ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ СОБРАНИЕ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
ИНСТРУКЦИЯ
от 15 июня 1995 года
ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В ЗАКОНОДАТЕЛЬНОМ СОБРАНИИ
КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Настоящая Инструкция устанавливает единые правила работы
с документам в Законодательном Собрании.
Данные правила, разработанные на основании Государственной
системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ, М.1991),
распространяются на работу со служебными документами несекретного
характера, подготавливаемыми в Законодательном Собрании, а также с
входящими документами, в том числе обращениями граждан,
полученными и зарегистрированными в установленном порядке.
1.2.Порядок работы с секретными документами и документами,
имеющими гриф "Для служебного пользования", другие ограничительные
тарифы, определяется специальными инструкциями.
1.3.Соблюдение настоящей Инструкции обязательно для всех
работников Законодательного Собрания.
Вновь принятые работники должны быть ознакомлены со структурой
Законодательного Собрания, Инструкцией по работе с документами и
соответствующими должностными инструкциями.
1.4.Ответственность за организацию работы с документами в
комитеты, комиссии и управлениях Законодательного Собрания
возлагается на их руководителей.
1.5.Ответственность за организацию работы с документами за
соблюдением требований Инструкции возлагаются на отдел
делопроизводства, служебной переписки и множительных работ
управления делами.
1.6.Ответственность за компьютерное, техническое и программное
обеспечение делопроизводства, а также за обучение сотрудников
Законодательного Собрания работе на персональных электронно-
вычислительных машинах несет отдел компьютерного обеспечения
управления делами.
2. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И ПРОХОЖДЕНИЕ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ
2.1.Корреспонденция, адресованная Законодательному Собранию
принимается и регистрируется централизовано в отделе
делопроизводства, служебной переписки и множительных работ
управления делами.
2.2.В случае поступления служебных документов непосредственно
в комитеты, комиссию, управления они подлежат передаче для
регистрирования в отдел делопроизводства, служебной переписки и
множительных работ.
2.3.При приеме корреспонденции проверяется правильность
адресования и целостность упаковок. Ошибочно доставленная
корреспонденция пересылается по принадлежности.
2.4.Все конверты вскрываются, за исключением присланных с
пометкой "лично".
2.5.После вскрытия конвертов проверяется наличие вложений. В
случае недостачи составляется акт, в отдельных случаях служебные
документы возвращаются отправителю.
2.6.Документы регистрируются в день их поступления или при их
поступлении в нерабочее время в первый рабочий день.
Срочные документы регистрируются вне очереди и доставляются по
назначению немедленно.
2.7.Передача документов из подразделения в подразделение
внутри Законодательного Собрания производится только через отдел
делопроизводства, служебной переписки и множительных работ.
2.8.Отдел делопроизводства, служебной переписки и
множительных работ ведет учет количества поступающих документов,
подготавливает соответствующие сводки.
При подсчете документов за единицу учета принимается каждый
экземпляр документа.
2.9.Служебные документы.
2.9.1.Служебные документы, адресованные руководству
Законодательного Собрания, передаются на рассмотрение
председателю, а в его отсутствие заместителям председателя
Законодательного Собрания.
2.9.2.Председатель (заместитель председателя)
Законодательного Собрания дает указания по исполнению документов в
форме резолюции. В резолюцию включается следующие обязательные
элементы: фамилия, имя, отчество исполнителя, содержание действий,
срок исполнения, личная подпись, дата подписи резолюции.
2.9.3.Резолюция оформляется на специальном бланке или на самом
документе в верхней его части на свободном от текста месте.
2.9.4.Указание об исполнении документа дается, как правило,
одному должностному лицу, а если нескольким лицам, то
ответственным за исполнение является первое должностное лицо,
указанное в резолюции.
В случаях, когда поручение дается нескольким исполнителям, с
документа снимается необходимое количество копий для направления
соисполнителям.
2.9.5.Документы с резолюциями руководства возвращаются через
соответствующие приемные в отдел делопроизводства, служебной
переписки и множительных работ.
Текст резолюции переносится в регистрационную карточку
документа. После этого контрольные документы передаются в отдел
контроля за исполнением документов для последующей передачи в
структурные подразделения, остальные документы напрямую поступают
из отдела делопроизводства, служебной переписки и множительных
работ в комитеты, комиссию, управления.
2.9.6.При получении повторных документов по одному и тому же
вопросу заполняются новые регистрационные карточки со ссылкой на
входящий номер и дату предыдущего обращения. В первичной учетной
карточке делается ссылка на регистрационный номер и дату
вторичного обращения.
2.9.7.В комитетах, комиссии и управлениях, других
подразделениях служебные документы учитываются по входящим
карточкам или по журналу.
2.9.8.После завершения работы над документами информация о ее
исполнении поступает в отдел контроля за исполнением документов.
2.9.9.Исполненные документы списываются "в дело"
руководителем, вынесшим первоначальную резолюцию. Отметка "В
дело", дата и подпись лица, списавшего документ, проставляются на
лицевой стороне первого листа исполненного документа.
2.9.10.На документах информационного характера проставляются
подписи ознакомившихся с ними лиц и дата.
2.9.11.Для оперативной передачи текстов документов,
информационных материалов в Законодательном Собрании используется
факсимильная связь.
При пользовании факсимильной связью следует иметь в виду, что:
- служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам
факсимильной связи, не считается официальным документом;
- запрещается передавать по данному виду связи тексты
документов с грифом "Для служебного пользования", другие закрытые
материалы;
- отправленные или полученные факсиграммы подлежат учету в
отдельном журнале.
Порядок передачи текстов документов в отдел делопроизводства,
служебной переписки и множительных работ для отправки их по каналу
факсимильной связи изложены в соответствующих правилах.
2.10.Учет и регистрация проектов нормативных правовых актов.
Поступившие в Законодательное Собрание проекты нормативных
правовых актов, а также подготовленные его постоянными комитетами
и комиссией, подлежат регистрации в отделе делопроизводства,
служебной переписки и множительных работ путем заполнения карточки
той же формы, которая используется при регистрации служебных
документов.
На сопроводительном письме к проекту нормативного правового
акта (или на оборотной стороне проекта постановления
Законодательного Собрания) проставляется оттиск регистрационного
штампа с указанием входящего номера и даты регистрации.
Зарегистрированный проект нормативного правового акта
направляется в правовое управление для дачи заключения по
соответствию его оформления установленным требованиям.
После подготовки заключение правовое управление возвращает
документы в отдел делопроизводства, служебной переписки и
множительных работ, который передает их председателю
Законодательного Собрания.
2.11.Учет и регистрация Закона Краснодарского края,
постановлений Законодательного Собрания, распоряжений председателя
Законодательного Собрания.
Законы Краснодарского края, подписанные главой администрации
края, принятые постановления Законодательного Собрания,
подписанные распоряжения председателя Законодательного Собрания
подлежат учету и регистрации в протокольно-редакционном отделе
управления делами.
2.12.Обращения граждан.
2.12.1.Обращения граждан регистрируются и обрабатываются в
отделе писем и приема граждан управления делами.
2.12.2.Зарегистрированные обращения граждан направляются в
структурные подразделения на исполнение.
2.12.3.Руководители комитетов, комиссии и управлений
обеспечивают объективное рассмотрение обращений граждан по
существу вопроса, своевременно дают ответы заявителям.
2.12.4.В учетной карточке (журнале) исполнителями делается
отметка о ходе и итогах рассмотрения обращения.
2.13.Документы федеральных органов власти.
2.13.1.Документы федеральных органов власти (законы, указы,
постановления) регистрируются в отделе делопроизводства, служебной
переписки и множительных работ в установленном порядке.
Сведения о документе записываются в журнал учета
корреспонденции, поступившей по фельдсвязи. После этого на каждый
документ машинописным способом заполняется регистрационная
карточка специального образца (приложение 1).
2.13.2.Оформленные документы отдаются под роспись заведующей
приемной правового управления, которая организует их прохождение в
структурных подразделениях.
2.14.Корреспонденция депутатов Законодательного Собрания.
2.14.1.Письма, телеграммы и другая корреспонденция,
поступившая от депутатов Законодательного Собрания принимается и
регистрируется в отделе делопроизводства, служебной переписки и
множительных работ в том же порядке, который установлен для
служебных документов.
2.14.2.Зарегистрированные документы в зависимости от
адресования и содержащихся в них вопросов передаются по
назначению.
2.14.3.Корреспонденция, поступившая в адрес депутатов
Законодательного Собрания, регистрируется в отделе
делопроизводства, служебной переписки и множительных работ в
установленном порядке и передается на исполнение.
Депутатам, не работающим на постоянной основе, корреспонденция
пересылается по домашним адресам в нераспечатанном виде.
Получать адресованную депутату Законодательного Собрания
корреспонденцию имеет право его помощник.
2.15.Постановления (распоряжения) администрации края.
Постановления (распоряжения) администрации края регистрируются
в отделе делопроизводства, служебной переписки и множительных
работ. Сведения о документах заносятся на карточку (приложение 2),
которая заполняется машинописным способом в двух экземплярах. Одна
карточка остается в отделе, вторая прилагается к документу,
который направляется на рассмотрение заместителю председателя
Законодательного Собрания, а затем после наложения визы,
постановление (распоряжение) передается в структурные
подразделения по назначению.
3.ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
3.1.Основная деятельность Законодательного Собрания,
комитетов, комиссии и управлений осуществляется посредством
издания нормативно-распорядительных актов и оформления других
документов.
3.2.Служебные документы, подготавливаемые в Законодательном
Собрании, оформляются на бланках, либо на стандартных листах
бумаги.
3.3.В Законодательном Собрании используются следующие виды
бланков:
- постановлений Законодательного Собрания;
- распоряжений председателя Законодательного Собрания;
- председателя Законодательного Собрания;
- заместителя председателя Законодательного Собрания;
- комитетов и комиссии Законодательного Собрания;
- управления делами Законодательного Собрания.
Бланки изготавливаются типографским способом с угловым или
продольным расположением реквизитов.
Форма бланков должна соответствовать установленным образцам
(приложение 3-9).
Все бланки заказываются в типографии отделом делопроизводства,
служебной переписки и множительных работ.
3.4.Для оформления документов за подписью депутатов
Законодательного Собрания используются депутатские бланки
(приложение 10).
3.5.Для оформления поручений руководства Законодательного
Собрания, депутатов, комитетов, комиссии, начальников управлений
используются бланки формата А-6 (приложение 11).
3.6.Контроль за соответствием используемых бланков
установленным образцам осуществляется отделом делопроизводства,
служебной переписки и множительных работ управления делами.
Бланки служебных документов подлежат учету в подразделениях,
которые их используют.
Бланки должны быть пронумерованы. Номер проставлен на
оборотной стороне, как правило, в нижней его части.
3.7.Пронумерованные бланки председателя, его заместителей,
комитетов, управления делами выдаются под роспись заведующим
приемными в отделе делопроизводства, служебной переписки и
множительных работ.
3.8.Надписи на документах, оформленных на фирменных бланках,
не заверяются печатью.
3.9.Внесение в подписанные документы исправлений и добавлений
не допускается. В исключительных случаях внесенные поправки должны
быть заверены лицом, подписавшим документ.
3.10.На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения
располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Если
документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения
состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования
должности, подписи, инициалов и фамилии лица, утвердившего
документ, даты утверждения. Если документ утверждается
распорядительным актом, то гриф утверждения включает: слово
(УТВЕРЖДЕНО" ("УТВЕРЖДЕН"), название распорядительного документа,
его дату и номер.
3.11.К документам объемом более одной страницы исполнителем
составляются заголовки.
Заголовок к тексту документа должен кратко и точно отражать
содержание документа, отвечать на вопрос "о чем", формулироваться,
как правило, с помощью отглагольных существительных в предложном
падеже ("Об отмене...", "О выделении...").
Заголовки к тексту таких документов, как инструкции, штатное
расписание, структура и штатная численность, протокол, правила,
устав должны сочетаться в падеже с наименованием документа.
Например: "должностная инструкция" кому?
3.12.На документах обязательно указывается дата. Датой
документа является дата его подписания. Датой документа,
принимаемого коллегиальным органом, является дата его принятия;
для утверждения документа - дата его утверждения; для протокола -
дата проведения заседания.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим
или утверждающим документ.
Для документов, составленных совместно несколькими
организациями, датой документа является дата подписания его
последней организацией.
Даты в документе оформляются цифровым способом. Элементы даты
приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей
последовательности: число, месяц, год. Например: 12 марта 1995
года следует оформлять 12.03.95. Словесно-цифровой способ
оформления дат (12 марта 1995 года) применяется при оформлении
нормативно-правовых актов, распорядительных и финансовых
документов.
Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры
следует писать 07.01.95.
3.13.Помимо общий требований существует ряд особенностей при
подготовке и оформлении отдельных видов документов
Законодательного Собрания.
3.14.Оформление протоколов сессий Законодательного Собрания.
3.14.1.Оформление протоколов сессий Законодательного Собрания
осуществляется протокольно-редакционным отделом в соответствии с
Временным регламентом Законодательного Собрания.
3.14.2.Протоколов сессий, подписанные председателем
Законодательного Собрания и руководителем секретариата сессии,
хранятся в протокольно-редакционном отделе до передачи в архив.
Депутаты Законодательного Собрания края имеют право
знакомиться с протоколами сессий в протокольно-редакционном
отделе.
3.14.3.Выписки из протоколов сессий предоставляются только по
официальным запросам суда и прокуратуры. Нумерация протоколов
сессий ведется порядковая в течение одного созыва.
3.15.Стенограммы сессий.
3.15.1.Стенограммы сразу после расшифровки в отпечатанном виде
поступают в протокольно-редакционный отдел для редакторской
обработки и оформления. После окончательного оформления
стенограмма сессии подписывается руководителем секретариата сессии
и прикладывается к протоколу сессии.
3.16.Проекты нормативных правовых актов.
3.16.1.Основные правила подготовки и внесения на сессию
проектов нормативных правовых актов, разработанных субъектами
законодательной инициативы регламентированы Законом Краснодарского
края "О правотворчестве и нормативных правовых актах
Краснодарского края", Временным регламентом Законодательного
Собрания края, Методическими правилами подготовки нормативных
правовых актов Законодательного Собрания Краснодарского края.
3.17.Проекты постановлений, распоряжений.
3.17.1.Проекты постановлений, распоряжение Законодательного
Собрания, подготовленные комитетами, комиссией, управлениями,
должны иметь заготовок, который предельно кратко отвечает на
вопрос "О чем?".
В распоряжении, как правило, заготовок не пишется.
3.17.2.Текст постановления, распоряжения должен быть кратким,
четким, не допускающим различных толкований.
Текстовая часть актов может подразделяться на две: преамбулу
(вступительная часть) и постановляющую (распорядительную) часть.
3.17.3.Преамбула содержит обоснование принятия акта. В ней
указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие
причиной или поводом для издания акта, а также могут содержаться
ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми
принимается данный документ. При ссылке в тексте на другой
документ необходимо соблюдать следующую последовательность:
наименование документа, наименование органа, издавшего документ,
дата (издания, подписания, утверждения), номер, заголовок к тексту
документа. Например: в соответствии с Указом Президента Российской
Федерации от 29 января 1992 г. N 66 "Об ускорении приватизации
государственных муниципальных предприятий".
В преамбулу не включаются положения нормативного характера. В
распоряжениях преамбула, как правило, отсутствует.
Преамбула в постановлениях завершается словами
"Законодательное Собрание Краснодарского края ПОСТАНОВЛЯЕТ..."
(слово "ПОСТАНОВЛЯЕТ" печатается прописными буквами
последовательно по тексту).
3.17.4.Постановляющая часть актов может подразделяться, как
правило, на пункты, пункты - на подпункты, абзацы, а утверждаемые
этими актами законы, положения, уставы, программы и т. п. - на
разделы, главы, статьи, пункты, подпункты, абзацы.
Пункты, как правило, имеют единую (сквозную) нумерацию для
всего акта, нумеруются цифрами с точкой и заголовков не имеют.
После строчных буквенных обозначений со скобкой: а), б), в) -
знак препинания не ставится; подпункты нужно начинать со строчной
буквы и отделять точкой с запятой. Если подпункт состоит из
нескольких абзацев, то они отделяются друг от друга точками.
В законах, положениях, уставах, программах и т. п. их
составные части (разделы, главы, статьи, пункты) следует
нумеровать арабскими цифрами, подразделы нумеруются в пределах
раздела. Номер подраздела может состоять из номера раздела и
подраздела, разделенных точкой (например: 1.1.). Номер пункта
может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных
точками (например: 1.1.1.). Пункты при необходимости могут
подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую
нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2, 1.3.).
В наиболее крупных нормативных актах пункты могут
объединяться в разделы, которые могут иметь наименования и
оформляются следующим образом. Например: "Раздел 1. Общие
положения", или "1. Общие положения". Разделы, в свою очередь,
могут подразделяться на главы.
Заголовки разделов и глав, если они имеются, следует
располагать в середине строки, выделив название шрифтом.
Разделы, главы, статьи, пункты, подпункты, абзацы
располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое
развитие темы переход от более общих положений к более
конкретным.
Каждый пункт акта содержит мысль и заключает, как правило,
одно предписание. Несколько связанных между собой предложений
помещаются в один пункт, в тех случаях, когда они взаимно
дополняют и обуславливают друг друга или обращены к одному
субъекты.
Пункты постановлений и распоряжений должны содержать
конкретные мероприятия (действия), срок исполнения, сведения об
исполнителе и иметь повелительную форму изложения.
3.17.5.В качестве исполнителей указываются комитеты и
комиссия, управления Законодательного Собрания, а также органы,
организации и учреждения, в компетенции которых находится решение
рассматриваемого вопроса. В скобках фамилия руководителя, как
правило, не указывается, а если и указывается - то без инициалов в
именительном падеже.
Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя
только в том случае, если исполнение действия возлагается на
конкретное лицо. При этом должность, фамилия и инициалы
исполнителя пишутся в дательном падеже.
3.17.6.В последнем пункте распорядительной части указываются
должностные лица или органы Законодательного Собрания, на которых
возлагается контроль за исполнением постановлений (распоряжений).
3.17.7.Если в проекте имеются предложения об отмене или
изменении ранее принятых постановлений (распоряжений), то пишется:
"Признать утратившим силу постановление Законодательного
Собрания от 25.03.95 N 36 "Название";
"Отменить распоряжение..." (когда необходимо отменить
ошибочный документ);
"Признать утратившим силу пункты 2 и 5 постановления...";
"Изложить подпункт 2.3. в следующей редакции:"..." (текст
абзаца пишется с новой строчки и в кавычках);
Дополнить пункт 4 постановления... абзацем следующего
содержания: "...".
3.17.8.При упоминании в тексте постановления или распоряжения
сведений, зафиксированных в приложениях, указывается: "Согласно
приложению" или "прилагается".
Одно приложение не нумеруется. Несколько приложений нумеруются
так: 1, 2, 3, 4, 5 и далее (в тексте постановления указываются,
приложения 1-3; 4, 5).
3.17.9.Все приложения должны быть разборчиво завизированы
исполнителем и подписаны, председателем комитета, комиссии,
начальником управления Законодательного Собрания и расшифровкой
должности.
3.17.10.Размеры проектов постановлений, как правило, не должны
превышать трех страниц (напечатанных машинописным способом или на
принтере через полтора интервала), а справок к проектам - 4
страниц.
Если требуется многократно упомянуть в акте тот или иной
объект (круг объектов), а равно когда в акте неоднократно
употребляется то или иное понятие, при первом упоминании о таком
объекте (круг объектов, понятий) приводится его полное и в скобках
сокращенное наименование по форме - (далее именуется... или
далее...), а в последующем тексте употребляется только его
сокращенное наименование.
Наименование упоминаемых в акте органов, организаций и других
объектов приводится в полном соответствии с их официальным
наименованием, предусмотренном в уставе, положении, в решении об
их создании, переименовании и т. п.
Краткость содержания документа достигается за счет исключения
повторений, непротиворечивости формулировок, употребления
общепринятых сокращений.
В документах, оформленных на двух и более листах, второй и
последующие листы нумеруются. Номер страницы проставляется
посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова
"страница (стр.)" и знаков препинания на 10-15 мм ниже верхнего
края листа.
3.17.11.Проекты постановлений и распоряжений предварительно
визируются.
3.17.12.Вместе с подготовленным проектом постановления или
распоряжения оформляется заявка соответствующей формы. Заявка
заполняется машинописным способом (приложение 12).
3.17.13.Постоянные комитеты, комиссия и управления
Законодательного Собрания за 7 календарных дней до заседания
сессии представляют в протокольно-редакционный отдел управления
делами Законодательного Собрания одновременно заявки о включении
вопросов в повестку дня и проекты постановлений, оформленных в
соответствии с настоящей Инструкцией.
3.17.14.Проекты постановлений и распоряжений, справки и
информации к проекту, а также заявки к ним должны иметь
идентичные и краткие заголовки, раскрывающие основные содержания
вопроса.
3.17.15.После заседания материалы сдаются в протокольно-
редакционный отдел. При необходимости в течение 1-3 рабочих дней
комитеты, комиссия, управления дорабатывают проекты постановлений,
подписывают их и сдают в протокольно-редакционный отдел.
3.18.Служебное письмо
3.18.1.Служебные письма, направляемые из Законодательного
Собрания адресуются учреждениям, организациям, конкретным лицам.
3.18.2.Служебное письмо составляется по одному вопросу. При
необходимости постановки перед адресатом нескольких вопросов по
каждому из них готовится отдельное письмо.
3.18.3.Если размер письма превышает 10-15 машинописных строк,
текст печатается на бланке формата А-4 с обязательным указанием
заготовка.
3.18.4.При адресовании документа руководителю организации
наименование организации входит в состав наименования должности
адресата. Все реквизиты при этом указываются в дательном падеже.
Если документ адресован организации, ее структурным
подразделениям, то наименование организации, структурного
подразделения указывается в именительном падеже.
При адресовании документа конкретному должностному лицу
наименование организации указывается в именительном падеже, а
должность и фамилия адресата - в дательном.
3.18.5.Письмо не должно содержать больше четырех адресатов.
Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не
указывают. Каждый экземпляр должен быть подписан.
При направлении письма более чем в четыре адреса составляется
список на рассылку и на каждом письме указывают только одного
адресата.
3.18.6.На письме указывается почтовый адрес за исключением
писем, направляемых правительственным учреждениям.
3.18.7.Если письмо является ответным, то ниже даты и индекса
(исходящего номера) обязательно указываются номер и дата
документа, на который дается ответ.
Если письмо направляется в дополнение в ранее посланному,
следует указать номер и дату ранее посланного письма.
Если письмо имеет приложения, упомянутые в тексте, то отметка
о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение на
10 л. в 1 экз.
Если письмо направляется нескольким адресатам, а приложение
лишь одному из них, об этом делается отметка:
Приложение: на 10 л. в 1 экз. в первый адрес.
Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их
наименования необходимо перечислить с указанием количества листов
в каждом приложении и числа экземпляров, например:
Приложение: Справка об использовании оборудования на 3 л. в
1 экз.
2.Перечень оборудования на 10 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывается, например:
Приложение: 1.Справка об использовании оборудования в 1 экз.
2.Перечень оборудования в 1 экз.
3.18.8.Служебные письма подписываются руководящими работниками
Законодательного Собрания.
3.18.9.Инициативные служебные письма, адресованные
руководству федеральных органов власти, а также письма-ответы в их
адрес готовятся за подписью председателя, а в его отсутствие - за
подписью заместителя председателя Законодательного Собрания.
3.18.10.Инициативные служебные письма, адресованные комитетам,
комиссиям, другим подразделениям федеральных органов власти, а
также письма-ответы в их адрес готовятся и направляются за
подписью председателей комитетов, комиссии Законодательного
Собрания.
3.18.11.В отсутствие председателя комитета, комиссии письма
может подписывать его заместитель.
3.18.12.При оформлении документов на бланках председателя
Законодательного Собрания и его заместителей в реквизите "подпись"
указываются инициалы и фамилия.
Не допускается подписание документа с предлогом "за" или
проставлением косой черты перед наименованием должности.
3.18.13.Представленные на подпись документы должны быть
завизированы исполнителями, ответственными за их подготовку.
Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а
при необходимости и наименование должности визирующего.
Виза на исходящих документах проставляется на копиях,
остающихся в деле.
3.18.14.Письма, подготовленные совместно от лица двух и более
комитетов (комиссий), управлений печатаются не на бланках, а на
стандартных листах бумаги.
Регистрируются они в обоих структурных подразделениях, а на
экземпляре, предназначенном для отправки адресату, регистрационные
номера проставляются в последовательном порядке через дробь в
левом верхнем углу листа. Например: 10.12/12.14 (слева от черты
индекс структурного подразделения и порядковый номер документа
одного структурного подразделения, справа - другого).
При подписании документа указываются полные наименования
должностей и приводится расшифровка подписей авторов.
Располагаются наименования должностей и подписи на одном уровне,
например:
Председатель комитета Председатель комитета
Законодательного Собрания Законодательного Собрания
края по военным вопросам края по экологии, курортам
и делам военнослужащих и туризму
В.И.Захаров И.А.Калашников
3.19.Справки, информация
3.19.1.Справки, информация по всем вопросам печатаются не на
бланках.
3.19.2.Доклады, справки, положения, отчеты, содержащие
информацию по различным вопросам, делятся на разделы. Разделы
должны иметь заготовки, выражающие смысл содержания.
3.19.3.При необходимости разделения текста на составные части
(разделы, подразделы, пункты) их следует нумеровать арабскими
цифрами (например 1.1.3.).
Допускается также сквозная нумерация составных частей текста
арабскими цифрами.
3.20.Протоколы заседаний комитетов, комиссии.
3.20.1.Протоколом является документ, который фиксирует ход
обсуждения вопросов и принятия по ним решений.
3.20.2.Текст протоколов обычно состоит из двух частей: вводной
и основной. Во вводной части указывается численный состав
комитета, комиссии, фамилия, инициалы председателя, заместителя
председателя, секретаря и депутатов, присутствующих на заседании,
фамилии, инициалы и должности приглашенных, повестка дня (с
указанием докладчиков).
3.20.3.Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным и
содержать информацию, всесторонне характеризующую ход обсуждения
вопросов. Текст основной части протокола состоит из разделов,
соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются
арабскими цифрами. Содержание раздела излагается в именительном
падеже, указывается фамилия докладчика. Текст каждого раздела
состоит из трех частей: слушали, выступили, решили (постановили).
Слово "Слушали" должно печататься прописью буквами без
разрядки на одной линии с цифрой, обозначающей порядковый номер
вопроса в повестке дня (порядковый номер раздела протокола). После
слова "Слушали" ставится двоеточие и печатается пункт повестки
дня. Инициалы и фамилию докладчика необходимо писать на следующей
строке в именительном падеже с красной строки. Если текст доклада
имеется, то после заготовка печатается в скобках сноска: "Текст
доклада прилагается". Если текста доклада нет, то его содержание
излагается в протоколе с красной строки в форме прямой речи.
3.20.4.Слово "ВЫСТУПИЛИ" должно печататься прописными буквами
без разрядки с красной строки, после чего ставится двоеточие.
Инициалы и фамилии выступающих необходимо писать в именительном
падеже с красной строки. После фамилии ставится тире и печатается
текст (или изложение) выступления в форме прямой речи.
3.20.5.Слово "РЕШИЛИ" ("ПОСТАНОВИЛИ") должно печататься
прописными буквами без разрядки с красной строки, после чего
ставится двоеточие, Протокольные решения (постановления) по
каждому вопросу должны излагаться в повелительной форме, краткими,
точными фразами. Если протокольное решение (постановление) состоит
из нескольких пунктов или подпунктов, они должны нумероваться
арабскими цифрами и каждый пункт должен начинаться с красной
строки.
3.20.6.Протокол может иметь приложения. В этом случае
утвержденный документ должен прилагаться к протоколу с указанием
его номера и даты.
3.20.7.В случае передачи вопроса на рассмотрение комиссии в
решении (постановлении) должны быть указаны ее состав и лицо,
ответственное за созыв и окончание работы комиссии в назначенные
сроки.
3.20.8.Особое мнение по принятому решению (постановлению) член
комитета, комиссии должен изложить и подписать на отдельном листе,
который присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения
записывается в протокол после записи соответствующего решения
(постановления).
3.20.9.Протоколы заседаний комитета, комиссии ведутся
секретарем комитета или специально уполномоченным членом комитета,
комиссии.
3.20.10.Протоколы в рукописном виде сдаются заведующей
приемной комитета, комиссии, которая в течение двух дней
обеспечивает из распечатку.
3.20.11.Отпечатанный протокол подписывают председатель и
секретарь комитета, комиссии.
3.20.12.Дата, проставленная на протоколе, должна
соответствовать дню проведения заседания комитета, комиссии.
3.20.13.Протоколы совместных заседаний комитетов, комиссии
должны иметь дробные номера, составные части которых должны
соответствовать порядковым номерам протоколов комитетов, комиссии,
принимавших участие в заседании.
3.20.14.Протоколы заседаний комитетов и комиссии нумеруются в
пределах срока их полномочий.
3.21.Телеграммы
3.21.1.Подготовленные в Законодательном Собрании телеграммы за
подписью председателя Законодательного Собрания оформляются по
категории "Правительственная".
Телеграммы, поступившие от депутатов Законодательного
Собрания, принимаются по категории "Обыкновенная".
3.21.2.Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и
предлогов (если при этом не искажается содержание), с сокращенными
обозначениями знаков препинания (зпт, тчк), печатается на
стандартном листе бумаги или на бланке телеграмм без переносов
слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных
листов (через полтора интервала).
3.21.3.Тексты телеграмм печатаются в двух экземплярах по
единому образцу (приложение 13) в структурном подразделении, после
подписания они передаются на отправку в отдел делопроизводства,
служебной переписки и множительных работ.
Тексты телеграмм передаются для отправки на телеграф, они
отправляются в течение часа с момента поступления, срочные -
немедленно.
3.21.4.Неправильно оформленные телеграммы возвращаются автору.
4. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ
Основные правила контроля и проверки исполнения документов в
Законодательном Собрании регламентированы Положением об
организации контроля за прохождением и исполнением документов в
Законодательном Собрании Краснодарского края.
5. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ И ОБРАЩЕНИЕ С НИМИ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
5.1.Комитеты и комиссия, управления ведут с помощью карточек и
журнала учет переданных им служебных документов, их прохождения и
исполнения; учет подготовленных служебных документов или их
проектов, а также осуществляют учет исходящей корреспонденции.
5.2.Учетный номер внутренних документов состоит, как правило,
из порядкового номера, к которому добавляется индекс
подразделения.
Нумерация распорядительных и исходящих документов, как
правило, начинается заново с наступлением очередного календарного
года.
5.3.Передача подготовленных или полученных служебных
документов в подразделения производится через работника,
отвечающего за ведение делопроизводства.
5.4.Входящие документы, адресованные комитету, комиссии,
управлению, получает заведующая соответствующей приемной в отделе
делопроизводства, служебной переписки и множительных работ.
Полученные документы записываются в журнал и передаются на
ознакомление руководителю.
После вынесения резолюции, которая заносится в журнал,
документ направляется исполнителю. При получении исполнитель
расписывается в журнале входящей корреспонденции.
5.5.Ответственность за работу с документами внутри управлений
возлагается на заведующих отделами. Они обеспечивают
своевременное рассмотрение документов, отвечают за их оформление и
правильное хранение.
5.6.При уходе в отпуск или отъезде в длительную командировку
сотрудники обязаны отчитываться по всем находящимся на исполнении
документам и обращениям граждан, при переводе на другую работу или
освобождении от занимаемой должности - сдать все числящиеся за
ними документы работнику, ответственному за ведение
делопроизводства и контроль в подразделениях.
5.7.Документы, дела, картотека, находящиеся в подразделениях
должны храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность.
5.8.В комитетах, комиссии, управлениях непосредственная работа
по обеспечению учета, прохождения и сохранности документов,
контроля за их исполнением возлагается на заведующих приемными и
других назначаемых работников. На них возлагается выполнение
следующих обязанностей:
- получение и учет поступающей из отдела делопроизводства,
служебной переписки и множительных работ или отдела контроля за
исполнением документов корреспонденции;
- регистрация и учет документов, подготовленных и оформленных
самими подразделениями;
- своевременная передача полученной корреспонденции
руководству подразделениями, а после получения указаний -
непосредственному исполнителю, ознакомления сотрудников с
распорядительными и информационными документами;
- систематическое информирование руководителей подразделения о
состоянии исполнения документов и поручений в подразделении;
- выдача сотрудникам дел и документов для работы, контроль за
их возвращением и сохранностью;
- оформление исходящих документов, передача их на отправку;
- оформление заявок на копировально-множительные работы;
- выделение и формирование дел в соответствии с номенклатурой
дел Законодательного Собрания;
- подготовка и сдача дел на архивное содержание;
- хранение и учет бланков служебных документов, учет имеющейся
оргтехники и канцелярских принадлежностей, подготовка заявок на
получение средств оргтехники и канцелярских принадлежностей.
6. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
6.1.Корреспонденция, отправляемая из Законодательного
Собрания, подлежит регистрации. Ответы на служебные документы
регистрируются заведующими приемными.
Ответы на обращения граждан также регистрируются в приемных,
а ответы на контрольные письма и заявления регистрируются в отделе
писем и приема граждан, при этом исходящий номер указывается и на
копии документа, который остается в деле.
Первый экземпляр документа посылается адресату, а второй
(обязательно подписанный) подшивается в дело.
6.2.Исходящим номером ответного документа является индекс
комитета, комиссии, управления, номер дела по номенклатуре и
входящий номер документа-запроса.
6.3.Исходящий номер инициативного документа состоит из индекса
комитета, комиссии, управления, номера дела по номенклатуре и
порядковый номер документа в пределах года.
6.4.Зарегистрированные в подразделениях документы в тот же
день передаются на отправку в отдел делопроизводства, служебной
переписки и множительных работ в необходимом количестве
экземпляров, в открытом виде, подписанными и полностью
оформленными, со всеми приложениями и с указанием полных и точных
адресов.
Корреспонденция, принятая на отправку не позднее чем, за
четыре часа до окончания рабочего дня, отправляется в тот же день.
Срочная корреспонденция принимается и отправляется немедленно.
Срочность отправки определяется руководителем управления делами по
согласованию с руководством соответственного комитета, комиссии,
управления.
6.5.В отделе делопроизводства, служебной переписки и
множительных работ проверяется правильность оформления отсылаемого
документа, наличие названных в документе приложений. Неправильно
оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются
исполнителям на исправление.
7. МАШИНОПИСНЫЕ И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ.
СТЕНОГРАФИРОВАНИЕ. ДИКТОФОННАЯ ЗАПИСЬ
7.1.Машинописные работы
7.1.1.Печатание документов в Законодательном Собрании
организуется управлением делами, а также структурными
подразделениями, имеющими приемные.
Письма, протоколы заседаний комитетов, комиссии, а также
справки, информации, другие документы, объемом до 3 страниц
включительно, выполняются непосредственно в подразделениях,
остальные - в компьютерном бюро.
7.1.2.Для печатания принимаются только служебные
материалы, которые печатаются в одном экземпляре (за исключением
законов Краснодарского края, писем).
7.1.3.Печатание в компьютерном бюро производится в порядке
поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди.
Первоочередному печатанию подлежат проекты постановлений
Законодательного Собрания, распоряжения председателя, материалы
заседаний сессий.
Порядок выполнения других срочных работ определяется
руководством управления делами.
7.1.4.На передаваемом для печатания материале в левом верхнем
углу первого листа обозначается межстрочный интервал,
проставляется дата, указывается фамилия и телефон заказчика.
Передаваемый для печатания материал должен быть завизирован
руководителем соответствующего структурного подразделения.
Краткое содержание, объем и тирах отпечатанного материала,
фамилия его исполнителя фиксируются в журнале учета машинописных
работ.
7.1.5.Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны
разборчиво, на одной стороне листа. Небрежно и неразборчиво
написанные черновики, с использованием красителей, за исключением
синего, фиолетового и черного цветов, а также правленные
карандашом, для печати не принимаются.
При подготовке материалов для печатания особое внимание
следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий,
специальных терминов, иностранных слов и географических названий.
Сокращения слов применяются только общепринятые.
7.1.6.Печатание документов производится на бланках
установленных образцов или на бумаге стандартных размеров.
Тексты документов на бланках формата А-4 печатаются, как
правило, через полтора интервала, на бланках формата А-5, через
один межстрочный интервал.
Тексты докладов, выступлений, обращений, а также документов,
подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются, как правило,
через два интервала.
Реквизиты документа отделяются друг от друга 2-3 межстрочными
интервалами.
7.1.7.При печатании документов должны соблюдаться следующие
размеры полей: левое - 25 мм; правое - не менее 8 мм; верхнее - не
менее 25 мм; нижнее - не менее 25 мм при формате А-4 и 200 мм при
формате А-5.
7.1.8.На отпечатанном материале на оборотной стороне
последнего листа оператор указывает индекс своего структурного
подразделения, инициалы, имя файла.
7.2.Стенография.
7.2.1.Стенографические работы в Законодательном Собрании
выполняются протокольно-редакционным отделом.
Стенографическому обслуживанию подлежат только сессии
Законодательного Собрания.
7.2.2.Диктовка стенографистке цифровых таблиц не допускается.
7.2.3.Стенографическая запись производится в выдаваемых
стенографистке специальных стенографических тетрадях.
Стенографистками может использоваться только учтенная в
протокольно-редакционном отделе звукозаписывающая техника.
7.2.4.Записанный материал стенографистка должна расшифровать,
напечатать, проверить и оформить в соответствии с установленными
правилами.
7.2.5.В протокольно-редакционном отделе ведется учет
произведенных стенографических записей. При использовании
звукозаписывающей техники магнитные записи мероприятий по
миновании в них надобности в установленном порядке стираются.
7.3.Диктофонная запись.
7.3.1.В Законодательном Собрании производится диктофонная
(магнитная) запись сессий.
7.3.2.Расшифровка и распечатка магнитных записей сессий
ведется непосредственно в процессе заседания и сразу после его
завершения, в сроки, установленные протокольно-редакционным
отделом.
7.4.Копировально-множительные работы.
7.4.1.Копировально-множительные работы (размножение
документов) в Законодательном Собрании осуществляются в отделе
оргтехники, транспорта, связи и электрографических работ.
Размножение небольших по объему документов малыми тиражами при
наличии копировально-множительной техники осуществляется в
подразделениях с соблюдением установленных правил.
7.4.2.На размножение в управлении делами принимаются только
служебные документы и материалы от работников Законодательного
Собрания, которые передаются вместе с заполненным бланком заказа
на размножение (приложение 14).
Заказ на размножение подписывается руководителем структурного
подразделения, передающего его в работу, и согласуется с
заведующим отделом оргтехники, транспорта, связи и
электрографических работ. Не допускается необоснованное
размножение документов, неэкономное расходование бумаги,
материалов и принадлежностей.
Размножение документов и материалов, вносимых на сессию
Законодательного Собрания, осуществляется с разрешения
управляющего делами или его заместителей. Указанные документы и
материалы размножаются в первоочередном порядке.
7.4.3.Документы и материалы передаются на размножение в
несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными, как
правило, первые экземпляры. Загрязненные, с помарками материалы
(кроме полученных обращений граждан и присланных документов) на
размножение не принимаются.
После выполнения работы по размножению делается отметка на
бланке заказа.
7.4.4.В управлении делами ведется учет произведенных работ по
размножению документов и материалов.
8. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОГО СОБРАНИЯ
8.1.В целях правильного формирования и учета дел в
делопроизводстве, обеспечения поиска документов составляется
номенклатура дел Законодательного Собрания.
8.2.Заголовки номенклатуры дел должны отражать все
документированные участки деятельности Законодательного Собрания.
8.3.Если в течение года возникают новые дела, они
дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Все предложения по
изменениям и дополнениям в номенклатуру дел передаются в отдел
делопроизводства, служебной переписки и множительных работ.
8.4.Номенклатура дел Законодательного Собрания на предстоящий
год составляется в последнем квартале предшествующего года.
8.5.Ответственность за разработку номенклатуры дел
Законодательного Собрания возлагается на отдел делопроизводства,
служебной переписки и множительных работ.
8.6.Номенклатура дел Законодательного Собрания составляется на
основании номенклатуры дел комитетов, комиссии и управлений.
8.7.Согласованная с государственным архивом Краснодарского
края номенклатура дел Законодательного Собрания ежегодно
уточняется, утверждается Законодательным Собранием и вводится в
действие с 1 января следующего года.
9. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
9.1.Исполненные документы формируются в дела в структурных
подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.
9.2.При формировании дел соблюдаются следующие требования:
- раздельно группируются в дела документы постоянного и
временного сроков хранения;
- неиспользованные и незарегистрированные документы в дела не
подшиваются, а возвращаются исполнителю для исполнения и
оформления;
- в дело подшивается только один экземпляр документа.
Черновики и варианты проектов документов не подшиваются (за
исключением тех, на которых имеются визы, резолюция и другие
отметки, дополняющие первый экземпляр);
- в дело подшиваются, как правило, документы одного
календарного года.
9.3.Законы, указы, постановления и другие акты федеральных
органов государственной власти Российской Федерации группируются в
дела по названиям их видов в хронологическом порядке вместе с
относящимся к ним приложениями.
Приложения большого объема формируются отдельно, о чем в самих
делах с актами делаются отметки.
9.4.Протоколы сессий Законодательного Собрания располагаются в
деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к
заседаниям помещаются после соответствующего протокола.
9.5.Дела с подлинниками протокола сессий формируются
протокольно-редакционным отделом вместе с необходимыми
материалами.
9.6.В дело с перепиской документы подшиваются по дате
исполнения, при этом исходящий (ответный) документ помещается
после входящего (инициативного). При возобновлении переписки по
вопросу текущего года и указывается индекс того дела по
номенклатуре дел предыдущего года, в котором хранятся
предшествующие документы по этому вопросу.
9.7.Обращения граждан и документы по их рассмотрению
подшиваются в дела отдельно от переписки по другим вопросам.
Каждое обращение и все документы по его рассмотрению
составляются в деле самостоятельно группу и систематизируются по
алфавиту фамилий авторов обращений.
10. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
10.1.Экспертиза ценности документов проводится для
установления научной, исторической и практической значимости
документов, образовавшихся в процессе деятельности
Законодательного Собрания и его подразделений, с целью отбора их
для дальнейшего хранения или уничтожения.
10.2.Для организации и проведения экспертизы ценности
документов в Законодательном Собрании создается постоянно
действующая экспертная комиссия (ЭК), в функции которой входит
также рассмотрение проекта номенклатуры дел Законодательного
Собрания.
В состав ЭК входят: руководители структурных подразделений,
председатели служб делопроизводства Законодательного Собрания,
государственного архива Краснодарского края.
Возглавляет экспертную комиссию управляющий делами
Законодательного Собрания.
10.3.В своей работе ЭК Законодательного Собрания
руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации,
методическими разработками Государственного архива Российской
Федерации, действующими нормативами, регламентирующие вопросы
организации архивного хранения и использования документов.
10.4.Экспертиза ценности документов осуществляется путем
полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для
хранения или к уничтожению только на основании заголовка дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются
описи на дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока
хранения и акты о выделении дел и документов к уничтожению.
Акты о выделении дел и документов к уничтожению
рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел.
До утверждения актов уничтожение дел и документов запрещается.
10.5.Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копия
информационных и других материалов, не подлежащих включению в
номенклатуры дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться
без составления акта.
11.ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ
11.1.Дела, подлежащие передаче на хранение в управление
делами, должны быть соответствующим образом оформлены.
Оформление дела состоит из описания дела на обложке подшивки
или переплета, нумерации листов, составления заверительной надписи
и внутренней описи.
11.2.Перед подшивкой проверяется правильность оформления
документов, наличие необходимых подписей, виз, отметок о
регистрации и исполнении, наличие приложений.
11.3.Оформление обложки дела осуществляется в соответствии с
установленными образцами. Сведения на обложку переносятся из
номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав
помещенных в дело документов.
Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.
11.6.В конце дела подшивается лист с заверительной надписью, в
которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных
листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и
физического состояния дела (приложение 16).
Заверительная надпись составляется работником, ответственным
за ведение делопроизводства и контроль.
11.7.Дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат
частичному использованию. При этом при подшивке документов
используется прямой или обратный порядок их расположения, листы не
нумеруются, заверительные надписи не составляются.
11.8.Документы временного срока хранения хранятся в папках
(скоросшивателях) различного типа.
12. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ
12.1.В конце года на все завершенные и оформленные дела
постоянного и долговременного сроков хранения составляются описи
дел по установленной форме не менее чем в двух экземплярах
(приложения 17, 18).
12.2.Описи дел составляются работниками, ответственными за
ведение делопроизводства и контроль в подразделениях, при
методической помощи отдела делопроизводства, служебной переписки и
множительных работ.
Описи составляются на дела постоянного срока хранения, дела
долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, дела по личному
составу.
12.3.В опись дел подразделения включаются заголовки всех дел,
образующихся в процессе его деятельности.
Систематизация дел в описи, как правило, соответствует их
систематизации в номенклатуре дел.
В конце описи составляется итоговая запись о количестве
включенных в опись дел.
12.4.На основании описей дел подразделений отдел
делопроизводства, служебной переписки и множительных работ
составляет годовой раздел сводной описи дел и сводные описи дел за
созыв Законодательного Собрания.
К сводным описям составляются предисловия, указатели,
оглавление, список сокращений.
12.5.Разделы сводной описи печатаются в четырех экземплярах,
рассматриваются на ЭК Законодательного Собрания и утверждаются
после согласования с государственным архивом Краснодарского края.
13. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ В ОТДЕЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА,
СЛУЖЕБНОЙ ПЕРЕПИСКИ И МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ
13.1.Приемные председателя Законодательного Собрания,
заместителей председателя, комитеты, комиссия и управления по
истечении двух лет передают дела постоянного и долговременного
сроков хранения в управление делами.
Дела временного срока хранения (до 10 лет) и с пометкой "До
минования надобности" хранятся в самих подразделениях до истечения
сроков их хранения и уничтожения.
13.2.Передача дел из подразделений в управление делами
осуществляется по графику, утвержденному управляющим делами.
13.3.При приеме дел проверяется правильность их оформления.
Выявленные недостатки должны быть устранены подразделениями,
сдающими документы.
13.4.Передача дел осуществляется по описям, подписываемым
представителями обеих сторон, участвующих в передаче дел. Один
экземпляр описи хранится в отделе делопроизводства, служебной
переписки и множительных работ, а другой - в подразделении,
сдавшем дела.
13.5.В отделе делопроизводства, служебной переписки
и множительных работ ведется учет дел, принятых на хранение.
13.6.Дела постоянного срока хранения по истечении
установленного срока передаются на государственное хранение в
государственный архив Краснодарского края.
14. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
14.1.Для удостоверения подлинности документов или соответствия
копий документов подлинникам в Законодательном Собрании
используются гербовая и другие печати.
Для проставления отметок о получении, регистрации,
прохождении, контроле и исполнении документов, других отметок
справочного характера применяются соответствующие мастичные
(резиновые) штампы.
14.2.Гербовая печать проставляется: на подлинниках документов,
принимаемых Законодательным Собранием, удостоверениях должностных
лиц, избираемых, назначаемых или утверждаемых Законодательным
Собранием, удостоверениях депутатов Законодательного Собрания,
удостоверениях ответственных работников аппарата Законодательного
Собрания, а также на платежных поручениях, других финансовых
документах на получение денежных средств, в иных установленных
случаях на документах, подписанных председателем (заместителем
председателя) Законодательного Собрания.
14.3.На рассылаемых копиях постановлений или иных актов,
принимаемых Законодательным Собранием, выписках из протоколов
заседаний Законодательного Собрания проставляется круглая
(гербовая) печать: "Законодательное Собрание Краснодарского края.
Управление делами, Протокольно-редакционный отдел".
Эта печать проставляется и на распоряжениях председателя
Законодательного Собрания при их рассылке.
На пакетах при отправке корреспонденции проставляется
специальная газета "Для пакетов".
При оформлении командировочных удостоверений работниками,
прибывшими на совещания, отметка о выбытии, прибытии проставляется
штампом "Прибыл", "Убыл". При оформлении командировочных
удостоверений сотрудниками аппарата, депутатам, прибывшим на
сессию или другие мероприятия, отметка о выбытии и прибытии
проставляется круглой печатью "Законодательное Собрание.
Управление делами".
Эта же печать ставится на документах, подписанных управляющим
делами.
14.4.Изготовление гербовой печати производится управлением
делами по указанию руководства Законодательного Собрания, а других
печатей и штампов - по разрешению управляющего делами
Законодательного Собрания.
14.5.Выдачу печатей и штампов в подразделения Законодательного
Собрания производит отдел делопроизводства, служебной переписки и
множительных работ под расписку в журнале учета печатей и штампов.
Печати должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых
в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.
14.6.Отдел делопроизводства, служебной переписки и
множительных работ осуществляется контроль за правильностью
хранения и использования печатей и штампов.
В случае утери печатей и штампов отдел делопроизводства,
служебной переписки и множительных работ незамедлительно ставится
об этом в известность.
Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы
сдаются в отдел делопроизводства, служебной переписки и
множительных работ для уничтожения по акту.
14.7.Ответственность за хранение и использование печатей и
штампов возлагается на сотрудников, в пользовании которых они
находятся.
Заместитель управляющего делами
Законодательного Собрания
Краснодарского края
Г.Н.ПОРОШИН
Приложение 1
Поступило в ---------------
Срок исполнения -----------
К Федеральному закону
К Указу (распоряжению) Президента РФ
К Постановлению (распоряжению) Правительства РФ
К Постановлению Совета Федерации Федерального Собрания РФ
К Постановлению Государственной Думы
Федерального Собрания РФ
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
от ------------------- N -------- вх. ------------- от -----------
Резолюция руководства
Расписка ознакомления
----------------------------- -----------------------------
----------------------------- -----------------------------
----------------------------- -----------------------------
----------------------------- -----------------------------
----------------------------- -----------------------------
Продолжение приложения 1
ДЛЯ СПРАВОК
Отметка о прохождении документа
Поступило в приемную ---------------------------------------------
дата ------------------------- роспись --------------------------
Поступило в приемную ---------------------------------------------
дата ------------------------- роспись ---------------------------
Поступило в приемную ---------------------------------------------
дата ------------------------- роспись ---------------------------
Поступило в приемную ---------------------------------------------
дата ------------------------- роспись ---------------------------
Сдано в правовое управление --------------------------------------
дата, роспись
Приложение 2
Поступило в Законодательное Собрание
" ------ " ------------- 199 ---- г.
Постановление (распоряжение)
главы администрации Краснодарского края
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
от --------------- N ------------------
Резолюция
Продолжение приложения 2
-----------------------------------------------------------------¬
Наименование комитета (комиссии) Дата Роспись ¦
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Приложение 3
Герб Российской Федерации
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ СОБРАНИЕ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Приложение 4
Герб Российской Федерации
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ СОБРАНИЕ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Приложение 5
Герб
Российской Федерации
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОГО СОБРАНИЯ
КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
г. Краснодар, ул. Красная, 3
------------- N ------------
на N -------- от -----------
Приложение 6
Герб Российской Федерации
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОГО СОБРАНИЯ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
г. Краснодар, ул. Красная, 3
------------------------------------------------------------------
N ------------- " ------" -------------- 199 ---- г.
Приложение 7
Герб
Российской Федерации
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОГО
СОБРАНИЯ
КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
г. Краснодар, ул. Красная, 3
----------- N --------------
На N ------- от ------------
Приложение 8
Герб Российской Федерации
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ СОБРАНИЕ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
КОМИТЕТ ПО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВУ И ПРАВОВОЙ ПОЛИТИКЕ
г. Краснодар, ул. Красная, 3
------------------------------------------------------------------
N -------------- " ------- " ------------ 199 ---- г.
------------------------------------
ПРИМЕЧАНИЕ: По данному образцу изготавливаются бланки комитетов и
комиссии
Примечание 9
Российская Федерация
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ СОБРАНИЕ
КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ
350063, г. Краснодар,
ул. красная, 3
тел. 62-90-54
---------- N ------------
---------- от -----------
Приложение 10
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ДЕПУТАТ
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОГО СОБРАНИЯ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
-------------------------------------------------------
N -------------- " ------ " ----------- 199 ---- г.
Приложение 11
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ СОБРАНИЕ
КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
КОМИТЕТ
ПО РЕГИОНАЛЬНОЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ПОЛИТИКЕ, ВОПРОСАМ, БЮДЖЕТА,
БАНКОВ, НАЛОГОВ, ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ,
МАЛОГО И СРЕДНЕГО БИЗНЕСА И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА
------------------------------------------------------------------
" ----- " ------------------ 199 ----- Г.
------------------------------------
ПРИМЕЧАНИЕ: По данному образцу изготавливаются бланки для
оформления поручение руководства Законодательного
Собрания края, депутатов, комитетов, комиссий,
управлений.
Приложение 12
ЗАЯВКА
К ПРОЕКТУ ПОСТАНОВЛЕНИЯ (РАСПОРЯЖЕНИЯ)
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОГО СОБРАНИЯ
КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
Наименование вопроса ---------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Кто вносит проект постановления (распоряжения) -------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Принятое постановление (распоряжение) разослать ------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Подпись ----------------------------------- -------------------
(должностное лицо, вносящее проект (дата)
постановления (распоряжения)
Приложение 13
МОСКВА ГЕОРГИЕВСКИЙ ПЕРЕУЛОК
ДОМ 2 ГОСУДАРСТВЕННАЯ ДУМА
СПЕЦИАЛИСТУ ЭКСПЕРТУ КОМИТЕТА
ПО ДЕЛАМ ОБЩЕСТВЕННЫХ ОБЪЕДИНЕНИЙ
ПЕТРИКУ АЛЕКСАНДРУ ГРИГОРЬЕВИЧУ
4 АПРЕЛЯ 1995 ГОДА В 10 ЧАСОВ ПРОДОЛЖАЕТ СВОЮ РАБОТУ ЧЕТВЕРТАЯ
СЕССИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОГО СОБРАНИЯ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ ТЧК ПРОСИМ
ПРИБЫТЬ ТЧК ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОГО СОБРАНИЯ КРАЯ БАГМУТ
------------------------------------------------------------------
31.03.95 счет N -------- 350063, г. Краснодар
ул. Красная, 3
Законодательное Собрание
Краснодарского края
Председатель Законодательного
Собрания Краснодарского края А.А.Багмут
Приложение 14
ЗАЯВКА НА РАЗМНОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Заказчик (комитет, комиссия, управление) -------------------------
Ф. И. О. ---------------------------------------------------------
Название документа -----------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
Количество страниц и экземпляров ---------------------------------
Срок исполнения ------------------------------------- 199 ----- г.
Подпись заказчика -------------------------------------
Подпись разрешающего
размножение -------------------------------------------
Заказ принят " ------- " ------------------ 199 --- г.
Продолжение к приложению 14
Заказ выполнен " -------- " -------------------------- 199 ---- г.
Заказ на ----------- листах ------------------------- экземпляров
Получил " -------- " --------------------------------- 199 ---- г.
Расход электропленки на заказ ----------------------------- листов
на брак ----------------------------- листов
всего ----------------------------- листов
Расход бумаги N ---- на заказ ----------------------------- листов
на брак ----------------------------- листов
всего ----------------------------- листов
Подпись исполнителя --------- N ------------------------
Приложение 15
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов, находящихся в деле N --------
---T----------------------------T--------T-----------T-----------¬
N N¦ Наименование и краткое ¦ Дата ¦ Индекс ¦ Номера ¦
п/п¦ содержание документов ¦ ¦ документа ¦ документов¦
---+----------------------------+--------+-----------+-----------+
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
---+----------------------------+--------+-----------+------------
Должность ----------------------
Подпись ------------------------
---------------------
(дата)
Приложение 16
ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ СОБРАНИЕ
КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ
ФОНД ----------------- ОПИСЬ ---------------- ДЕЛО N -----------
В деле подшито и пронумеровано
------------------------------------------------------------------
(цифрами и прописью)
Из них:
литерные --------------
пропущены -------------
Должность -----------------------------
Подпись -------------------------------
" ------- " ---------------- 199 --- г.
Заверительная надпись
---------------------
Приложение 17
ФОНД УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N Управляющий делами
дел временного хранения
за ---------------- год
------------------------------------------------------------------
(название раздела, структурного подразделения)
---T------T----------T---------T----------T-----------T----------¬
N N¦Индекс¦Заголовок ¦Дата дела¦ Срок ¦Количество ¦Примечание¦
п/п¦ дела ¦дела (тома¦ (тома, ¦ хранения ¦ листов в ¦ ¦
¦ ¦части) ¦ части) ¦дела (тома¦деле (томе,¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ части) ¦ ¦
---+------+----------+---------+----------+-----------+----------+
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
---+------+----------+---------+----------+-----------+-----------
В данный раздел описи внесено -------------------------------- дел
(цифрами и прописью)
с N -------- по N --------, в том числе
литерные номера:
пропущенные номера:
Сдал: ------------------------------------------------------------
(должность)
Принял: заведующий отделом делопроизводства, служебной переписки
и множительных работ ------------------------------------
---------------
(дата)
Приложение 18
ФОНД
ОПИСЬ N УТВЕРЖДАЮ
дел постоянного хранения Управляющий делами
за ----------------- год
------------------------------------------------------------------
(название раздела, структурного подразделения)
---T--------T----------------T-------------T----------T----------¬
N N¦ Индекс ¦ Заголовок дела ¦ Дата дела ¦Количество¦Примечание¦
п/п¦ дела ¦ (тома, части) ¦(тома, части)¦листов в ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦деле (томе¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦
---+--------+----------------+-------------+----------+----------+
1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
---+--------+----------------+-------------+----------+-----------
В данный раздел описи внесено -------------------------------- дел
(цифрами и прописью)
С N ------- по N ----------, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Сдал: ------------------------------------------------------------
(должность)
Принял: заведующий отделом делопроизводства, служебной переписки и
множительных работ ---------------------------------------
-----------
(дата)
|
