4 ча-¦
¦администрации города, в компетенции которых¦сов рабочего¦
¦находятся вопросы и положения, содержащиеся в¦времени после¦
¦проекте правового акта ¦начала согласо-¦
¦ ¦вания ¦
¦ ¦ ¦
¦Директор (заместитель директора) правового¦Не позднее 12¦
¦департамента администрации города ¦часов рабочего¦
¦ ¦времени после¦
¦ ¦начала согласо-¦
¦ ¦вания ¦
¦ ¦ ¦
¦Заместитель главы администрации города,¦Не позднее 16¦
¦курирующий финансовые вопросы (в случае¦часов рабочего¦
¦внесения проекта, реализация которого требует¦времени после¦
¦финансовых, материальных или иных затрат) ¦начала согласо-¦
¦ ¦вания ¦
¦ ¦ ¦
¦Заместители главы администрации города,¦Не позднее 22¦
¦отвечающие за соответствующее направление¦часов рабочего¦
¦деятельности администрации города ¦времени после¦
¦ ¦начала согласо-¦
¦ ¦вания ¦
¦ ¦ ¦
¦Руководитель аппарата главы администрации¦Не позднее 23¦
¦города ¦часов рабочего¦
¦ ¦времени после¦
¦ ¦начала согласо-¦
¦ ¦вания ¦
¦ ¦ ¦
¦Управляющий делами администрации города ¦Не позднее 24¦
¦ ¦часов рабочего¦
¦ ¦времени после¦
¦ ¦начала согласо-¦
¦ ¦вания ¦
L-----------------------------------------------+-----------------
Приложение 11
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 3.4.7)
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КРАСНОДАРА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
___________ N ________________
О возложении обязанностей
по ведению бухгалтерского учета
В соответствии с решением городской Думы Краснодара от
11.01.2001 N 4 п.24 "О структуре управления администрации города
Краснодара" и постановлениями главы администрации города
Краснодара от 16.01.2001 N 16 "О реорганизации администрации
города Краснодара" и от 02.02.2001 N 98 "О внесении изменений и
дополнения в постановление главы администрации города Краснодара
от 16.01.2001 N 16 "О реорганизации администрации города
Краснодара" постановляю:
1. Возложить на отдел учета и отчетности управления делами
администрации города Краснодара (Павлова) ведение бухгалтерского
учета в управлении муниципального заказа администрации города
Краснодара.
2. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить
на первого заместителя главы администрации города Краснодара И.И.
Левченко.
Глава администрации
города Краснодара Н.В. Приз
__________________________________________________________________
Проект внесен
Управлением муниципального заказа
администрации города
Начальник управления Ю.А. Никитин
Составитель проекта
Начальник контрольно-аналитического
отдела управления муниципального заказа
администрации города Л.П. Кузьмина
Лист согласования
к проекту постановления
главы администрации
города Краснодара
от __________ N ______
"О возложении обязанностей
по ведению бухгалтерского учета"
Проект согласован:
Директор правового департамента
администрации города А.В. Лимаренко
Заместитель главы администрации
города, директор департамента финансов А.Н. Домбровский
Первый заместитель главы
администрации города И.И. Левченко
Руководитель аппарата
главы администрации города О.Б. Жердев
Управляющий делами
администрации города В.В. Абаев
Проект подготовлен в соответствии с Инструкцией по
делопроизводству в администрации города Краснодара и Положением об
организации учета и контроля за прохождением и исполнением
документов в администрации города Краснодара, выполнением заданий
и поручений главы администрации города Краснодара
Главный специалист общего отдела
управления делами администрации города Н.Н. Панкратова
Советник главы
администрации города О.А. Шургина
Приложение 12
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 3.4.8)
СПРАВКА
О ВНЕШНЕМ СОГЛАСОВАНИИ ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ
ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КРАСНОДАРА "О ВОЗЛОЖЕНИИ
ОБЯЗАННОСТЕЙ ПО ВЕДЕНИЮ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА"
-------------T------------T--------------T------------T----------¬
¦ Должность ¦ Подпись ¦ Дата ¦ Инициалы, ¦Примечания¦
¦согласующего¦согласующего¦ согласования ¦ фамилия ¦ ¦
¦ лица ¦ лица ¦ ¦согласующего¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ лица ¦ ¦
L------------+------------+--------------+------------+-----------
Начальник отдела учета
и отчетности управления
делами администрации города Е.В.ПАВЛОВА
______________________ ___________________ ____________________
(должность составителя (подпись составителя) (инициалы, фамилия
проекта) составителя)
Приложение 13
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 3.4.9)
ЛИСТ РЕГЛАМЕНТНОГО КОНТРОЛЯ
внутреннего согласования проекта постановления (распоряжения)
главы администрации города Краснодара "О ____________________"
Проект зарегистрирован
в аппарате главы
администрации города __________ _______ _____________________
(дата) (время) (подпись советника)
---------------------------T------------------T------------------¬
¦ Фамилия и инициалы ¦Передача проекта ¦ Возврат проекта ¦
¦ согласующего лица ¦согласующему лицу ¦согласующим лицом ¦
¦ +----T-----T-------+----T-----T-------+
¦ ¦Дата¦Время¦Подпись¦Дата¦Время¦Подпись¦
+--------------------------+----+-----+-------+----+-----+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----+-----+-------+----+-----+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----+-----+-------+----+-----+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----+-----+-------+----+-----+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----+-----+-------+----+-----+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----+-----+-------+----+-----+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--------------------------+----+-----+-------+----+-----+--------
Проект передан в общий отдел
управления делами
администрации города __________ _______ _____________________
(дата) (время) (подпись корректора)
Приложение 14
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 3.4.9)
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КРАСНОДАРА
УПРАВЛЕНИЕ КУЛЬТУРЫ
350000, г. Краснодар, ул. Красная, 122
тел. (8612) 55-33-09, факс (8612) 55-66-22
e-mail:kult@krd.ru
ПРИКАЗ
___________ N ______
г. Краснодар
О назначении ответственных за работу
с контрольными документами
В целях улучшения качества делопроизводства, организации
контроля за исполнением документов, обеспечения наиболее
эффективного рассмотрения обращений граждан в соответствии с
распоряжением главы администрации города Краснодара от 18.11.2002
N 999-р "О назначении ответственных за работу с контрольными
документами" ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить Рубан Татьяну Николаевну, заместителя начальника
управления культуры администрации города Краснодара, ответственной
за работу с контрольными документами в управлении культуры
администрации города Краснодара.
2. Руководителям муниципальных учреждений и муниципальных
унитарных предприятий, закрепленных за управлением культуры
администрации города Краснодара:
2.1. Назначить ответственных за работу с контрольными
документами из числа своих заместителей.
2.2. Копии приказов о назначении ответственных за работу с
контрольными документами представить в управление культуры
администрации города Краснодара не позднее 03.02.2003.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за
собой.
Начальник управления Т.Я. Приходько
Приложение 15
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 4.3.3)
ЗАЯВКА
К ПОСТАНОВЛЕНИЮ (РАСПОРЯЖЕНИЮ)
Наименование вопроса _____________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Кто вносит постановление (распоряжение) __________________________
__________________________________________________________________
Постановление (распоряжение) разослать ___________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Подпись _____________________ _______________ 200_ г.
Приложение 16
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 5.3)
ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА КРАСНОДАРА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
_________________ N ____________
О внесении проекта решения
городской Думы Краснодара
"О _______________________
_________" на рассмотрение
городской Думы Краснодара
В соответствии с подразделом 5.2 раздела 5 Инструкции по
делопроизводству в администрации города Краснодара ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Внести проект решения городской Думы Краснодара "О ________
______________________________________________________________" на
рассмотрение городской Думы Краснодара (прилагается).
2. Назначить представителем главы администрации города
Краснодара при обсуждении данного проекта решения в городской Думе
Краснодара ________________________________________________.
3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить
на заместителя главы администрации города Краснодара,
представителя администрации города в городской Думе Краснодара
Г.М. Калягину.
Глава администрации
города Краснодара Н.В.ПРИЗ
__________________________________________________________________
Проект подготовлен и внесен
(Наименование структурного
подразделения,
должность руководителя) Подпись Расшифровка
Лист согласования
к проекту постановления главы
администрации города Краснодара
от ____________ N ______
"О внесении проекта решения
городской Думы Краснодара "О __
______________________________"
на рассмотрение городской
Думы Краснодара"
Проект согласован:
Директор правового департамента
администрации города А.В. Лимаренко
Первый заместитель главы
администрации города И.И. Левченко
Заместитель главы администрации
города, представитель администрации
города в городской Думе Краснодара Г.М. Калягина
Руководитель аппарата главы
администрации города О.Б. Жердев
Управляющий делами
администрации города В.В. Абаев
Проект подготовлен в соответствии с Инструкцией по
делопроизводству в администрации города Краснодара и Положением об
организации учета и контроля за прохождением и исполнением
документов в администрации города Краснодара, выполнением заданий
и поручений главы администрации города Краснодара
Главный специалист
общего отдела управления делами
администрации города Н.Н. Панкратова
Советник главы администрации города
по правовым вопросам Т.П. Бочина
Приложение 17
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 5.3)
Проект
РЕШЕНИЕ
ГОРОДСКОЙ ДУМЫ КРАСНОДАРА
(в ред. Постановления главы администрации МО г. Краснодар
от 04.10.2004 N 2693)
О ________________________
__________________________
В соответствии со статьей __ Устава муниципального образования
город Краснодар городская Дума Краснодара решила:
1.___________________________________________________________.
2. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на ___
_________________________________________________________________.
Глава муниципального образования
город Краснодар Н.В.Приз
__________________________________________________________________
Проект внесен
Администрацией муниципального
образования город Краснодар
Глава муниципального образования
город Краснодар Подпись Н.В.Приз
Составитель проекта
(Наименование отраслевого
или территориального органа,
должность руководителя) Подпись Расшифровка
Приложение 18
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 5.3)
Герб
Краснодара
АДМИНИСТРАЦИЯ
ГОРОДА КРАСНОДАРА Председателю
350000, г. Краснодар, ул. Красная, 122 городской Думы
тел. (8612) 55-34-16, факс (8612) 53-25-62 Краснодара
e-mail: post@krd.ru А.И. Кирюшину
_______________ N __________________
На N __________ от __________________
Уважаемый Александр Иванович!
В соответствии со статьей 49 Регламента городской Думы
Краснодара направляем Вам проект решения городской Думы Краснодара
"О _____________________________________________________________".
Приложения: 1. Постановление главы администрации города
Краснодара от _______ N _____ "О внесении проекта
решения городской Думы Краснодара "О _____________
____________________" на __ листах.
2. Проект указанного решения городской Думы
Краснодара на __ листах.
3. Пояснительная записка к проекту решения
городской Думы Краснодара на __ листах.
4. Перечень правовых актов органов городского
самоуправления, подлежащих признанию утратившими
силу, приостановлению, изменению, дополнению или
принятию в связи с принятием данного решения
городской Думы Краснодара на __ листах.
5. Финансово-экономическое обоснование на __
листах.
6. Справочно-информационные материалы на __
листах.
Глава администрации
города Краснодара Подпись Н.В. Приз
Приложение 19
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 7.1.11)
СРОКИ
РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ РАЗЛИЧНОГО ВИДА
----T---------------T----------T---------T-----------------------¬
¦N ¦ Субъект ¦ Вид ¦ Срок ¦ Нормативный акт, ¦
¦пп ¦ обращения ¦ обращения¦рассмот- ¦осуществляющий правовое¦
¦ ¦ ¦ ¦ рения ¦ регулирование ¦
+---+---------------+----------+---------+-----------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+---+---------------+----------+---------+-----------------------+
¦ 1 ¦Уполномоченный ¦Заключение¦1 месяц ¦Федеральный конституци-¦
¦ ¦по правам че-¦ ¦ ¦онный закон "Об Уполно-¦
¦ ¦ловека ¦ ¦ ¦моченном по правам че-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ловека в Российской Фе-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦дерации" от 26.02.97 N¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦1-ФКЗ ¦
+---+---------------+----------+---------+-----------------------+
¦ 2 ¦Прокурор ¦Протест ¦10 дней ¦Федеральный закон "О¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦прокуратуре Российской¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Федерации" от 17.01.92¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦N 2202-1 ¦
+---+---------------+----------+---------+-----------------------+
¦ 3 ¦Прокурор ¦Представ- ¦1 месяц ¦Федеральный закон "О¦
¦ ¦ ¦ление ¦ ¦прокуратуре Российской¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Федерации" от 17.01.92¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦N 2202-1 ¦
+---+---------------+----------+---------+-----------------------+
¦ 4 ¦Член Совета Фе-¦Запрос, ¦1 месяц ¦Федеральный закон "О¦
¦ ¦дерации, депу-¦обращение ¦ ¦статусе депутата Совета¦
¦ ¦тат Государст-¦ ¦ ¦Федерации и статусе де-¦
¦ ¦венной Думы Фе-¦ ¦ ¦путата Государственной¦
¦ ¦дерального Соб-¦ ¦ ¦Думы Федерального Соб-¦
¦ ¦рания Российс-¦ ¦ ¦рания Российской Феде-¦
¦ ¦кой Федерации ¦ ¦ ¦рации" от 08.05.94 N¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦3-ФЗ ¦
+---+---------------+----------+---------+-----------------------+
¦ 5 ¦Депутат Законо-¦Депутатс- ¦15 дней ¦ Закон Краснодарского¦
¦ ¦дательного Соб-¦кий запрос¦ ¦края "О статусе депута-¦
¦ ¦рания Краснода-¦ ¦ ¦та Законодательного¦
¦ ¦рского края ¦ ¦ ¦Собрания Краснодарского¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦края" от 24.04.95 N¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦4-КЗ ¦
+---+---------------+----------+---------+-----------------------+
¦ 6 ¦Депутат Законо-¦Предложе- ¦30 дней ¦ Закон Краснодарского¦
¦ ¦дательного Соб-¦ния и за-¦ ¦края "О статусе депута-¦
¦ ¦рания Краснода-¦мечания ¦ ¦та Законодательного¦
¦ ¦рского края ¦ ¦ ¦Собрания Краснодарского¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦края" от 24.04.95 N¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦4-КЗ ¦
+---+---------------+----------+---------+-----------------------+
¦ 7 ¦Депутат Законо-¦Обращение,¦Безотла- ¦ Закон Краснодарского¦
¦ ¦дательного Соб-¦запрос ин-¦гательно ¦края "О статусе депута-¦
¦ ¦рания Краснода-¦формации ¦либо в¦та Законодательного¦
¦ ¦рского края ¦ ¦установ- ¦Собрания Краснодарского¦
¦ ¦ ¦ ¦ленный в¦края" от 24.04.95 N¦
¦ ¦ ¦ ¦обращении¦4-КЗ ¦
¦ ¦ ¦ ¦срок ¦ ¦
+---+---------------+----------+---------+-----------------------+
¦ 8 ¦Депутат органа¦Депутатс- ¦15 дней ¦ Закон Краснодарского¦
¦ ¦местного самоу-¦кий запрос¦ ¦края "О статусе депута-¦
¦ ¦правления ¦ ¦ ¦та представительного¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦органа местного самоуп-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦равления в Краснодарс-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ком крае" от 04.08.95 N¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦12-КЗ ¦
+---+---------------+----------+---------+-----------------------+
¦ 9 ¦Депутат органа¦Обращение ¦В согла-¦ Закон Краснодарского¦
¦ ¦местного самоу-¦ ¦сованные ¦края "О статусе депута-¦
¦ ¦правления ¦ ¦сроки, в¦та представительного¦
¦ ¦ ¦ ¦случае ¦органа местного самоуп-¦
¦ ¦ ¦ ¦необходи-¦равления в Краснодарс-¦
¦ ¦ ¦ ¦мости до-¦ком крае" от 04.08.95 N¦
¦ ¦ ¦ ¦полните- ¦12-КЗ ¦
¦ ¦ ¦ ¦льной ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦проверки ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦требуется¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦уведомле-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ние в те-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦чение 3¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦дней ¦ ¦
+---+---------------+----------+---------+-----------------------+
¦10 ¦Депутаты всех¦Обращения,¦Безотла- ¦ Закон Краснодарского¦
¦ ¦уровней ¦связанные ¦гательно ¦края "О порядке рас-¦
¦ ¦ ¦с обраще-¦ ¦смотрения обращений¦
¦ ¦ ¦ниями гра-¦ ¦граждан в Краснодарском¦
¦ ¦ ¦ждан ¦ ¦крае" от 25.02.99 N¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦162-КЗ ¦
+---+---------------+----------+---------+-----------------------+
¦11 ¦Граждане ¦Индивидуа-¦1 месяц ¦Федеральный закон "Об¦
¦ ¦ ¦льные и¦ ¦общих принципах органи-¦
¦ ¦ ¦коллектив-¦ ¦зации местного самоуп-¦
¦ ¦ ¦ные заяв-¦ ¦равления в Российской¦
¦ ¦ ¦ления, об-¦ ¦Федерации" от 28.08.95¦
¦ ¦ ¦ращения ¦ ¦N 154-ФЗ ¦
+---+---------------+----------+---------+-----------------------+
¦12 ¦Граждане и юри-¦Заявления ¦2 недели ¦Земельный кодекс Рос-¦
¦ ¦дические лица ¦о предос-¦ ¦сийской Федерации ¦
¦ ¦ ¦тавлении ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦земельного¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦участка в¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦собствен- ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ность ¦ ¦ ¦
+---+---------------+----------+---------+-----------------------+
¦13 ¦Граждане и юри-¦Заявления ¦2 недели ¦Земельный кодекс Рос-¦
¦ ¦дические лица ¦о предос-¦ ¦сийской Федерации ¦
¦ ¦ ¦тавлении ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦земельного¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦участка ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦для строи-¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦тельства ¦ ¦ ¦
+---+---------------+----------+---------+-----------------------+
¦14 ¦Граждане ¦Заявления ¦2 недели ¦Земельный кодекс Рос-¦
¦ ¦ ¦о предос-¦ ¦сийской Федерации ¦
¦ ¦ ¦тавлении ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦земельного¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦участка ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦для целей,¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦не связан-¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ных со¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦строитель-¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ством при¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦наличии ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦кадастро- ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦вой карты ¦ ¦ ¦
L---+---------------+----------+---------+------------------------
Приложение 20
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 9.1.11)
-----------------------------------------------------------------¬
¦------------T--------------------------------------------------¬¦
¦¦ 0229140 ¦РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ¦¦
¦L-----------+---------------------------------------------------¦
¦Корреспондент, Ф.И.О. _________________________________________¦
¦Адрес, телефон _________________________________________________¦
¦Предыдущие обращения от _________ N ________ от ________N ______¦
¦Вид документа __________________________________________________¦
¦Адрес, дата, индекс сопровод. письма ___________________________¦
¦Дата, индекс поступления _______________________________________¦
¦Краткое содержание _____________________________________________¦
¦________________________________________________________________¦
¦Отв. исполнитель _______________________________________________¦
¦Резолюция ______________________________________________________¦
¦________________________________________________________________¦
¦________________________________________________________________¦
¦Автор резолюции ________________________________________________¦
¦Срок исполнения ________________________________________________¦
L-----------------------------------------------------------------
Оборотная сторона карточки
-----------------------------------------------------------------¬
¦---------------------------------------------------------------¬¦
¦¦ ХОД ИСПОЛНЕНИЯ ¦¦
¦+-------------T------------T-------------------T---------------+¦
¦¦Дата передачи¦Исполнитель ¦ Отметка о проме- ¦ Контрольные ¦¦
¦¦на исполнение¦ ¦ жуточном ответе ¦ отметки ¦¦
¦¦ ¦ ¦ или дополнитель- ¦ ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ном запросе ¦ ¦¦
¦+-------------+------------+-------------------+---------------+¦
¦+-------------+------------+-------------------+---------------+¦
¦+-------------+------------+-------------------+---------------+¦
¦+-------------+------------+-------------------+---------------+¦
¦+-------------+------------+-------------------+---------------+¦
¦+-------------+------------+-------------------+---------------+¦
¦L-------------+------------+-------------------+----------------¦
¦Дата, индекс исполнения (ответа) ______________________________ ¦
¦Адресат _______________________________________________________ ¦
¦Содержание ____________________________________________________ ¦
¦_______________________________________________________________ ¦
¦_______________________________________________________________ ¦
¦_______________________________________________________________ ¦
¦С контроля снял _________________ Подпись контролера __________ ¦
¦Дело ________ Том ________ Кол-во листов _________ Фонд _______ ¦
¦ Дело ___________ ¦
¦ Опись __________ ¦
L-----------------------------------------------------------------
Приложение 21
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 9.1.11)
ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
--------T------T----------T----------T------T-------T------T-----¬
¦Регист-¦Дата ¦ Ф.И.О. ¦Откуда ¦Вопрос¦Кому ¦Срок ¦Когда¦
¦рацион-¦регис-¦заявителя,¦поступило ¦ ¦поруче-¦испол-¦фак- ¦
¦ный ¦трации¦ адрес ¦обращение,¦ ¦но рас-¦нения ¦тиче-¦
¦номер ¦ ¦ ¦N и дата ¦ ¦смотре-¦ ¦ски ¦
¦ ¦ ¦ ¦сопроводи-¦ ¦ние ¦ ¦испо-¦
¦ ¦ ¦ ¦тельного ¦ ¦ ¦ ¦лнено¦
¦ ¦ ¦ ¦письма ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+------+----------+----------+------+-------+------+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
L-------+------+----------+----------+------+-------+------+------
Приложение 22
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 9.6.4)
-----------------------------------------------------------------¬
¦ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ¦
¦ ¦
¦ N ________ от "___" __________ 200 __ г. ¦
¦ ¦
¦ ___________________________________________________ ¦
¦ (фамилия, имя отчество посетителя) ¦
¦ ¦
¦Адрес местожительства, телефон _________________________________¦
¦Место работы ___________________________________________________¦
¦Дата приема ____________________________________________________¦
¦________________________________________________________________¦
¦Содержание вопроса _____________________________________________¦
¦________________________________________________________________¦
¦________________________________________________________________¦
¦________________________________________________________________¦
¦Исполнитель ____________________________________________________¦
¦Резолюция ______________________________________________________¦
¦________________________________________________________________¦
¦________________________________________________________________¦
¦Автор резолюции ____________________ (_________________________)¦
¦ (подпись) ¦
¦Срок исполнения _____________________ Приложение: на ____ листах¦
¦ подлежит возврату ¦
L-----------------------------------------------------------------
Оборотная сторона карточки
-----------------------------------------------------------------¬
¦-----------------T--------------------------T------------------¬¦
¦¦ Дата ¦ Кому направлено ¦ Особые отметки ¦¦
¦+----------------+--------------------------+------------------+¦
¦+----------------+--------------------------+------------------+¦
¦+----------------+--------------------------+------------------+¦
¦+----------------+--------------------------+------------------+¦
¦+----------------+--------------------------+------------------+¦
¦L----------------+--------------------------+-------------------¦
¦Дата, индекс исполнителя ______________________________________ ¦
¦Адресат _______________________________________________________ ¦
¦Содержание ____________________________________________________ ¦
¦_______________________________________________________________ ¦
¦_______________________________________________________________ ¦
¦_______________________________________________________________ ¦
¦С контроля снял _______________ Подпись контролера ____________ ¦
¦Дело __________ Том ________ Кол-во листов _______ Фонд _______ ¦
¦ Дело ___________ ¦
¦ Опись __________ ¦
L-----------------------------------------------------------------
Приложение 23
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 9.6.4)
ЖУРНАЛ
РЕГИСТРАЦИИ УСТНЫХ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН
----T------T----------T------T-------------T----------T----------¬
¦N ¦ Дата ¦ Ф.И.О. ¦Вопрос¦Кому поручено¦ Срок ¦ Когда ¦
¦пп ¦приема¦заявителя,¦ ¦рассмотрение ¦исполнения¦фактически¦
¦ ¦ ¦ адрес ¦ ¦ ¦ ¦исполнено ¦
+---+------+----------+------+-------------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L---+------+----------+------+-------------+----------+-----------
Приложение 24
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 12.1.1)
Администрация
города Краснодара УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ города Краснодара
______ N ________ _______________ Н.В. Приз
(личная подпись)
на _______ год _______________
(дата)
---------T-----------T-------T---------------------T-------------¬
¦ Индекс ¦ Заголовок ¦ Кол-во¦ Срок хранения, ¦ Примечание ¦
¦ дела ¦ дела ¦ дел ¦ N статьи по перечню ¦ ¦
+--------+-----------+-------+---------------------+-------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+--------+-----------+-------+---------------------+-------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Заведующий архивным отделом
администрации города Краснодара ________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________
(дата)
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК
администрации города управления по делам архивов
Краснодарского края
от ____________N _______ от _____________ N _______
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в
______ году в администрации города Краснодара
--------------------------T------------T-------------------------¬
¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе переходящих ¦
+-------------------------+------------+-------------------------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦
+-------------------------+------------+-------------------------+
¦Временного (свыше 10 лет)¦ ¦ ¦
+-------------------------+------------+-------------------------+
¦Временного (до 10 лет¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦
+-------------------------+------------+-------------------------+
¦С отметкой ЭПК ¦ ¦ ¦
+-------------------------+------------+-------------------------+
¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦
L-------------------------+------------+--------------------------
Заведующий архивным отделом
администрации города Краснодара _________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
__________
(дата)
Приложение 25
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 12.1.4)
Администрация
города Краснодара
__________________________
__________________________
__________________________
(наименование структурного
подразделения)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
________ N _________
на _______ год
-------T-----------T------T-----------------------T--------------¬
¦Индекс¦ Заголовок ¦Кол-во¦ Срок хранения, ¦ Примечание ¦
¦ дела ¦ дела ¦ дел ¦ N статьи по перечню ¦ ¦
+------+-----------+------+-----------------------+--------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+------+-----------+------+-----------------------+--------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения _____________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_____________
(дата)
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Заведующий архивным отделом
структурного подразделения администрации города Краснодара
администрации города _______________________________
(подпись)(расшифровка подписи)
от ____________N _______ ___________
(дата)
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в
______ году в структурном подразделении администрации города
Краснодара
--------------------------T------------T-------------------------¬
¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ В том числе переходящих ¦
+-------------------------+------------+-------------------------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦
+-------------------------+------------+-------------------------+
¦Временного (свыше 10 лет)¦ ¦ ¦
+-------------------------+------------+-------------------------+
¦Временного (до 10 лет¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦
+-------------------------+------------+-------------------------+
¦С отметкой ЭПК ¦ ¦ ¦
+-------------------------+------------+-------------------------+
¦ИТОГО: ¦ ¦ ¦
L-------------------------+------------+--------------------------
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения __________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
__________
(дата)
Приложение 26
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 12.2.12)
---------------¬
¦Ф. N ________¦
¦ОП. N ________¦
¦Д. N ________¦
L---------------
Администрация города Краснодара
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
(наименование структурного подразделения, подразделения)
ДЕЛО N ___________ том N __________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(заголовок дела)
______________
(дата)
---------------¬ На _______ листах
¦Ф. N ________¦
¦ОП. N ________¦ Хранить _________
¦Д. N ________¦
L---------------
Приложение 27
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 12.2.14)
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ В ДЕЛЕ N _______
---T--------------------------T--------T--------------T----------¬
¦N ¦ Наименование и краткое ¦ Дата ¦ Индекс ¦ Номера ¦
¦пп¦ содержание документов ¦ ¦ документа ¦ листов ¦
+--+--------------------------+--------+--------------+----------+
¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+--+--------------------------+--------+--------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого _________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________
(цифрами и прописью)
Должность ________________
Подпись __________________
______________
(дата)
Приложение 28
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 12.2.15)
ФОНД N ______________________ ОПИСЬ N ____________________________
В деле N _____ прошито и пронумеровано ____________________ листов
(цифрами и прописью)
Особенности физического состояния дела (с указанием номеров
листов):
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Из них:
литерные _____________
пропущены ____________
Должность ____________
Подпись ______________
______________
(дата)
(Форма заверительной надписи)
Приложение 29
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 12.3.5)
Администрация
города Краснодара
__________________________
__________________________
__________________________
(наименование структурного
подразделения)
ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело _____________________________________________________________
(индекс и заголовок)
Дата возврата ____________________________________________________
-------T--------T---------T-----------T---------------T----------¬
¦Кол-во¦ Дата ¦ Кому ¦ Расписка в¦ Дата ¦ Расписка ¦
¦листов¦ выдачи ¦ выдано ¦ получении ¦ возвращения ¦ в приеме ¦
+------+--------+---------+-----------+---------------+----------+
+------+--------+---------+-----------+---------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Наименование должности
работника, ответственного за
организацию делопроизводства _____________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_____________
(дата)
Приложение 30
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 12.4.4)
Администрация
города Краснодара
__________________________ УТВЕРЖДАЮ
__________________________ Наименование должности
__________________________ руководителя структурного
(наименование структурного подразделения
подразделения) _______________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
АКТ ______________
___________ N __________ (дата)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании _____________________________________________________
(название и выходные данные перечня
__________________________________________________________________
документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической
ценности и утратившие практическое значение документы фонда
N ________________________________________________________________
(название фонда)
---T---------T-----T------T-----------T-------T----------T-------¬
¦N ¦Заголовок¦Дата ¦Номера¦Индекс дела¦Кол-во ¦Срок хра- ¦Приме- ¦
¦пп¦дела или ¦дела ¦описей¦(тома, час-¦ дел ¦нения дела¦чание ¦
¦ ¦групповой¦или ¦(номе-¦ти) по но- ¦(томов,¦(тома, ча-¦ ¦
¦ ¦заголовок¦край-¦нкла- ¦менклатуре ¦частей)¦сти) и N ¦ ¦
¦ ¦ дел ¦ние ¦тур) ¦или N дела ¦ ¦статей по ¦ ¦
¦ ¦ ¦даты ¦за год¦по описи ¦ ¦перечню ¦ ¦
¦ ¦ ¦дел ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+---------+-----+------+-----------+-------+----------+-------+
¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+--+---------+-----+------+-----------+-------+----------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого __________________________ дел за _____________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________________________ годы
утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК управления по
делам архивов Краснодарского края (протокол от ________ N _______)
Наименование должности
работника, ответственного за
организацию делопроизводства _____________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
_____________
(дата)
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК
структурного подразделения
администрации города
от ____________N _________
Приложение 31
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 12.5.2)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
ФОНД N_______ подразделения
ОПИСЬ N______ _______________________________
дел постоянного хранения (подпись) (расшифровка подписи)
за ________ год _____________
(дата)
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
---T-----------T--------------T---------T-------------T----------¬
¦N ¦Индекс дела¦Заголовок дела¦Дата дела¦ Количество ¦Примечание¦
¦пп¦ ¦ ¦ ¦листов в деле¦ ¦
+--+-----------+--------------+---------+-------------+----------+
¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+--+-----------+--------------+---------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
В данный раздел описи внесено ________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _______ по N _______, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
работника, ответственного за
организацию делопроизводства _____________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________
(дата)
УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО
Протокол ЭПК Протокол ЭК
управления по делам архивов структурного подразделения
Краснодарского края администрации города
от ____________ N _______ от ____________ N _______
Приложение 32
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 12.5.2)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
ФОНД N_______ подразделения
ОПИСЬ N______ _______________________________
дел по личному составу (подпись) (расшифровка подписи)
за ________ год _____________
(дата)
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
---T------T---------T---------T-----------T-------------T--------¬
¦N ¦Индекс¦Заголовок¦Дата дела¦Срок хране-¦ Количество ¦Примеча-¦
¦пп¦ дела ¦ дела ¦ ¦ния дела ¦листов в деле¦ние ¦
+--+------+---------+---------+-----------+-------------+--------+
¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+--+------+---------+---------+-----------+-------------+--------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
В данный раздел описи внесено ________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _______ по N _______, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
работника, ответственного за
организацию делопроизводства _____________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________
(дата)
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК
структурного подразделения управления по делам архивов
администрации города Краснодарского края
от ____________ N _______ от ____________ N _______
Приложение 33
к инструкции по делопроизводству
администрации города Краснодара
(к п. 12.5.2)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения
ОПИСЬ N______ _______________________________
дел временного хранения (подпись) (расшифровка подписи)
за ________ год _____________
(дата)
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
---T-----------T--------------T---------T-------------T----------¬
¦N ¦Индекс дела¦Заголовок дела¦Дата дела¦ Количество ¦Примечание¦
¦пп¦ ¦ ¦ ¦листов в деле¦ ¦
+--+-----------+--------------+---------+-------------+----------+
¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+--+-----------+--------------+---------+-------------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
В данный раздел описи внесено ________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N _______ по N _______, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
работника, ответственного за
организацию делопроизводства _____________________________________
(подпись) (расшифровка подписи)
______________
(дата)
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК
структурного подразделения
администрации города
от ____________ N _______
|
